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Herausforderungen der EU-DSGVO

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) bereitet vielen Kommunen noch Kopfzerbrechen, insbesondere beim Finden von personenbezogenen Daten in einer unstrukturierten Datenquelle. Aber auch die Löschung innerhalb von 30 tagen gestaltet sich schwieriger als gedacht. Eine Lösungsmöglichkeit wurden hierbei beim Seminar “EU-DSGVO im Praxis-Check” vorgestellt. Dabei wurde auch deutlich, dass es ohne einen Mentalitätswandel und einer klaren Organisation nicht gelingen kann.

Die personenbezogenen Daten zu finden, gestaltet sich in der Praxis oft schwierig. “Beispielsweise erhält ein Sachbearbeiter eine E-Mail nicht über den herkömmlichen Dienstweg, weil es in der modernen Zeit viele neue Kommunikationskanäle gibt”, erläuterte Uwe Nadler, Senior Berater für Informationsmanagement bei IBM. Das Finden der Daten in PDF-Dokumenten, E-Mails oder Excel-Tabellen und gleichzeitige Verknüpfung mit Verzeichnissen sei jedoch mittels Software möglich. “Wir nutzen beispielsweise eine Software, welche bestimmte Inhalte von Daten wie Kfz-Kennzeichen oder Sozialversicherungsnummern in unstrukturierten Daten finden kann”, erörterte er. Auch eine semantische Intelligenz sei vorhanden. “Wenn ein Geburtsdatum gesucht wird, so kann die Software ein Datum identifizieren und analysiert, ob sich um dieses Datum herum Wörter wie “Geburt” und Varianten davon wiederfinden. Dadurch können z.B. Geburtsdaten von anderen Daten unterschieden werden.”

Wenn die Daten bekannt und sauber dokumentiert sind, kann auch die Löschung effizienter in die Wege geleitet werden. Auch Software, die dem Datenschutzbeauftragten zeigt, wo welche Daten liegen und wer Zugriff hat, ist erhältlich.

Einen Tipp bei der Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen gibt noch Christiane Grothues, Partnerin von Opalis Consulting: “Die Maßnahmen sollten als Projekte durchgeführt werden. Es ist transparenter und die Mitarbeiter, die die Projekte durchführen, haben eine bessere Durchschlagskraft.” Auch solle ein interner Mitarbeiter mit der Leitung betrauen werden, denn diese kennen die internen Strukturen und Prozesse besser als externer Beistand.

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