Digitalisieren mit dem Nutzer im Blick

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575 Dienstleistungen von Bund, Ländern und Kommunen sollen bis 2022 online angeboten werden. Mit dem gemeinsamen Ziel vor Augen entstehe mittlerweile sogar echte Begeisterung beim Thema Verwaltungsdigitalisierung, berichtete Ernst Bürger (BMI) auf dem ersten Berliner Executive Forum des Behörden Spiegel. (Foto: BS/Stiebel)

“Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, Bürgern und Unternehmen den Zugang zu Verwaltungsdiensten und Informationen zu erleichtern”, so Sabine Smentek. Die Staatssekretärin in der Berliner Senatsverwaltung für Inneres ist für die Umsetzung des E-Governmentgesetzes in der Hauptstadt zuständig und legt die IT-Architektur und -Standards für die Landes- und Bezirksverwaltungen fest. Diese vergleichsweise weitgehende Kompetenz sei Ausdruck der hohen Priorität, die die Digitalisierung mittlerweile in Berlin habe.

Das Gesetz enthält auch die Verpflichtung zur Einführung der E-Akte bis 2023. Dass das zu schaffen sei, hätten zu Beginn viele bezweifelt, so Smentek weiter. Der Plan stehe aber nach wie vor und sei auch umsetzbar, versicherte die Staatssekretärin im Rahmen des ersten “Berliner Executive Forum Digitalisierung der Verwaltung” des Behörden Spiegel. “Ich gehe davon aus, dass wir im Herbst eine Software ausgewählt haben werden und dann in die praktische Umsetzung gehen können.”

Zuversichtlich zeigte sich auch Ernst Bürger, Unterabteilungsleiter Verwaltungsdigitalisierung im Bundesinnenministerium (BMI), der einen Einblick in die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG) gab. Entscheidend an dem Vorhaben sei für ihn die Signalwirkung. Es gebe ein gemeinsames Ziel, hinter das sich Bund, Länder und Kommunen versammeln sollen und es gebe auch Geld und Stellen, um dieses Ziel voranzubringen, so Bürger. “Die Beteiligten sind mit echter Begeisterung dabei”, freute er sich. Das Versprechen, dass die Gestaltung der digitalen Verwaltungsleistungen aus Nutzersicht angegangen werde, sei nicht nur eine Sonntagsrede. In den Digitalisierungslaboren, in denen herausgehobene Dienste prototypisch gestaltet werden, seien Kunden immer beteiligt. “Bürger und Unternehmen werden nicht nur befragt oder vor einen Klickdummy gesetzt, sondern sie arbeiten tatsächlich mit”, so der Unterabteilungsleiter. Das Feedback sei sehr gut. “Die Menschen sind tatsächlich überrascht, mit ihren Bedürfnissen und Vorschlägen so ernst genommen zu werden.”

Mit den Prototypen endet die Reise aber nicht. Es muss noch die Umsetzung in produktive Services erfolgen. Hier wird es die Schwierigkeit sein, sich aufseiten der Länder auf eine oder zumindest einige wenige Lösungen zu einigen, um ein effiziente und vor allem aus Sicht der Nutzer konsistente Verwaltungslandschaft zu entwickeln. Der Wille dazu sei tatsächlich erkennbar, sagte Bürger. “Einige Landesvertreter haben schon angeregt, die tolle Lösung, die bereits für das Wohngeld entwickelt wurde, für alle einheitlich umzusetzen.”

Mehr als bunte Räume

Die Zeichen stehen also derzeit gut für die Digitalisierung in der Verwaltung. Das ist aber auch bitter nötig, denn Deutschland ist längst nicht auf dem Stand, auf dem es sein sollte. Darüber waren sich die Teilnehmer des Executive Forum einig. Zwar funktioniere die Verwaltung zu 99 Prozent sehr gut, wie Andreas Kiessling, Senior Director Sales Public Sector bei Oracle klarstellte. Allerdings verändere sich die Welt heute rasant. Und mit ihr die Erwartungen von Bürgern und Unternehmen einerseits und Mitarbeitern andererseits. “Neue Geschäftsmodelle entstehen aus dem Nichts und blasen die alte Welt einfach weg”, so Kiessling. In diesem dynamischen Umfeld könne die Verwaltung im Wettbewerb um kreative Köpfe nicht mithalten, wenn sie in alten Denkmustern und Abläufen gefangen bleibe. Kiessling: “Die jungen Talente wollen Dinge vorantreiben können.” Handlungsdruck entstehe außerdem, weil die Verwaltung als Dienstleister in vielen Bereichen hinter den Anforderungen und Erwartungen der Bürger und Unternehmen zurückstehe, die aus dem Privatleben und der Geschäftswelt ein völlig anderes Service-Niveau gewohnt seien.

“Die Verwaltung hat viel Potential”, betonte Kiessling, “sie müsste nur weniger in Beschränkungen, sondern mehr in Chancen denken.” Als Nährboden für innovativeres Vorgehen müsse ein kultureller Wandel erfolgen. “Dafür braucht es aber mehr als ein paar buntgestrichene Räume mit Star-up-Flair”, so Kiessling weiter. Entscheidend sei, dass die Führung mit mehr Agilität und Innovationsfreude umgehen könne und wolle. “Das heißt, Dinge auszuprobieren, Risiken einzugehen und dann gegebenenfalls auch Sackgassen und Fehler zu ertragen.”

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