Integration von Datenbanksoftware in das Beteiligungsmanagement

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Datenbanksoftware ist eine Bereicherung für das Beteiligungsmanagement einer Verwaltung. Durch ihre Einführung können Arbeitsabläufe perfektioniert werden. (Foto: NicoEINino, www.fotolia.com)

Die Implementierung einer Datenbanksoftware für das Beteiligungsmanagement steht und fällt mit einer maßgeschneiderten Lösung für das Beteiligungsmanagement vor Ort mit der Auswahl des Anbieters. Die Einführung der Software verändert Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz, Verwaltungsabläufe in den Verwaltungseinheiten und Kompetenzen zwischen den Beteiligten: Insofern ein echtes Change-Management-Projekt und damit Führungsaufgabe.

Der Durchbruch von einer passiven Verwaltung zum aktiven Steuern erfolgt mit Hilfe einer modernen datenbankorientierten Software, die seit 2006 im Einsatz ist und alle Informationen zum Beteiligungsportfolio der Stadt Frankfurt am Main aus einer Quelle bietet. Seit dem ersten Quartalsbericht über die Beteiligungen der Stadt Frankfurt am Main im Jahr 2003 sowie dem Systemwechsel auf eine moderne Beteiligungssoftware im Jahr 2006 konnte das Beteiligungscontrolling im Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt am Main kontinuierlich optimiert werden.

Eine Datenbanklösung (als sog. Data-Warehouse-Lösung) ist notwendig, um alle relevanten Daten für die Beteiligungssteuerung aus einer Hand zu bekommen und nur eine „wahre“ Zahl/Datenangabe (single point of truth) für die Gesamtorganisation (Stadt / Beteiligungsmanagement) zu generieren. Entscheidend ist eine web-basierte Lösung, so dass die Dateneingabe für die Standardberichte auch durch die Beteiligungsunternehmen durchgeführt werden kann (und somit eine der ‚goldenen Regeln‘ des Beteiligungsmanagements, Prozesse zu organisieren, aber nicht durch Standardarbeit Arbeitsressourcen binden zu lassen, eingehalten werden kann). Die Pflegeoberfläche sollte PC und Web-basiert (für dezentrale Datenerfassung) sein. Gerade durch die PC- Pflegeoberfläche wird für den Mitarbeiter des Beteiligungsmanagement die Bearbeitung mit dem Microsoft Office-Paket-Kenntnissen des Arbeitsplatzes einfacher. Die Software sollte alle beteiligungsrelevanten Informationen im Rahmen der Stammdatenpflege erfassen können. Aufgrund der Gedächtnisfunktion der Verwaltung sollte die Software eine historische Datenbank (welche Feldinhalte wurden von wem wann und weshalb geändert) besitzen. Dies ist sehr wichtig, z.B. bei der Frage wer war wann im Aufsichtsrat etc. war.
Die Software sollte auf frei definierbare Berichtsschemata (Bilanz, GuV, diverse Kennzahlen) zurückgreifen. Die Erfassung der Abschlüsse nach verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften (z.B. HGB, IFRS etc.) sollte möglich sein.

Die Berichterstellung sollte maximale Gestaltungsmöglichkeiten gewähren. Eine automatische Berechnung von Beteiligungsquoten ist sehr hilfreich. Außerdem ist die Abbildung des Beteiligungsportfolios (auch mit graphischer Darstellung) nicht nur für den Beteiligungsbericht, sondern auch für ad hoc-Berichte (z.B. Pressemitteilungen) sehr wichtig. Die Software sollte unbedingt über eine Excel-Schnittstelle und eine SAP-Schnittstelle verfügen, weil dies die häufigsten Anwendungen sowohl in der Verwaltung, also auch in den Beteiligungsunternehmen, sind. Eine automatisierte Importfunktion reduziert den Arbeitsaufwand für die Dateneingabe bei den Beteiligungsunternehmen sehr.

Fazit

Durch die Einführung einer zentralen Datenbank für das Beteiligungsmanagement verändern sich Arbeitsabläufe, Verwaltungsabläufe und Kompetenzen. Deshalb ist die Einführung nicht nur eine technische/fachliche Herausforderung, sondern auch eine Führungsaufgabe! Die Kommunikation der Implementierungsprozesse hat zentrale Bedeutung für den Erfolg der Umsetzung.

Diesen Gastbeitrag verfasste Ass. jur. Lars Scheider, Abteilungsleiter Beteiligungsmanagement der Stadtkämmerei der Stadt Frankfurt am Main.

Der Autor hält zum Thema Beteiligungsmanagement zwei Seminare im Herbst:

Instrumente eines modernen Beteiligungsmanagements (Vertiefungsseminar)
Vom passiven Verwalten zum aktiven Steuern

Ort:
Tagungshotel (wird noch bekannt gegeben)
Berlin

Zeitraum:
23.10.2018 10:00 Uhr – 24.10.2018 16:00 Uhr

Weitere Infos findet man hier.

Das Aufsichtsratsmandat im öffentlichen Unternehmen
Rechtliche Grundlagen, Finanzmanagement und Best Practice

Ort:
Tagungshotel (wird noch bekannt gegeben)
Berlin

Zeitraum:
25.10.2018 09:30 Uhr – 25.10.2018 17:00 Uhr

Weitere Infos findet man hier.

 

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