Digitale Zukunft der Bundesagentur für Arbeit

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Klaus Vitt (CIO des Bundes), Dr. Markus Schmitz (CIO der Arbeitsagentur), Moderatorin Tijen Onaran (Gründerin von Global Digital Women), Sabine Bendiek (CIO Microsoft Deutschland) und Dieter Janecek (Sprecher der Grünen-Bundestagsfraktion für digitale Wirtschaft) diskutieren wie Digitalisierung in den Verwaltungen vorangetrieben werden kann. (Foto: BS/Bednarski)

Dr. Markus Schmitz, CIO der Bundesagentur für Arbeit, wurde zum CIO des Jahres im öffentlichen Sektor gekürt. Eine Auszeichnung, die im Endeffekt auf den bisherigen digitalen Projekten und der dahinter liegenden agilen, strukturellen Arbeitsweise beruht. Aber auch er merkt an, dass manche Digitalisierungshürden nicht allein von ihm beseitigt werden können.

“Bei uns war entscheidend, dass wir drei Schritte vollzogen haben”, erläuterte Schmitz. Zum einen sei über den Auftrag nachgedacht worden – also die Aufgaben und Ziele der Agentur. Zum anderen habe danach die Suche nach dem “richtigen Dienstleistungsangebot hinter dem Auftrag” begonnen und schließlich sei die Arbeitsweise an sich verändert worden. “Wir im öffentlichen Sektor kamen aus einer Zeit der Massenarbeitslosigkeit, dies hat sich nun verändert und damit auch unser Auftrag. Nun wollen wir die Menschen entlang ihrer Erwerbsbiografie begleiten und die Angebote dementsprechend anpassen”, erörterte der CIO. Aber wenn sich die Angebote verändern sollen, müsse auch anders gearbeitet werden. Deshalb sei die Arbeitsweise für manche Projekte agiler gestaltet worden.

Kein Wasserfallsystem mehr

“Anstatt dass jede Fachabteilung nacheinander Hand an das Projekt legt, werden die entsprechenden Mitarbeiter aus der Fachabteilung und aus der IT zusammengeführt.” Gleichzeitig werde der Benutzerfreundlichkeit eine höhere Priorität eingeräumt. “Beispielsweise haben wir beim Kindergeld anstatt eines neuen Antrags erst einmal die alte Antragsstrecke überprüft. Hierfür haben wir den direkten Kontakt zu den Bürgern und den Krankenhäusern gesucht. Die Kritik war teilweise eine harte Breitseite, aber im Endeffekt konstruktiv und lehrreich”, erörterte Schmitz den Prozess. Das Resultat: Der Prozess sei digital abgebildet und “drastisch” vereinfacht worden, wobei die juristische Absicherung weiterhin gegeben sei. “Außerdem haben wir höhere Quoten. Online rufen nun 30 bis 40 Prozent das Angebot ab, ohne, dass wir hierfür geworben haben”, so Schmitz erfreut. Dies sei dann auch für die Mitarbeiter positiv, dass ihre Mühen mit einer hohen Nachfrage belohnt würden.

Auch Klaus Vitt, Staatssekretär im Bundesinnenministerium und CIO des Bundes äußerte sich über den Erfolg der Bundesregierung: “Die Bundesagentur ist schon Vorreiter, aber sie hat auch den Vorteil, dass sie zentral organisiert ist.” Hinsichtlich der Verwaltung im Allgemeinen müsse bedacht werden, dass es einen Bund, 16 Bundesländer und knapp 11.000 Kommunen gebe. Hierfür habe das Onlinezugangsgesetz (OZG) genutzt, um diese digital nach vorne zu bringen. “In einem Jahr werden wir deutliche Fortschritte in den jeweiligen digitalen Themenbereichen gemacht haben, so dass wir dann wissen, welche Gesetzänderungen auf den Weg gebracht werden müssen, um Hürden abzubauen”, sagte Vitt mit einem Blick auf die Zukunft bei der Veranstaltung der Bundesarbeitsagentur “Online-Formulare hier einwerfen”. Ein Aspekt, den sich auch Schmitz wünscht, denn man könne auch mit Hürden digitalisieren, aber dies sorge für Unverständnis bei den Bürgern. Eine Herausforderung seien seines Erachtens noch die Schriftformerfordernisse, die erleichtert werden könnten.

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