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Von der Präsenz- zur Vertrauenskultur

Mobiles und flexibles Arbeiten im BMFSFJ ausgeweitet

Die Beschäftigten im Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) können zwischen 06:00 und 22:00 Uhr mobil und flexibel arbeiten. Möglich macht es eine abgeschlossene Dienstvereinbarung zwischen Personalvertretung und Hausleitung. Im Gespräch mit dem Behörden Spiegel erläutert Staatssekretär Dr. Ralf Kleindiek, Zielsetzung, den damit verbundenen Wandel der Führungskultur und die Anforderungen an die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Beamten und Tarifbeschäftigten hinsichtlich der Gesundheitsprävention. Und auch zur Bonn-Berlin-Thematik nimmt der Staatssekretär Stellung. Die Fragen stellte Jörn Fieseler.

Staatssekretär Dr. Ralf Kleindiek: "Soweit ich es überblicke, ist es die beste und modernste Dienstvereinbarung, die es in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gibt." (Foto: BS/BMFSFJ)

Behörden Spiegel: Herr Staatssekretär, wie ist die Dienstvereinbarung entstanden?

Kleindiek: Vorab: Als Amtschef bin ich ausgesprochen stolz auf diese neue Dienstvereinbarung über mobiles und flexibles Arbeiten hier im Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Soweit ich es überblicke, ist es die beste und modernste Dienstvereinbarung, die es in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gibt.

Ausgangspunkt war das Ergebnis der "Standpunktebefragung", einer hausinternen, regelmäßig stattfindenden Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Danach ist die Zufriedenheit im Haus vergleichsweise hoch. Die Gruppe derjenigen, die keine Vereinbarkeitsherausforderung haben, machte jedoch deutlich, dass auf sie zu wenig geachtet wird. Das war für mich der Impuls, zu überlegen, ob und wie wir für alle Beschäftigten bessere und flexiblere Regelungen schaffen können.

Auf dieser Grundlage haben die Personalvertretung, die Gleichstellungsbeauftragte, die Vertrauensperson für Schwerbehinderte und die Leitung des Hauses gemeinsam angefangen, darüber zu sprechen und sind sich schnell einig geworden. Wir sind als Ministerium bereits Vereinbarkeitsprofis. Wir haben schon jetzt einen Anteil von fast 50 Prozent unter den Beschäftigten, die die Möglichkeiten von mobilem und flexiblem Arbeiten nutzen.

Behörden Spiegel: Können Sie kurz die Ziele erläutern die mit der Dienstvereinbarung verbunden sind?

Kleindiek: Wir wollen die Möglichkeiten, Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren weiter verbessern. Wir wissen, dass bei vielen unseren Beschäftigten zu den Kindern oder in der Zeit danach pflegebedürftige Angehörige kommen. Ebenso wissen wir, dass das Durchschnittsalter der Beschäftigten in der Bundesverwaltung nicht geringer wird. Das heißt, wir müssen uns auf die Zukunft einstellen.

Auf der anderen Seite wollen wir ein moderner Arbeitgeber sein, und gerade für Jüngere attraktive Angebote schaffen. Das ist auch nötig. Seit 2014 ist die Zahl der Beschäftigten im BMFSFJ von 630 auf 770 gestiegen. Das ist eine großartige Entwicklung, die es so in der Vergangenheit hier in diesem Ministerium jedenfalls nie gegeben hat. Um von den jungen Leuten als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, gehört nach meinem Verständnis ein Kulturwandel: weg von der Präsenzkultur hin zu einer Vertrauenskultur. Nur dann ist der Öffentliche Dienst gegenüber der Wirtschaft konkurrenzfähig, in der die Vertrauenskultur teilweise schon früher eingeführt wurde.

Behörden Spiegel: Wie lösen Sie mit der Dienstvereinbarung das Spannungsverhältnis zwischen Flexibilität und den Regelungen des Arbeitsschutzes, z. B. die elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen?

Kleindiek: Jeder unserer Beschäftigten soll die Ruhezeit von elf Stunden einhalten. Das ist ein ganz wichtiger Aspekt. Deswegen gibt es diese Arbeitsschutzregelung auch. Daran wird nicht gerüttelt. Gleichzeitig wollen wir unseren Beschäftigten die größtmögliche Flexibilität eröffnen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, in einem Korridor zwischen 06:00 und 22:00 Uhr zu arbeiten. Dieser Korridor soll nicht überschritten werden. Niemand, abgesehen vielleicht von den politischen Beamtinnen und Beamten, soll länger als bis 22:00 Uhr arbeiten.

Behörden Spiegel: Reicht das, um der Entgrenzung von Arbeit entgegen zu treten. Wie grenzen Sie die Entgrenzung ein, gerade wenn einzelne Beamte die Ruhezeit nicht einhalten?

Kleindiek: Ich kenne das auch aus meiner Zeit als junger Beamter. Da habe ich auch öfter länger gearbeitet und weniger auf die Ruhezeit geachtet. Aber das ändert nichts. Wir wollen, dass die Regelungen der Dienstvereinbarung eingehalten werden. Wir haben intensiv diskutiert, ob die Zeitspanne von 06:00 bis 22:00 Uhr nicht zu groß ist, deswegen ist Ihre Frage durchaus berechtigt. Nur wollten wir die Flexibilität nicht von vornherein zu sehr einschränken.

Behörden Spiegel: Und was ist mit denen, die ähnlich agieren wie Sie in Ihrer Zeit als junger Beamter? Wie ist das Verhältnis zwischen flexibler Arbeit und Überstunden?

Kleindiek: Wir überprüfen das flexible Arbeiten nicht zeitgenau. Hinsichtlich der Überstunden gibt es hingegen klare Regeln. Wenn auf dem Gleitzeitkonto eine bestimmte Überstundenanzahl überschritten wird, dann bekommen die Vorgesetzten darüber eine Information. Bei uns sind es mehr als 20 Stunden. Diese Information ist der Anlass, über die Arbeitsverteilung innerhalb der Organisationseinheit zu sprechen. Ist diese richtig verteilt oder muss nachgesteuert werden? Ich bin aber nicht naiv. Ich weiß, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade in Hochphasen, etwa bei einem wichtigen Gesetzesvorhaben, manchmal sehr lange arbeiten. Das wird dann auch nicht sofort sanktioniert. Trotzdem müssen wir einen Rahmen setzen, der erstrebenswert und angemessen ist.

Behörden Spiegel: Wird das mobile bzw. flexible Arbeiten nicht durch die Anforderungen an die IT-Sicherheit eingeschränkt?

Kleindiek: Wir entsprechen allen Sicherheitsstandards und Datenschutzvorgaben, die innerhalb der Bundesregierung und Bundesverwaltung gelten. Das ist für uns überhaupt keine Frage. Wir haben deshalb mit der neuen Dienstvereinbarung zusammen auch eine Dienstvereinbarung zu IT-Sicherheit erarbeitet. Diese Dienstvereinbarung regelt die Nutzung von mobiler Informations- und Kommunikationstechnik innerhalb und außerhalb der Dienststellen, ebenso die ordnungsgemäße Verarbeitung von Informationen im Hinblick auf die geltenden Bestimmungen des Datenschutzes sowie die behördlichen Anforderungen an Datensicherheit. Diese Anforderungen sind durchaus vielfältig. Sie basieren im Wesentlichen auf drei unterschiedlichen Komponenten, die wir beachten: Erstens der BSI-Standard, zweitens Nutzerpflichten, die aus dem Anschluss des BMFSFJ an das Regierungsnetz bzw. an die Netze des Bundes resultieren und drittens die verbindlichen Vorgaben zu organisatorischen und technischen Maßnahmen des BSI auf der Grundlage des BSI-Gesetzes.

Dieses hohe Niveau an Sicherheit innerhalb der Bundesverwaltung zu gewährleisten, ist beim mobilen Arbeiten ein ganz wichtiger Punkt. Wir wissen, die Netzinfrastruktur des Bundes ist nur so sicher, wie das unsicherste Glied in der Kette. Deswegen darf ein mobiler Arbeitsplatz nicht unsicher sein. Und deswegen dürfen wir nicht mit unseren mobilen Arbeitsplätzen Unsicherheiten schaffen. Da sind wir als Bundesministerium sehr streng.

Behörden Spiegel: Wie wirkt sich das mobile Arbeiten auf die Standorte aus? Verteilen sich die genannten 50 Prozent der Mitarbeiter, die mobil arbeiten gleichmäßig auf die beiden Standorte Bonn und Berlin?

Kleindiek: Ja, es verteilt sich gleich. Es gibt keinen Unterschied zwischen des Standorten Bonn und Berlin. Das Interesse der Beschäftigten an mobiler und flexibler Arbeit ist an beiden Standorten gleichermaßen hoch. Großzügige Möglichkeiten mobiler und flexibler Arbeit, wie wir sie jetzt hier mit der Dienstvereinbarung bieten, nehmen der Frage und der Standortdebatte Bonn/Berlin die Brisanz.

Behörden Spiegel: Die Standortfrage wird also bedeutungslos?

Kleindiek: Bedeutungslos würde ich jetzt nicht sagen. Aber es stimmt, wenn jemand mobil und flexibel arbeitet, kommt es immer weniger darauf an, wo sich jemand befindet.

Behörden Spiegel: Sollen am Ende alle 770 Mitarbeiter mobil und flexibel arbeiten können oder gibt es Ausnahmen?

Kleindiek: Es gibt sicherlich Bereiche, in denen die die Präsenz wichtiger ist, als in anderen. Aber meine Vision ist, dass grundsätzlich alle diese Möglichkeiten nutzen können. Im Wesentlichen hängt es von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab. Es gibt auch welche, die nach wie vor eine strikte Trennung zwischen beruflicher Arbeit einerseits und Familie und Freizeit andererseits wünschen. Für diese kommt das flexible und mobile Arbeiten nicht in Betracht. Daher ist es ein Angebot. Wer will, kann es nutzen. Sicherlich wird der bisherige Anteil von 50 Prozent durch die Dienstvereinbarung nochmal ansteigen. Aber wir werden nicht sehr schnell in Bereiche von 85 bis 90 Prozent gelangen. Das erwarte ich ehrlich gesagt auch nicht.

Behörden Spiegel: Sie sprachen den Kulturwandel von der Präsenz- zur Vertrauenskultur an. Für die Führungskultur bedeutet dies, so heißt es in der Dienstvereinbarung, Führen auf Distanz. Welche Erfahrungen haben Sie bisher damit gemacht?

Kleindiek: Führen auf Distanz ist für uns schon deswegen ein relevantes Thema, weil wir schon fast 50 Prozent der Beschäftigten haben, die mobile und flexible Arbeitsmöglichkeiten nutzen. Es ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine Organisation jetzt und auch in Zukunft. Natürlich ist diese Form der Führung noch weiter zu entwickeln. Das ist voraussetzungsreich. Führungskräfte müssen die Befindlichkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erkennen, die konkrete Situation richtig einschätzen, ohne im wahrsten Sinne des Wortes alles im Griff zu haben.

Ich bin überzeugt, mit der routinemäßigen Einführung eines Präsenztages in der Woche, in dem alle Mitglieder eine Organisationseinheit anwesend sind, lässt sich die nötige Rückkopplung sicherstellen.

Behörden Spiegel: Gilt der Präsenztag für alle Mitarbeiter gleichermaßen oder kann jeder Mitarbeiter dies individuell mit der Leitung seiner Organisationseinheit vereinbaren?

Kleindiek: Die konkrete Ausgestaltung zum mobilen und flexiblen Arbeiten muss in jeder Organisationseinheit im Team erarbeitet und entschieden werden. Das erwarte ich von Mitarbeitern und Führungskräften gleichermaßen. Dieser Prozess soll Ende September abgeschlossen sein. Unsere Empfehlung ist, mindestens einen Präsenztag vorzusehen. Wichtig ist, die Erreichbarkeit innerhalb der Organisationseinheit festzulegen. Das ist jetzt auch schon so. Und es muss anschließend mit der Abteilungsleitung rückgekoppelt werden. Dann ist die gemeinsame Konkretisierung dieser Dienstvereinbarung erarbeitet.

Behörden Spiegel: Wie wirkt sich dieser Prozess auf das Beurteilungswesen aus? Müssen im Zuge dessen die Beurteilungsrichtlinien angepasst werden?

Kleindiek: Nein. Bei uns wird in den Beurteilungsbögen jetzt schon angekreuzt, ob jemand die Möglichkeit der mobilen und flexiblen Arbeitszeit nutzt, ob jemand Teilzeit oder Vollzeit arbeitet usw. Das wird auch im Beurteilungsgespräch berücksichtigt. Zudem möchte ich nicht, dass jemand, egal für welches Modell er oder sie sich entscheidet, irgendwelche Vor- oder Nachteile davon hat. Hier sind wir als Leitung gefordert, so etwas zu vermeiden.

Behörden Spiegel: Mit der Dienstvereinbarung wird der Dreiklang zwischen Leistungsfähigkeit der Beschäftigen, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und präventiver Gesundheitsvorsorge gewahrt bleiben. Was wird im BMFSFJ zu Letzterem unternommen?

Kleindiek: Für diesen Dreiklang gibt es kein Patentrezept. Dazu bedarf es eines breiten Ansatzes. Deswegen haben wir bei uns im BMFSJ ein betriebliches Gesundheitsmanagement eingeführt. Und zwar bevor wir diese Dienstvereinbarung beschlossen haben. Dieses Gesundheitsmanagement bündelt die Bereiche Gesundheitsförderung, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Eingliederungsmanagement, aber auch Bereiche der Personal- und Organisationsentwicklung. Und es gibt einen Anknüpfungspunkt, die Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsschutzgesetz. Diese wird bei allen Präsenzarbeitsplätzen durchgeführt. Im Rahmen des Gesundheitsmanagements müssen wir sie entsprechend weiterentwickeln und anschließend bei den mobilen Arbeitsplätzen auch durchführen, ähnlich wie es früher bei den Telearbeitsplätzen der Fall war. Und wir müssen darauf achten, dass es Empfehlungen für die Mitarbeiter gibt, wie sie sich beim mobilen Arbeiten verhalten müssen, um ihre Gesundheit zu schützen.

Behörden Spiegel: Und wie macht man das?

Kleindiek: Zum Beispiel durch Schulungen. Wir haben kürzlich eine verbindliche Schulung für alle Mitarbeitenden zum Thema Resilienz durchgeführt. Besonders die Verbindlichkeit war mir sehr wichtig. Wir müssen großen Wert darauf legen, dass unsere Beschäftigten um ihre eigenen Möglichkeiten wissen, ihre Widerstandsfähigkeit zu stärken. Und sie ist für die neue Dienstvereinbarung ein wichtiges Instrument. Die Gefahr der Entgrenzung hat es schon immer gegeben. Aber wenn wir statt auf Präsenz mehr auf Vertrauen setzen, dann brauchen wir auch die Instrumente, um Entgrenzungsgefahren besser zu begegnen. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit beruht darauf, dass Verabredungen eingehalten werden. Dann bestehen bessere Möglichkeiten, darauf zu reagieren.

Behörden Spiegel: Im Vergleich zu anderen Bundesministerien: Wie schätzen Sie die eigene Dienstvereinbarung ein? Und wie sieht es mit der Übertragbarkeit aus?

Kleindiek: Soweit ich weiß, ist sie die Weitreichendste innerhalb der Bundesregierung, innerhalb der Bundesministerien auf jeden Fall. Das merken wir auch an den Nachfragen, die wir aus anderen Häusern bekommen. Insofern bin ich sehr froh und auch sehr stolz, dass wir eine Vorreiterrolle haben. Es ist unser Selbstverständnis und unser Anspruch als BMFSFJ, dass möglichst beste Angebot zu haben. Unsere Dienstvereinbarung lässt  sich auf andere Häuser übertragen. Die Möglichkeiten mobiler und flexibler Möglichkeiten können überall genutzt werden, wenn man das denn will.




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