Digitalisierung im Public Sector

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Oliver Ebel, Area Vice President DACH bei Citrix, schreibt im Gastbeitrag über ungenutzte Potenziale der Digitalisierung im Public Sector. (Foto: BS/Citrix)

Während die Innovationen in Unternehmen sprudeln und die Digitalisierung vorwärtsstürmt, sieht es in deutschen Ämtern und Behörden oft ganz anders aus. Der immer schnelllebigeren Welt und der wachsenden Datenflut stehen hier noch ineffiziente Prozesse aus dem letzten Jahrtausend und ein hoher Arbeitsaufwand entgegen. Doch es ist nicht unmöglich, diese Herausforderung zu meistern, das zeigen andere europäische Länder, die in puncto Digitalisierung schon wesentlich weiter sind. Als leuchtendes Beispiel geht hier etwa Estland voran.

Will man heute ganzheitliche digitale Angebote schaffen, die Nutzern Aufwand abnehmen, braucht es effiziente Wege für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Stellen. Dafür fehlen allerdings oft die entsprechenden Voraussetzungen. Nutzen verschiedene Behörden unterschiedliche Legacy-Systeme, kann der Datenaustausch schnell zum Problem werden. Eine der wichtigsten Technologien, um einen effizienten Datenaustausch zu fördern, wird die Cloud sein. Der Übergang zur Cloud ist entscheidend, um die digitale Transformation zu beschleunigen und gleichzeitig eine Vielzahl anderer Vorteile für die Verwaltungsmitarbeiter und die Bürger zu realisieren. Denn Cloud-Lösungen sind in der Regel kostengünstiger, skalierbarer, sicherer und flexibler als alte Legacy-Technologien.

Die Cloud für den Datenaustausch ist das eine, die andere Herausforderung für eine Digitalisierung in der Verwaltung ist der individuelle Arbeitsplatz. Veraltete Technologie sorgt hier häufig immer noch dafür, dass viel Zeit in die Bedienung der Technik fließt, die dann nicht mehr für den Bürger zur Verfügung steht. Stattdessen brauchen Mitarbeiter in Behörden intuitive Umgebungen, die ihnen Arbeit abnehmen, anstatt zusätzlichen Aufwand zu verursachen. Unzählige verschiedene Logins für unterschiedliche Anwendungen sollten durch eine einheitliche und vor allem sichere Anmeldung via Single Sign On ersetzt werden – am besten mit Multifaktorauthentifizierung.

Ein Intelligent Workspace kann aber noch mehr leisten, er sorgt dafür, dass Mitarbeiter weniger abgelenkt werden. Microapps helfen dem Benutzer, Arbeitsprozesse zu vereinfachen, da er sich nicht mehr durch unzählige Fenster klicken muss, um eine einfache Aufgabe zu erledigen. Basierend auf persönlichen Einstellungen und Erfahrungen führt die Workspace-Umgebung den Nutzer direkt zu der am besten passenden Aktion. Über eine universelle Suche lassen sich Dokumente direkt finden, egal wo diese abgelegt sind. PC-Nutzer sind heutzutage mit unzähligen Meldungen konfrontiert: Eine E-Mail hier, ein Update da – das wenigste davon erfordert eine unmittelbare Aktion. Stattdessen werden Mitarbeiter dadurch abgelenkt und unkonzentriert. Der intelligente Feed einer modernen Workspace-Lösung zeigt dagegen nur das an, was Mitarbeiter wirklich für ihre aktuelle Arbeit benötigen und hilft ihnen so dabei, sich besser zu fokussieren.

Oliver Ebel, Area Vice President DACH bei Citrix, ist Verfasser des Gastbeitrages.

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