So profitieren Behörden von gebrauchter Software

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Weitere Informationen zur rechtssicheren Beschaffung gebrauchte Software finden sich im Leitfaden "Grundsätze der Beschaffung gebrauchter Software-Lizenzen durch öffentliche Auftraggeber. (Grafik: BS)

Gebrauchte Software zu kaufen oder zu verkaufen ist eine gute Möglichkeit, um IT-Budgets zu entlasten – insbesondere in Zeiten, in denen diese für wichtige Digitalisierungsprojekte benötigt werden. Viele Behörden sind daher bereits auf dem Gebrauchtsoftware-Markt aktiv. Trotzdem stehen manchmal noch rechtliche Bedenken im Wege. Dabei ist der Handel mit gebrauchten Lizenzen laut höchstrichterlicher Urteile in Deutschland und der EU legal. Behörden, Ämter und Verwaltungen, die den An- und Verkauf von Gebrauchtsoftware noch nicht auf ihrer Agenda haben, sollten sich daher jetzt damit auseinandersetzen.

Eine gute Möglichkeit, um Budgets freizuschaufeln, ist bei Standard-Software wie Microsoft Office, auf gebrauchte Lizenzen zurückzugreifen. Denn damit lässt sich in der Regel zwischen 20 bis 50 Prozent im Vergleich zum Neukauf sparen. Ein noch höherer Preisvorteil ist drin, wenn man sich für eine Vorgängerversion entscheidet, zum Beispiel für ein Microsoft Office 2013 statt einem aktuellen Office 2016. Für viele Anwender ist das durchaus eine Überlegung wert, denn häufig benötigen sie die neuesten Funktionen gar nicht und sind mit der älteren Ausgabe genauso gut oder sogar besser bedient.

Bedarfsgerecht und wirtschaftlich vorgehen

Wer neue Software kauft, hat hingegen keine Wahl. Denn große Hersteller bieten stets nur die aktuelle Version ihrer Programme an und kündigen die vorherige ab. Das bedeutet auch: Selbst wenn eine Behörde gezielt Office 2013 benötigt, weil Office 2016 nicht mit bestehenden Fachanwendungen kompatibel ist, muss es die deutlich teurere aktuelle Lizenz erwerben. Der Kunde erhält dann ein Downgrade-Recht. Das heißt, er darf Office 2013 einsetzen, auch wenn er Office 2016 gekauft hat. Aber wer möchte schon gerne für etwas zahlen, das er gar nicht nutzt?

Auf dem Gebrauchtsoftware-Markt ist gängige Anwendersoftware dagegen sowohl in aktuellen als auch in älteren Versionen erhältlich. “Der große Vorteil von Gebrauchtsoftware ist, dass Behörden bedarfsgerecht genau die Lizenzen erwerben können, die sie benötigen”, weiß Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats der LizenzDirekt AG. “Sie haben die Freiheit, das zu kaufen, was sie möchten – und nicht die Version, die ihnen der Hersteller vorschreibt.”

Auf der anderen Seite lohnt es sich für öffentliche Einrichtungen, einmal den eigenen Softwarebestand zu überprüfen. Gibt es vielleicht ungenutzte Lizenzen, die man verkaufen könnte? Auch das ist eine gute Möglichkeit, um strapazierte IT-Budgets zu entlasten. “Um Behörden beim Verkauf von Lizenzen optimal zu unterstützen haben wir bei LizenzDirekt einen Mitarbeiter, der hierauf und auf die möglichen rechtlichen Fallstricke bei öffentlichen Stellen spezialisiert ist”, ergänzt Thyen.

Der Handel mit Gebrauchtsoftware ist legal

Auch wenn die Hersteller es nicht gerne sehen: Der Handel mit gebrauchter Software ist legal. Er beruht auf dem sogenannten Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechtsgesetzes. Zunächst liegt das Verbreitungsrecht der Software beim Hersteller. Hat er sie jedoch einmal verkauft, wurde dieses Recht bereits ausgeübt und hat sich damit erschöpft (Erschöpfungsgrundsatz). Anschließend darf der neue Eigentümer die Software weiterverkaufen – vorausgesetzt die Lizenz wurde erstmals mit Zustimmung des Herstellers und unbefristetem Nutzungsrecht im Europäischen Wirtschaftsraum in Umlauf gebracht. Zudem dürfen Vorbesitzer der Software diese nach dem Verkauf nicht weiter nutzen und müssen eventuelle Kopien unbrauchbar machen.

Abwicklung erfahrenem Händler überlassen

Der Einkauf von gebrauchten Lizenzen bringt jedoch auch eine Menge an bürokratischem Aufwand mit sich. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten öffentliche Stellen daher mit einem seriösen und erfahrenen Händler zusammenarbeitet, der exakt dokumentiert, woher die Lizenzen stammen. Zudem sollte er eine Haftungsfreistellung beim Kauf, eine Versicherung für Vermögensschäden sowie vorgangsbezogene Testate von Wirtschaftsprüfern mitliefern. Auf diese Weise können Behörden, Ämter und Verwaltungen strapazierte IT-Budgets mithilfe von Gebrauchtsoftware ohne Risiko oder bürokratischen Aufwand entlasten und stattdessen in wichtige Digitalisierungsprojekte investieren.

Mehr zum Thema

Weitere Informationen zur rechtssicheren Beschaffung gebrauchte Software finden sich im Leitfaden “Grundsätze der Beschaffung gebrauchter Software-Lizenzen durch öffentliche Auftraggeber”. Dieser steht zum Download bereit unter diesem Link.

Zudem findet am 27. November 2018 das Seminar “Gebrauchte Softwarelizenzen für Behörden in Berlin statt. Anmeldung unter: www.fuehrungskraefte-forum.de, Suchwort “gebrauchte Software”.