Wieviel Vergaberecht ist Chefsache?

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Statt allen hinterherzufahren und es ihnen gleichzutun, gilt es im Vergaberecht, vorhandene Spielräume zu nutzen und aus der Reihe auszuscheren. So lassen sich andere öffentliche Auftraggeber bei der Beschaffung innovativer Produkte überholen. (Foto: pixel2013, pixabay.com)

Einkauf, Beschaffung, Vergaben – darum kümmert sich der Chef selten selbst. Es sei denn, es handelt sich um ein Schlüsselprojekt oder ein politisch wichtiges Ziel wie den Rathaus-Ausbau, die lang versprochene Schulsanierung, das Theater, die Digitalisierung oder die Umstellung auf Elektromobilität. Solche Projekte stehen in der Öffentlichkeit und brauchen Chef-Steuerung. Termin- und Kostenrahmen müssen unbedingt eingehalten werden. Worauf besonders zu achten ist, stand im Mittelpunkt eines Seminars des Behörden Spiegel in Zusammenarbeit mit der Rechtsanwaltssozietät Heuking Kühn Lüer Wojtek.

Gestaltungsspielräume kennt das Vergaberecht zur Genüge, wie zum Beispiel die vergaberechtlichen Ausnahmetatbestände. Chefsache sei, im ersten Schritt typische Risiken zu kennen, insbesondere das Rüge- und Nachprüfungsrisiko im Vergabeverfahren sowie das Risiko einer späteren Fördermittelrückforderung bei der Verwendungsnachweis- und Rechnungshofprüfung, unterstrich Dr. Ute Jasper, Leiterin des Dezernats Öffentlicher Sektor und Vergabe der Sozietät. Minimieren ließen sich diese Risiken, indem jede Entscheidung im Vergabeverfahren an den vergaberechtlichen Grundsätzen sparsame Haushaltsführung, Transparenz, Gleichbehandlung und Dokumentation orientiert werde. Würden diese Prinzipien eingehalten, erlaube das Vergaberecht auch das, was manch einer für zu riskant hielte: Verhandlungen, Beauftragung als Generalplaner/
Generalunternehmer und oft auch die ausschreibungsfreie Erweiterung eines bestehendes Vertrags. “Sie glauben gar nicht, was das Vergaberecht zulässt, obwohl die Rechtsabteilung Bedenken hat”, so Jasper.

Entscheidend sei die Dokumentation. Gerade bei der Nutzung vergaberechtlicher Ausnahmetatbestände, wie Dr. Christine Maimann, Vorsitzende Richterin und Vorsitzende des Vergabesenats am Oberlandesgericht Düsseldorf, verdeutlichte. Viel Aufmerksamkeit unter den über 30 Teilnehmern erhielt ihre Aussage, dass im Bereich von Daseinsvorsorgeleistungen der Gefahrenabwehr, auf deren Verfügbarkeit der Auftraggeber in besonderem Maße angewiesen sei, die Anforderungen an die Begründungen der Ausnutzung von Ausnahmetatbeständen tendenziell geringer sein könnten als bei anderen Leistungen. 

Acht bis 14 Monate statt vorher 28 bis 36

Zu diesen Spielräumen gehöre das ­Bauen von bspw. Schulen mithilfe einer stadteigenen Inhouse-Gesellschaft. Diese ermögliche ein effizientes kommunales Bauen, wie Dr. Heinrich Labbert, Geschäftsführer der IPM Immobilien Projekt Management Düsseldorf GmbH (IPM), einer Tochtergesellschaft der nordrhein-westfälischen Landeshauptstadt, verdeutlichte. Schulbau werde dort ausschließlich vom Schulbaudezernat verantwortet und zwar vollumfänglich vom Bedarf über den Bau bis zum Betrieb.

Durch die neue Struktur und straffere Verwaltungsabläufe habe sich die Bearbeitungszeit von einer Machbarkeitsstudie bis zum Ratsbeschluss von ehemals 28 bis 36 auf jetzt acht bis 14 Monate reduzieren können. Zudem sei der partnerschaftliche Umgang mit Bietern und Auftragnehmern entscheidend. Risiken bei Ausschreibung und Ausführung fair zu verteilten, setze Anreize auch in Zeiten voller Auftragsbücher bei Handwerk und Industrie. “Wir haben ausreichend Angebote bei unseren Projekten, weil wir der Bauwirtschaft als Partner auf Augenhöhe begegnen – und die Rechnungen pünktlich bezahlen”, resümierte Dr. Labbert.

Umgang mit Terminrisiken

Bei großen Infrastrukturprojekten der öffentlichen Hand sei die Gestaltung der Vergabezeitpläne entscheidend. Gewerke müssten nahtlos ineinandergreifen, um Behinderungsanzeigen und Nachträge zu vermeiden. Gleichzeitig seien solche Vorhaben vielfältigen externen Terminzwängen ausgesetzt, etwa durch Fördervorgaben, jahreszeitliche Bedingungen oder politische Amtszeiten. Dies könne es erforderlich machen, Vergabeverfahren zu starten, bevor Planfeststellungsbeschluss und Baugenehmigung vorlägen. Chefsache sei hier die Entscheidung, wie im Vergabeverfahren mit dem Terminrisiko umgegangen werde. Würden die Ausführungsfristen nach Zuschlagserteilung angepasst, habe der Auftragnehmer dann nach der Rechtsprechung dem Grunde nach einen Anspruch auf Vergütung der nachgewiesenen verzögerungsbedingten Mehr­kosten? “Wenn das Nachtragsrisiko aus der Vergabe vor Klärung der Terminlage geringer ist als die betrieblichen Mehrkosten im Gesamtprojekt bei Verschiebung der Vergabe, kann es das kleinere Übel sein, den Zuschlag vor der Genehmigung zu erteilen”, betonte Jochen Kieserling, Diplom-Ingenieur bei der Schüßler-Plan Ingenieurgesellschaft mbH.

Geschickt steuern, System vergeben

“Auch Juristen können mit dem Werkzeug des Vergaberechts dazu beitragen, die beste technische Lösung zu finden”, ergänzte Vinko Telenta, Leiter Stabsstelle Recht/Vergaben der Verkehrsbund Rhein-Ruhr AöR (VRR). “Durch ein geschickt gesteuertes Vergabeverfahren ergibt der Wettbewerb der Bieter die wirtschaftlichste und technisch beste Lösung, verdeutlichte der Stabsstellenleiter anhand der Fahrzeugbeschaffung für das ÖPNV-Großprojekt Rhein-Ruhr-Express (RRX). Im Verhandlungsverfahren sei ein Vertragspartner gesucht worden, der die Fahrzeuge nicht nur liefere, sondern auch über 30 Jahre instand halten könne. Energieverbrauch und das Ziel einer lokal emissionsfreien Antriebsart spielten in Leistungsbeschreibung und Wertungsmatrix eine zentrale Rolle. Aber: “Innovative Vergabeverfahren sollten nie allein Chefsache sein. Vielmehr sind derartige Verfahren auch eine Talentschmiede für Ihre Mitarbeiter”, so Labbert.

“Man sollte sich immer mehr vornehmen, als man erreichen muss. Wer 100 Prozent anpeilt, landet schnell nur bei 80 Prozent“, rät Frank Gäfgen, Geschäftsführer Mobilität der Stadtwerke Münster GmbH. Vor dieser Tätigkeit hat er als Geschäftsführer der ESWE Verkehrsgesellschaft mbH Wiesbadens Leuchtturmprojekt in Sachen Elektromobilität begleitet. Mit der Gestaltung des Vergabeverfahrens nimmt Wiesbaden eine Vorreiterrolle ein, da nicht nur die ersten Elektrobusse gekauft wurden, sondern erstmals ein Gesamtsystem mit vertraglich zugesicherten Reichweiten bestellt wurde, bei dem der Buslieferant auch für den Umbau des Betriebshofes, die Ladeinfrastruktur und das Lademanagement verantwortlich ist.

Systemvergabe statt Baustein-Einkauf war eines der meistgehörten Stichworte des lebhaften Seminars, das viel Raum für individuellen vergaberechtlichen Austausch und Networking bot. An sogenannten “Thementischen” konnten die Teilnehmer in der Mittagspause zentrale vergaberechtliche Fragestellungen vertiefen und dabei sowohl vom Wissen der externen Referenten und der Vergabejuristen von Heuking Kühn Lüer Wojtek als auch von den Erfahrungen der übrigen Teilnehmer profitieren. Das Format fand besonders großen Anklang. Entsprechend fiel das Fazit bei den Teilnehmern aus: “Für das abwechslungsreiche Seminar bedanke ich mich. Immer wenn ich dachte “das ist ja eigentlich nicht mein Thema” waren die Referenten so kompetent und leidenschaftlich, dass ich trotzdem gebannt zuhören musste”, sagte ein Teilnehmer abschließend.

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