E-Rechnung: Eine Frage der Organisation

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“Zwei Drittel der Zeit, um die E-Rechnung einzuführen, werden für das Organisieren benötigt”, betont Giso Schütz, Vize-Präsident des Bundesverwaltungsamtes (BVA) a.D. Aber in der Praxis zeigen sich in den Verwaltungen Unsicherheiten bei der Einführung. Mittels Handreichungen soll den Mitarbeitern geholfen werden. 

Entscheidend sei, so der ehemalige Vize-Präsident, dass die Mitarbeiter geschult werden müssten. Nicht jeder müsse alles wissen, aber alle Informationen, die für die Umsetzung der E-Rechnung notwendig sind, sollten im Team verteilt sein. “Außerdem überlegen sie, was sie mit jenen Mitarbeitern machen, die danach in den Finanzen nicht mehr benötigt werden, weil alles elektronisch ist”, gab er zu bedenken.

Henning Mahncke, von der Finanzbehörde Hamburg, erläutert die Praxis: “Die E-Rechnung ist nur ein kleines Puzzleteil im Gesamtgefüge. Sie kommt kurz rein, wird überprüft und dann beginnt die eigentliche Arbeit.” Die Kontrolle erfolge noch manuell. “Jedoch haben wir fast keine Fehlerquoten mehr und können nun sukzessive die Menschen für andere Tätigkeiten einsetzen, anstatt sie stumpf einen Knopf drücken zu lassen”, beschreibt er die Prozesse. Außerdem zeigt sich bei der E-Rechnung, dass sie die Effizienz steigert und für die Rechnungsabsender leichter zu bedienen ist. “2015 haben wir in Hamburg knapp 355 E-Rechnungen erhalten, für 2018 prognostizieren wir 90.000 und 2019 rechnen wir, dass knapp die Hälfte der Rechnungen, elektronisch eingehen werden”, gab Mahncke einen Blick in die Zukunft. Er merkte an, dass viele Menschen nach anfänglicher Skepsis, von der E-Rechnung überzeugt seien. “Und ob das Format X-Rechnung oder ZugFeRD 2.0 ist, ist hierbei nicht wesentlich. Für die IT ist dies eine Kleinigkeit. Sie müssen alles organisatorisch und prozessorientiert überprüfen und durchdenken”, so der Hamburger auf dem Workshop “Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis” vom DLT und der AWV.

Um die Rechnung zu implementieren, haben der Deutschen Landkreistages (DLT) sowie die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) Handreichungen für die Einführung der E-Rechnung veröffentlicht, um die Verwaltungen zu unterstützen.