Wie wird die E-Rechnung ein wirtschaftlicher Erfolg?

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Das vierminütige Video des Statistischen Bundesamtes "Wie Lieferanten dem öffentlichen Dienst elektronische Rechnungen schicken" zeigt, wie leicht Rechnungssteller mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes XRechnungen erstellen und übermitteln können. (Screenshot: Behörden Spiegel)

Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine Herausforderung und zugleich eine Chance zur Optimierung der Geschäftsprozesse in Verwaltung und Wirtschaft. Das Ziel ist, Rechnungsdaten mit einem international gültigen Datenaustausch-Standard elektronisch zu empfangen und weitgehend automatisiert zu verarbeiten. Die erwünschte Kostenersparnis steigt mit dem Anteil der Rechnungen, die als E-Rechnung übermittelt werden. Durch die rechtliche Verpflichtung zur Einführung des Standards XRechnung wird dieser Anteil ca. 25 Prozent betragen. Um diesen Anteil weiter zu erhöhen, verfolgt das Statistische Bundesamt eine Marketing-Strategie mit dem Ziel, die Rechnungssteller von ihrem Vorteil bei der XRechnung zu überzeugen.

Die Vorteile der E-Rechnung haben einige Europäische Partnerstaaten wie Dänemark, Estland und Österreich bereits vor Jahren erkannt und erfolgreich umgesetzt. Aus deren Umsetzung gewannen wir Erkenntnisse für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gaben Bernius et al. 2013. Einen Leitfaden zur Umsetzung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung erarbeiteten Vertreter aus Verwaltung und Wissenschaft (Hrsg. Rogall-Grothe 2014).

Die Pioniere der E-Rechnung in Deutschland

Zu den ersten Behörden in Deutschland, die Umsetzungsschritte zur Einführung der E-Rechnung leisteten, gehört das Bundesverwaltungsamt, die Kämmerei der Hansestadt Herford und die Kommunalverwaltung im Landkreis Dahme-Spreewald. Die Herausforderung der Pioniere war, maschinenlesbare Rechnungsdaten zu empfangen und in einem elektronischen Workflow bis hin zur Auszahlungsanordnung verarbeiten zu können. Der Knackpunkt war jedoch, dass es fast keine Lieferanten gab, die E-Rechnungen übermittelten. Dies lag zunächst einmal daran, dass E-Rechnungen nur dann maschinenlesbar sind, wenn Sender und Empfänger dasselbe Format zum Austausch von Rechnungsdaten nutzen. Es gab aber keinen einheitlichen Standard für den Rechnungsdatenaustausch, der von Verwaltung und Wirtschaft gemeinsam genutzt wurde. Mitunter mussten konventionelle Rechnungen von Dienstleistern bzw. von der Bundesdruckerei in E-Rechnungsformate verwandelt werden, die dann empfangen und verarbeitet werden konnten. Das erwünschte Einsparpotential war so nicht zu heben. Die Piloten hatten technischen Erfolg, doch noch keinen wirtschaftlichen. Wie wird die E-Rechnung also zum wirtschaftlichen Erfolg?

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Das vierminütige Video des Statistischen Bundesamtes “Wie Lieferanten dem öffentlichen Dienst elektronische Rechnungen schicken” zeigt, wie leicht Rechnungssteller mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes XRechnungen erstellen und übermitteln können.

Rechtliche Hilfe: Standard XRechnung

Eine wichtige Voraussetzung ist sicherlich ein einheitlicher Datenaustausch-Standard für die E-Rechnungen, der von Verwaltung und Wirtschaft deutschlandweit – idealerweise europaweit genutzt wird. Dank der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union und deren Umsetzung in Deutschland durch das E-GovG und zugehöriger E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO), wird dieser Standard für die E-Rechnung eingeführt. Die rechtlichen Vorgaben beinhalten:

Für die Ausstellung von E-Rechnungen haben Rechnungssteller in Verwaltung und Wirtschaft zukünftig den Datenaustausch-Standard XRechnung oder einen alternativen, den Anforderungen der europäischen Norm entsprechenden Standard zu verwenden.

  • Bundesbehörden sind verpflichtet, spätestens ab dem 27. November 2019 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können,
  • Rechnungssteller sind ab dem 27. November 2020 grundsätzlich zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen verpflichtet.
  • Die Übertragung von E-Rechnungen vom Rechnungssteller an die angeschlossenen Behörden wird über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes abgewickelt.
  • Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt nicht für Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden.

Umsetzung im Statistischen Bundesamt

Die rechtliche Vorgabe, E-Rechnung im Standard XRechnung über die ZRE empfangen und verarbeiten zu können, wurde im Statistischen Bundesamt bereits im März 2019 als Vorreiter umgesetzt (https://www.wallstreet-online.de/nachricht/11353431-digitaler-staat-statistisches-bundesamt-vorreiter-xrechnung). Zudem wurde das 18 Jahre lang produktive laufende ERP-System MACH mit der Web 2.0 Technologie komplett neu aufgebaut. Dieser Neuaufbau ist mit der Einführung eines elektronischen Beschaffungsworkflows verbunden, der unter Beachtung externer Vorgaben und interner Anforderungen mit BPMN 2.0 modelliert und systemseitig implementiert wurde. Für die Verarbeitung von E-Rechnungen wurde der BMI-Referenzprozess zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung mit Bestellbezug implementiert. Der Bestellbezug ist Voraussetzung für eine effiziente Verarbeitung, da durch ihn eingehende XRechnungen einem Wareneingang automatisiert zugeordnet werden. Durch die Verknüpfung von E-Beschaffungsworkflow und E-Rechnungsworkflow in einem ERP-System wurde beim Statistischen Bundesamt ein durchgängig elektronischer, standardisierter und medienbruchfreier Prozess von der Bedarfsprüfung bis hin zur Auszahlungsanordnung an die Bundeskasse geschaffen.

Das Gros der Rechnungen muss als XRechnung übermittelt werden

Der Aufwand für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zur XRechnung erzeugte Kosten, die das Statistische Bundesamt durch Optimierung der Geschäftsprozesse wieder einsparen möchte, denn nur dann wird die E-Rechnung auch ein wirtschaftlicher Erfolg. Um die notwendigen Einsparungen zu realisieren, müssen sehr viele XRechnungen in einem standardisierten und weitgehend automatisierten Prozess verarbeitet werden. Eine Vorbedingung dafür ist, dass auch sehr viele Rechnungen von den Rechnungsstellern als XRechnung übermittelt werden.

Die rechtlichen Vorgaben werden im Fall des Statistischen Bundesamtes dazu führen, dass mindestens 20 Prozent der Rechnungen als XRechnung übermittelt werden, denn dieser Prozentsatz der Rechnungen hat einen Betrag von über 1.000 Euro. Ein positiver Nebeneffekt wird sein, dass Rechnungssteller, die aufgrund der Höhe des Rechnungsbetrages einmal die ZRE nutzen mussten, diese auch zukünftig für kleinere Beträge nutzen. Zum einen, weil die Hemmschwelle überwunden ist und zum anderen, weil die Rechnungssteller erkennen, dass die ZRE ihnen die Buchhaltung erheblich erleichtert. Alle Rechnungen, die über die ZRE übermittelt werden, sind in der ZRE für den Rechnungssteller in einer elektronischen Akte abgelegt inklusive aktuellem Status und Exportfunktion.

Basierend auf den rechtlichen Vorgaben wird also ein beachtlicher Teil der Rechnungen als XRechnung übermittelt werden. Doch wie können wir erreichen, dass der weit überwiegende Teil als XRechnung übermittelt wird?

Für den Erfolg ist Marketing notwendig

Ob es gelingt, den weit überwiegenden Teil der Rechnungen als XRechnungen zu empfangen, entscheiden letztlich die Rechnungssteller. Diese werden im Geschäftsbereich des BMI durch eine zentral gesteuerte Lieferantenansprache über die XRechnung informiert. Das Statistische Bundesamt verfolgt darüber hinaus eine Marketing-Strategie mit dem Ziel, die Rechnungssteller von ihrem Vorteil bei der XRechnung zu überzeugen. Das Marketing baut auf drei Säulen:

Das Statistische Bundesamt zeigt den Rechnungsstellern wie leicht sie mit der ZRE XRechnungen erstellen und übermitteln können. Hierzu hat unser Haus mit Unterstützung der MACH AG ein Video-Clip mit dem Titel “Wie Lieferanten dem öffentlichen Dienst elektronische Rechnungen schicken” erstellt. Zielgruppe des vierminütigen Videos sind die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), deren Systeme keine XRechnungs-Datei erstellen können. Das Video stellt das Statistische Bundesamt auf YouTube zur Verfügung.

Das Statistische Bundesamt überzeugt die Rechnungssteller von ihrem Vorteil bei der XRechnung. Ein Punkt wurde bereits genannt: Die Übermittlung von XRechnungen über die ZRE erleichtert den Rechnungsstellern ihre Buchhaltung mit der Bundesverwaltung erheblich. Die Einsparungen bei Papier-, Druck- und Portokosten werden weniger ins Gewicht fallen. Der überzeugendste Punkt dürfte sein, dass Rechnungssteller schneller ihr Geld für erbrachte Leistung bekommen, schon allein weil der Postweg entfällt. Beim Statistischen Bundesamt werden XRechnungen gegenüber konventionellen Rechnungen zudem vorrangig bearbeitet. Unser Ziel ist, XRechnungen mit Blick auf die Bundeshaushaltsordnung (BHO) schnellstmöglich zu überweisen. Für Rechnungssteller, die ungern auf Geld für erbrachte Leistungen warten, wird das sehr überzeugend sein.

Das Statistische Bundesamt vermittelt den Rechnungsstellern die positiven Aspekte der XRechnung für die Umwelt. 70 Milliarden Rechnungen pro Jahr werden allein in der EU immer noch auf Papier ausgedruckt, in Kuverts gesteckt, mit Briefmarken versehen, mit Verbrennungsmotoren durch Land und Stadt gefahren. Ein obsoleter Prozess, der nicht mehr in unsere Zeit passt. Die mit ihm verbundene Waldrodung für Papierproduktion, Gewässerverschmutzung durch Papierfabriken, Emission von Treibhausgasen und Luftschadstoffen belasten Klima und Umwelt völlig unnötig.

Ausblick

Der wirtschaftliche Erfolg der E-Rechnung wird letztlich durch die Rechnungssteller entschieden. Diese müssen von ihrem Vorteil überzeugt werden. Das Statistische Bundesamt bereitet derzeit eine Kampagne zur Umsetzung seiner Marketing-Strategie zur XRechnung vor. Die Chancen, dass die Rechnungssteller überzeugt werden, würden steigen, wenn möglichst viele Behörden des Bundes, der Länder, der Landkreise und der Kommunen in einer konzertierten Kampagne aktiv auf die Rechnungssteller zugehen.

Dieser Gastbeitrag wurde von Dr. habil. Ulrich Müller, Statistisches Bundesamt, verfasst.

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