Dienstreisemanagement für Behörden: Einsparpotenziale durch IT-Unterstützung

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Stephan Göttlicher ist Business Development Manager Public Sector bei dem Software Entwicklungs- und IT-Beratungsunternehmen PASS Consulting Group. (Foto: Pass Consulting Group)

Die Voraussetzungen für die Umsetzung medienbruchfreier Dienstreiseprozesse in Behörden sind sehr gut: Die erforderlichen Tools sind vorhanden und Reiseprozesse eignen sich perfekt für die vollständig digitale Abwicklung. Der Blick hinter die Kulissen sieht aber – noch – anders aus. Das könnte man rasch ändern.


Für viele Behörden ist es noch ein weiter Weg, einen mit E-Mail, Word und Papier gesteuerten Dienstreiseprozess effektiver zu gestalten. Ein Grund für den mäßigen Umsetzungsgrad ist sicherlich darin zu sehen, dass ein vermeintlicher Standardprozess durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet ist. Der Teufel steckt nämlich, wie so oft, im Detail: die landesrechtlichen Vorgaben zum Dienstreisewesen müssen ebenso beachtet werden, wie spezifische Regelungen der Behörde. Dies bedeutet, dass eine vollständige Automatisierung nur dann erfolgreich sein wird, wenn das bisweilen komplexe Dienstreise-Regelwerk vollumfänglich abgebildet werden kann.


Der ideale Dienstreiseprozess


Es bedarf einer Lösung, die sämtliche Prozessschritte in einem System abbilden kann: Die Beantragung, Buchung, Abrechnung und Kostenfestsetzung mit automatischer Auszahlung der angefallenen Kosten an den Dienstreisenden. Ein Knackpunkt ist dabei der Prozessschritt „Buchung“, der unterschiedlich abgebildet werden kann:

  • Variante 1: Strebt die Behörde an, möglichst viele Prozessschritte auf den Dienstreisenden zu verlagern (im Sinne eines Self-Service Prozesses)?
  • Variante 2: Möchte die Behörde ggf. einen zentralen Dienstleister etablieren, der die Buchungen der Dienstreisen übernimmt?

In beiden Szenarien sollte der Anspruch darin bestehen, den gesamten Prozess digital und ohne manuelle Eingriffe abzubilden. Bei Variante 1 ist es erforderlich, die Reiseangebote und -bestände aus verschiedenen Quellsystemen und von verschiedenen Providern zu integrieren, sodass die Buchung ohne einen Wechsel in andere Systeme erfolgt. Dies spart Zeit (und Kosten), da die Eingaben nicht für jedes Reisemittel separat erfolgen müssen.
Bei Variante 2 sollte der Prozess so aufgesetzt werden, dass die Reisestelle die Eckdaten des Antrags (Reiseziel, Datum der Reise etc.) durch das eingesetzte Dienstreisesystem übermittelt bekommt. Im nächsten Schritt kann die Reisestelle die Buchung direkt vornehmen (ohne erneute Eingabe der Antragsdaten), indem ebenfalls auf die verschiedenen Quellsysteme der Reiseanbieter zugegriffen wird.


Die Vorteile des IT-Einsatzes liegen in beiden Szenarien auf der Hand: Die Reisestelle kann von Routineaufgaben entlastet werden, Compliance besser herstellen und vorteilhaftere Konditionen mit Reisemittelanbietern aushandeln. Der Dienstreisende wiederum gewinnt Zeit, da der Prozess einen höheren Automatisierungsgrad aufweist.

Der Verfasser des Textes ist Stephan Göttlicher, Business Development Manager Public Sector bei dem Software Entwicklungs- und IT-Beratungsunternehmen PASS Consulting Group.

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