Speed-Dating als Teil der Verwaltung?

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“Die Lerneffekte sind durch das Nutzerfeedback enorm”, sagt Andrej Safundzic, Gründer Initiative Tech4Germany. (Foto: privat)

Die Verwaltungen digitalisieren sich. Aber auch moderne Arbeitsweisen können ebenso implementiert werden und sind nicht nur den großen Konzernen vorbehalten. Andrej Safundzic, Gründer von Tech4Germany, – einer Initiative unter der Schirmherrschaft von Bundeskanzleramtschef Prof. Dr. Helge Braun, erläutert, wieso agiles Arbeiten in Verwaltungen besonders wichtig und weshalb ein Informatikstudium zum Erstellen von digitalen Dienstleistungen nicht unbedingt notwendig ist. Die Fragen stellte Adrian Bednarski.

Behörden Spiegel: Was bedeutet agiles Arbeiten für Sie?

Safundzic: Wenn Sie einen Prozesszyklus einer Dienstleistung oder eines Produktes betrachten, dann sieht dieser wie folgt aus: Es existiert eine Entdeckungsphase mit einer Dauer von ungefähr acht bis zwölf Wochen, eine Alpha-Phase, eine Beta-Phase und eine Life-Phase. Alle Prozesse werden am Anfang definiert. Ich will dies anhand unseres Zoll-Auktionsseiten-Projektes erläutern: In Phase eins haben wir die Bedürfnisse der potenziellen Nutzer der Zollseite anhand von Statistiken erkundet und die gesetzlichen Rahmenbedingungen analysiert, in die die Seite eingebettet werden muss.
So braucht die Webseite beispielsweise das offizielle Zoll-Logo. Dann haben wir erste Prototypen auf Papier designt und mittels einer handelsüblichen Software digitalisiert, um diese vor allem zu veranschaulichen. Mit diesen haben wir die potenziellen Nutzer aufgesucht und zu den notwendigen Bedienungsmöglichkeiten befragt. In der anschließenden Alpha-Phase werden dann “richtige” Prototypen designt, die die Wünsche der Nutzer berücksichtigen. In der Beta-Phase wird ein Prototyp entwickelt, den mehrere hundert Leute testen können, wie aktuell die Verwaltungsseite vom Bund. Es funktioniert dabei noch nicht alles, aber die Lerneffekte sind durch das Nutzerfeedback enorm. In der Life-Phase folgt dann der Rollout.

Behörden Spiegel: Das klingt für mich so, als hätten Sie den Online-Auftritt einfach hübscher gestaltet.

Safundzic: Genau dies denken viele. Nutzerzentriert heißt aber, die ganze User-Journey, also Nutzerreise, vom Abschicken der Dokumente bis hin zu den internen Verwaltungsprozessen und die Rückmeldung an den Nutzer komplett und digital zu denken. Das kann nicht nur in zwei Monaten implementiert werden. Zugleich ist diese Methode sehr produktionsorientiert. Und durch die sofortige Evaluation der Nutzer wird das Produkt oder die Dienstleistung schneller konkreter. Ein weiterer Denkfehler ist, dass agiles Arbeiten mit Programmieren gleichgesetzt wird. Zweiteres kommt in der Regel erst in der Alpha-Phase vor und es existiert mittlerweile genügend Software, die einem beim Bau von Prototypen behilflich ist, ohne dafür Informatik studieren zu müssen. Auch Webseiten müssen mittlerweile nicht mehr programmiert werden, außer es braucht eine individuelle Anpassung. Es geht im Endeffekt um die Arbeitsweisen dahinter.

Behörden Spiegel: Was sind die Vorteile dessen?

Safundzic: Durch das frühe Nutzerfeedback können Verwaltungsprozesse weiter optimiert werden. Auch interne und externe Feedbackgespräche können zielführend sein. Zudem muss agiles Arbeiten aus mehreren Gründen implementiert werden: Es werden Risiken minimiert, mehr Projekte erfolgreich abgeschlossen, dadurch weniger Steuergelder verausgabt, die interne und externe Akzeptanz steigt und die andere Arbeitsweise macht den Mitarbeitern mehr Spaß. Gleichzeitig befähigt es die Mitarbeiter im Öffentlichen Dienst. Gleichzeitig können sie durch das Wissen auch externen Dienstleistern besser auf die Finger schauen.

Behörden Spiegel: Wie wichtig sind Freiräume für agiles Arbeiten?

Safundzic: Sehr wichtig! Sie dienen dazu, den Mitarbeiter anzuspornen, agil zu arbeiten. In Amerika wurde etwa der “United States Digital Service” ins Leben gerufen, in dem 200 bis 500 Menschen aktiv sind. Sie sind keine Berater, sondern Umsetzer, die nicht nur reden, sondern auch programmieren und bei den Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung helfen. Für Deutschland sind die Digitalisierungslabore als strukturelle Freiräume ein sehr gutes Modell. Wiederum kann es ebenso hilfreich sein, bei den zu digitalisierenden 575 Verwaltungsanliegen mit diesen bewusst um junge IT-Talente zu werben, damit sich diese den dazugehörigen Projekten anschließen.

Behörden Spiegel: Brauchen wir mehr Freiräume in der Verwaltung, insbesondere um junge Menschen gewinnen zu können?

Safundzic: Durchaus! Ich glaube, was an Behörden noch abschreckt, sind die Zweifel, ob Lerneffekte in den Strukturen möglich sind und wie weit kreativen Freiräume abgesteckt wurden. Würden diese Freiräume ausgebaut und besser vermarktet, wäre die intrinsische Motivation, in einer Behörde zu arbeiten, noch höher.

Behörden Spiegel: Vor allem, weil ohne IT-Talente keine Digitalisierung möglich ist.

Safundzic: Das ist so nicht richtig. In unserer Initiative sind wir zehn Stipendiaten mit bewusst gewählten unterschiedlichen Studienabschlüssen. Teamdiversität ist entscheidend. Dadurch werden verschiedene Kompetenzen zusammengebracht. So hatten wir zwei Psychologen, eine Person aus dem Public-Policy-Bereich sowie fünf Informatiker, aus verschiedenen Richtungen, u. a. auch aus dem Videospiele-Bereich. Entscheidend war eher, dass wir Start-up- oder Social-Entrepreneurship-Erfahrungen mitbrachten.

Behörden Spiegel: Warum?

Safundzic: Zum einen, weil sie agiles Arbeiten aus solchen Jungunternehmen kennen. Zum anderen, weil sie frischen Wind mitbringen. Beispielsweise haben wir zwei Formate eingeführt: Retroperspektive und Speed-Dating. Ersteres sind wichtige Teamgespräche, um Differenzen zu den Projekten beizulegen. So hatten wir ein Whiteboard mit einem Schiff (das Projekt) sowie eingezeichnetem Wind (Motivation), Steinen (Hindernisse), Sonne (Glücksmomente) und Haien (Gefahren). Jeder musste fünf Post-its zu jedem Punkt schreiben, Lob sowie Kritik zum Projekt und den Personen äußern und Verbesserungsvorschläge machen. Beim Speed-Dating ging es auf eine persönlichere Ebene. So musste jedes Teammitglied in zwei Minuten einem anderen sagen, was dieser gut gemacht hat und was zu verbessern wäre. Danach wird kurz Zeit für Nachfragen eingeräumt. Es ist wichtig, Gefühle aus sich herauszulassen. Denn negative Gefühle bauen sich auf und es entstehen dann große Reibereien. Wir sind schließlich alle nur Menschen und wollen dies auch auf der Arbeit sein.

Behörden Spiegel: Wie wird es mit der Initiative weitergehen?

Safundzic: Wir sind durch eine Stiftung direkt finanziert worden und haben noch genügend finanzielle Mittel, um dieses Jahr nochmals Projekte anzunehmen. Momentan planen wir eine Verdopplung bis Verdreifachung der Stipendiaten, wobei wir nicht nur Studenten, sondern auch Absolventen nehmen. Geplant ist, dass die Initiative in 2020 und später auch weiterläuft; wie genau, ist jedoch ungewiss. Ob wir drei Monate an einem Projekt arbeiten oder auch dies verlängern, ist noch ungeklärt. Es hängt viel von der Nachfrage des Öffentlichen Dienstes und dessen Wünschen ab. Wir wollen ja unsere agile Initiative auch agil aufbauen.

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