Mehr Transparenz in der Beteiligungsverwaltung der Länder

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Stephan Göttlicher, Business Development Manager Public Sector/Travel bei der Pass Consulting Group, berichtet in seinem Gastbeitrag, wie das Beteiligungsmanagement auf Landesebene durch IT-Lösungen optimiert werden kann. (Foto: PASS Consulting Group)

Alle 16 Bundesländer sind an Unternehmen beteiligt. Auch wenn je Bundesland unterschiedliche Akzentuierungen auftreten, so gibt es einen gemeinsamen Nenner: Die Sicherung der Standortqualität und die Verbesserung der Standortfaktoren, um im globalen Wettbewerb bestehen zu können.

Ein Beteiligungsmanagement auf Landesebene hat dabei vor allem zum Ziel, ein nachhaltiges Management und Controlling zu etablieren. Daraus ergeben sich umfangreiche Anforderungen, wie bspw. eine Beteiligungsverwaltung unter einheitlichen fachlichen, wirtschaftlichen und organisatorischen Gesichtspunkten sowie ein Beteiligungscontrolling, also die Steuerung anhand aussagefähiger Bilanzen und Leistungsdaten. Weitere wichtige Faktoren sind die Beratung der Mandatsträger zu Entscheidungs- und Handlungsmöglichkeiten und dem Personalmanagement (Mandatsbetreuung) sowie die Ausarbeitung von Richtlinien zur Auswahl des Personals und der Führungskräfte für die Beteiligungsgesellschaften. Zudem wird jährlich die Erstellung eines Beteiligungsberichts forciert, der die Öffentlichkeit mit ausgewählten Informationen zu den Beteiligungen versorgt.

So sieht eine adäquate IT-Unterstützung aus

Zunächst sollte das IT-Verfahren als Single Point of Information mit allen relevanten Details/Arbeitsvorgängen interagieren. Durch Eingabe eines Stichtags muss das Verfahren alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen und für das Berichtswesen zur Verfügung stellen. Durch die vollautomatische Berichtsgenerierung sind jederzeit qualitativ hochwertige Aussagen zu den Beteiligungen und deren Verhältnis zueinander (unmittelbare und mittelbare Quoten) möglich – auch außerhalb der Berichtszyklen.

Das Beteiligungsmanagement ist auf die Zulieferung von Daten aus den verbundenen Gesellschaften angewiesen. In der Praxis sind diese Daten oftmals lückenhaft. Insofern muss das Verfahren in der Lage sein, auch aus unvollständigen Daten ein schlüssiges Gesamtbild abzuleiten.

Danach muss das Verfahren in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Hierfür sind bidirektionale Schnittstellen notwendig, die einen medienbruchfreien Datenaustausch ermöglichen. Dies ist deshalb von Bedeutung, weil das Beteiligungsmanagement in vielen Kommunen mit Hilfe von Excel realisiert wird. Insofern ist der Import von CSV-Dateien unabdingbare Voraussetzung für ein passendes Verfahren, gerade im Zuge der „Datenfütterung“ zu Beginn der Umstellung.

Aufwand runter – Rechtssicherheit hoch

Die – nicht abschließende – Aufzählung der Anforderungen macht deutlich, dass eine organisatorische Abbildung mit Bürosoftware, Listen und Tabellen nicht das Mittel der Wahl für ein erfolgreiches Beteiligungsmanagement der Länder sein kann. Vielmehr sind eine passgenaue Analyse des Bedarfs und eine Entscheidung für ein leistungsfähiges und effizientes Verfahren notwendig. Denn nur durch eine konsequente Automatisierung wird der Aufwand bei der Beteiligungsverwaltung und -steuerung gesenkt und den Ansprüchen an eine hohe Rechtssicherheit Sorgen getragen.

Autor des Gastbeitrages ist Stephan Göttlicher, Business Development Manager Public Sector/Travel.

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