Beschaffung als Treiber von Veränderung

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Der Einkauf ist in vielen öffentlichen Institutionen vor allem operativ aufgestellt; ihm wird oft nur eine Unterstützungsfunktion zugebilligt. Aktuelle Entwicklungen befördern aber die zunehmende Bedeutung des Einkaufs auch im öffentlichen Sektor und erfordern eine Neuausrichtung der Beschaffung hin zum strategischen Einkauf.

Das bedeutet, die Einkaufsabteilungen der öffentlichen Hand müssen sich so weiterentwickeln, dass sie frühzeitig in Planungen einbezogen werden und so einen größeren Beitrag zur Wertschöpfung und Kostensenkung leisten können. Damit im öffentlichen Sektor die frühe Einbindung in Prozesse flächendeckend umgesetzt werden kann, sind eine veränderte Aufstellung der Einkaufsorganisation sowie eine Weiterqualifizierung der zuständigen Mitarbeiter nötig.

Dafür muss in Institutionen der öffentlichen Hand zuerst geklärt werden, wie die zentralen Leitlinien für die Weiterentwicklung der Beschaffung formuliert und Erfolgskriterien konkret definiert werden. Und was genau bedeuten abstrakte Anforderungen wie Nachhaltigkeit oder Transparenz für die Organisation? Zweitens ist zu klären, welchen Beitrag die Beschaffung leisten kann und soll, um die Handlungs- und Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu verbessern. Dabei sind zentrale Herausforderungen wie die Professionalisierung des Bedarfsmanagements und der internen und externen Kommunikation sowie die Auswirkungen der digitalen Transformation zu berücksichtigen. Drittens gilt es, die Rolle der Beschaffung in den Strukturen und Prozesse der jeweiligen Organisation neu zu balancieren: Strategischer Einkauf ist immer auch Organisationsentwicklung. Dazu gehören systematische Personalentwicklungsmaßnahmen, um beteiligte Mitarbeiter entsprechend zu qualifizieren. Eine Neuausrichtung hin zu einem strategischen Einkauf in der Verwaltung bedeutet also ein neuartiges Selbstverständnis der Beschaffung als Treiber von Veränderung und Garant für Leistungsfähigkeit.

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Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften (HAW) Hamburg bietet vom 22. – 26. Oktober 2018 die fünftägige Weiterbildung “Strategischer Öffentlicher Einkauf” an.

Infos und Anmeldung: www.zepra-hamburg.de

Dieser Gastbeitrag stammt von Prof. Dr. Heike Papenheim-Tockhorn und Prof. Dr. John Siegel. Beide lehren an der Fakultät Wirtschaft und Soziales, Department Public Management der Hochschule für Angewandte Wissenschaften (HAW) Hamburg.

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