Laboranten der Digitalisierung in Rheinland-Pfalz

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Randolf Stich, Staatssekretär und Amtschef im Ministerium für Inneres und Sport Rheinland-Pfalz, ist IT­Beauftragter der Landesregierung und Schirmherr des Kongresses Digitale Verwaltung RLP. (Foto: MdI, Torsten Silz)

Die Digitalisierung ist neben der Globalisierung die größte Chance und zugleich Herausforderung der aktuellen Zeit und betrifft alle Lebensbereiche. Die rheinland-pfälzische Landesregierung hat sich daher zum Ziel gesetzt, die Chancen der Digitalisierung aufzugreifen und eine umfassende Digitalisierungsstrategie entwickelt – für ein modernes, vernetztes Rheinland-Pfalz.

Dabei stehen für die Landesregierung die Menschen und Unternehmen des Landes im Mittelpunkt. Insbesondere bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) wird deutlich, welche umfassenden Veränderungsprozesse dies insbesondere auch für die Verwaltung bedeutet. Ein anschauliches Beispiel dafür, wie die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen unter Verwendung agiler und interaktiver Methoden realisiert wird, zeigt hierbei das Themenfeld Umwelt, welches derzeit im Rahmen des Digitalisierungsprogramms federführendend durch die Länder Rheinland-Pfalz und Schleswig-Holstein sowie den Bund bearbeitet wird.

Rund 4.300 Verwaltungsleistungen identifiziert

Die Umsetzung des OZG ist bundesweit und damit auch in Rheinland-Pfalz eines der bedeutsamsten und umfangreichsten Vorhaben der Verwaltungsdigitalisierung. Bis 2022 sollen Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen mitsamt ihren speziellen Ausprägungen digital über Verwaltungsportale anbieten und ihre Portale zu einem interoperablen Verbund verknüpfen. Hierzu wurden insgesamt rund 4.300

Verwaltungsleistungen identifiziert, die in 575 OZG-Leistungen gebündelt und wiederum 14 Themenfeldern zugeordnet wurden (z. B. Bauen & Wohnen, Familie & Kind oder Umwelt).

Es liegt auf der Hand, dass dieses ambitionierte Ziel der Umsetzung bis 2022 nur durch eine Kooperation aller föderalen Ebenen gelingen kann. Aus diesem Grund erfolgt die Analyse, Planung und Umsetzung der Digitalisierung der Leistungen in den Themenfeldern arbeitsteilig, wobei je Themenfeld stets ein Bundesressort und ein oder mehrere Bundesländer die Federführung übernommen haben.

Besonders wichtige Leistungen werden dabei parallel zur Planungsphase in sogenannten Digitalisierungslaboren für die Implementierung vorbereitet. Das Instrument “Digitalisierungslabor” ist ein Format für kooperative Beschreibung und Aufbau eines Verwaltungsprozesses. Ein Hauptaugenmerk liegt hierbei auf einer möglichst nutzerfreundlichen Lösung, weshalb neben der Fachseite, E-Government-Experten und Designern vor allem auch die Vertreter der relevanten Nutzergruppen eingebunden werden.

Digitalisierungslabore im Themenfeld Umwelt

Wie man nun in kurzer Zeit einen digitalen Antrag und die zugehörigen Bausteine (Leistungsbeschreibungen, definierte Datenfelder und Prozesse) entwickeln kann, zeigen die Digitalisierungslabore im Themenfeld Umwelt. In diesem Themenfeld befassen sich der Bund (BMU), die federführenden Länder Schleswig-Holstein und Rheinland-Pfalz sowie die Länder Bayern und Hessen mit der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen in den Lebenslagen Abfall & Umweltschutz ­sowie Anlagen & Stoffe.

In einem ersten Schritt wurde zunächst der Status quo ermittelt. Als Vorbereitung für die Arbeiten im Themenfeld wurden die dazugehörigen Leistungen betrachtet, Zusammenhänge identifiziert und eine Landkarte der bestehenden Online-Services erstellt.

Im zweiten Schritt wurden die Potenziale für die Digitalisierung herausgearbeitet. Beispielsweise welche Antragsverfahren sich harmonisieren oder zusammenfassen lassen, welchen Nutzen die Zielgruppen – im Themenfeld Umwelt vor allem Unternehmen – dabei haben oder bei welchen Leistungen der Gewinn durch Digitalisierung am größten wäre, weil es beispielsweise viele potenzielle Nutzer gibt und bisher kaum Online-Services zur Verfügung stehen. Auf Basis dieser Beobachtungen erfolgte anschließend eine Priorisierung der Leistungen.

Im nächsten Schritt werden nun die prioritären Leistungen sukzessive in Digitalisierungslaboren bearbeitet. Von den insgesamt 54 Leistungsbündeln im Themenfeld Umwelt wurden hierbei zunächst die beiden Leistungen “Anlagenbetrieb und -prüfung” sowie “Inbetriebnahme und Betrieb von Röntgeneinrichtungen und Störstrahlern” für die Betrachtung im Digitalisierungslabor ausgewählt. Bezüglich der Leistung “Anlagenbetrieb und -prüfung” waren als Vertreter der Nutzergruppen beispielsweise Mitarbeiter von Messinstituten und Indus­trievertreter, die für die Sicherheit in den industriellen Anlagen und die Abstimmung mit den Messin­s­tituten vor Ort zuständig sind, im Digitalisierungslabor vertreten. Hierbei wurden die aktuellen Antrags- bzw. Berichtsverfahren aus Nutzerperspektive analysiert. Zentrale Fragestellungen waren beispielsweise, wie die Nutzer den aktuellen Prozess wahrnehmen, welche Interaktionsmöglichkeiten die Nutzer mit der öffentlichen Verwaltung haben, welche Standards und Verfahren die Verwaltung derzeit anbietet oder an welchen Punkten es aus Nutzer- und Verwaltungssicht noch Verbesserungsbedarf gibt. Diese und mehr Fragen beantwortete der sogenannte Design-Thinking-Workshop. Mit interaktiven Workshop-Methoden wurde dort ein neuer Soll-Prozess entwickelt – zunächst als einfache Skizze auf Papier.

Ausblick

Der daraus entwickelte digitale Prototyp (“Klick-Dummy”) wird im Folgenden durch eine kurzfristig umzusetzende Minimalversion ergänzt. Zuletzt durchlaufen die Ergebnisse des Labors noch verschiedene Schritte der Quali­tätssicherung bei der Bundesre­daktion, die den Katalog aller Verwaltungsleistungen pflegt, und bei den fachlich Zuständigen im Bundesministerium und bei ­Arbeitsgruppen, die die korrekte Beschreibung von Verwaltungsprozessen beaufsichtigen.

Die Ergebnisse des Digitalisierungslabors bereiten dann den Weg für die tatsächliche Digitalisierung der Verwaltungsleistung. Einerseits werden die drei FIM-Bausteine der digitalen Verwaltungsleistung bereitgestellt, also eine nutzerfreundliche Leistungsbeschreibung, eine rechtssichere und verständliche Liste aller in der Antragsstellung benötigen Daten sowie den aus Nutzersicht beschriebenen Antragsprozess (inkl. Bearbeitungsschritten in der Verwaltung und Datenbankschnittstellen). Andererseits machen ein digitaler Prototyp des Antrags sowie ein Umsetzungsplan das Vorhaben greifbar und bilden eine solide Basis für die bundesweite Implementierung der neuen Verfahren.

Bis es letztendlich zu einem produktiven Online-Antrag kommt, müssen allerdings noch einige kritische Weichen gestellt werden. Das Digitalisierungsprogramm gibt derzeit keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wer für die Implementierung und die Produktivsetzung der entwickelten Ergebnisse verantwortlich ist und wer sie finanziert.

Zurzeit schließen sich in der Regel die beteiligten Stellen mit weiteren Interessenten zusammen, um Fragen der Finanzierung, der technischen Implementierung und der Steuerung gemeinsam zu klären. Diese Form der Nachnutzung bedarf dringend der bundesweiten Standardisierung.

Fazit

Die Arbeit in den Digitalisierungslaboren bei der OZG-Umsetzung bringt viele entscheidende Vorteile mit sich. Durch die frühe Einbeziehung der Nutzer selbst ist sichergestellt, dass der Antragsprozess grundsätzlich nutzerorientiert gestaltet wird. Die inten­sive, angeleitete Zusammenarbeit in Laboratmosphäre führt sehr schnell zu ersten Ergebnissen. Innerhalb von nur wenigen Stunden erhält man auf Papier skizziert einen ersten Antragsprozess, aus dem dann innerhalb weniger Tage ein Klick-Dummy entsteht. Im Rahmen der länderübergreifenden Zusammenarbeit werden Differenzen bei den Antragsprozessen und deren rechtlichen Grundlagen schnell identifiziert. Das kann beispielsweise Vorgaben zur Schriftformerfordernis, zu notwendigen Fristen und Anlagen oder zu den antragsstellenden oder berichtenden Personen betreffen. Der Referenzprozess bildet dabei als Soll-Prozess bereits eine harmonisierte Antragsstellung ab.

Die Arbeit in den Digitalisierungslaboren war aus Sicht des Landes Rheinland-Pfalz erfolgreich. Bei der landesweiten Umsetzung des OZG in der Behördenlandschaft von Rheinland-Pfalz wird dieses Konzept daher auch im kommunalen Bereich aufgegriffen und angewendet.

Verfasser des Gastbeitrages ist Randolf Stich, Staatssekretär und Amtschef im Ministerium für Inneres und Sport Rheinland-Pfalz. Er ist IT­Beauftragter der Landesregierung und Schirmherr des Kongresses “Digitale Verwaltung RLP”. Weitere Informationen zum Kongress sowie eine Anmeldemöglichkeit unter www.dv-rlp.de

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