Prozesse intelligent automatisieren

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Patrick Pensel, der Verfasser des Gastbeitrages, ist Direktor Geschäftsfeldentwicklung Öffentliche Auftraggeber bei Computacenter. (Foto: Computacenter)

Viele Behörden beschäftigen sich mit der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen für Bürger und Unternehmen – etwa im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Doch im Hintergrund sind häufig veraltete IT-Systeme im Einsatz. Diese Technologielücke zwischen Frontend und Backend kann Robotic Process Automation (RPA) schließen. Sie übernimmt zum Beispiel die Datenübertragung zwischen modernen und alten Systemen, ohne dass manuelles Eingreifen nötig ist. Dies entlastet Mitarbeitende und erhöht die Effizienz.

Laut einer aktuellen Studie decken zahlreiche Landesverwaltungen nur 20 Prozent der angebotenen Leistungen digital ab. Die größten Hindernisse für eine zügige Umsetzung des OZG sind demnach mangelnde Ressourcen, starre organisatorische Strukturen und eine heterogene IT-Landschaft. Gerade dafür gibt es eine praktische Lösung, die ohne große strukturelle Veränderungen in der Organisation oder IT auskommt: Robotic Process Automation (RPA).

Darunter versteht man die automatische Umsetzung von Routinetätigkeiten mittels Software-Roboter und der zugehörigen RPA-Plattform. Das bedeutet: Digitale Assistenten übernehmen zahlreiche automatisierbare Aufgaben wie Dateien und Ordner verschieben, Copy-&-Paste-Aufgaben erledigen, Datenbank-Prozesse ausführen, strukturierte Daten aus Dokumenten extrahieren, Formulare ausfüllen, Statistiken abrufen oder Berechnungen anstellen.

Diese Automatisierung erhöht die Arbeitseffizienz deutlich. Das bringt Vorteile für Behörde und Angestellte: Routineaufgaben lassen sich reduzieren und Mitarbeiter können ihre Zeit für nutzbringendere sowie bürgernahe Tätigkeiten einsetzen.

Einsatzmöglichkeiten für RPA

Dabei gibt es zahlreiche mögliche Nutzungsszenarien für RPA in der öffentlichen Verwaltung. Die wohl dringendste und häufigste ist die Integration von Front­end und Backend. So beschäftigen sich Behörden derzeit stark mit der Modernisierung und Digitalisierung ihrer Frontends zur Bereitstellung der Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen. Diese bieten dann zwar aktuelle Nutzeroberflächen mit einfacher Bedienung, doch die eingegebenen Daten werden häufig im Hintergrund von veralteten Backend-Systemen verarbeitet. Die Ergebnisse müssen dann zurück zu den modernen Frontends übertragen werden.

Technologielücke schließen

Häufig fehlt es aber an den entsprechenden Schnittstellen, um die Daten reibungslos zwischen den Systemen zu transferieren. Diese Technologielücke kann RPA schließen und beispielsweise die Datenübertragung zwischen modernen und herkömmlichen Systemen übernehmen – ohne dass die Behörde hier manuell eingreifen oder Speziallösungen entwickeln muss. So müssen die Institutionen ihre alten Systeme nicht sofort auf den neuesten Stand bringen, was die die Umsetzung des OZG weiter verzögern würde.

Ein ähnliches Szenario gibt es in öffentlichen Einrichtungen, die moderne E-Akte-Systeme einsetzen und ihre Fachverfahren daran andocken müssen. Auch sie verfügen häufig nicht über die dafür notwendigen Schnittstellen. RPA kann diese Lücke ebenfalls schließen. Aber auch im normalen Verwaltungsalltag lassen sich deutliche Effizienzgewinne dank RPA erzielen. Zum Beispiel können öffentliche Institutionen damit Datenübertragungen zwischen Fachverfahren oder ganze Workflows automatisieren.

Die große Stärke von RPA ist, dass die aktuelle Infrastruktur bestehen bleiben kann. Für die Integration von RPA-Systemen sind nur minimale Eingriffe nötig. Denn die digitalen Roboter bedienen Anwendungen auf dieselbe Weise wie ein Mensch – über das Frontend.

RPA eignet sich vor allem dafür, einfache und sich wiederholende Aufgaben oder Teilprozesse zu übernehmen, für die keine große Wissensbasis nötig ist. Im zweiten Schritt lassen sich diese Lösungen aber mit Künstlicher Intelligenz und Machine Learning erweitern, um einfache Entscheidungen zu treffen. Computacenter betrachtet die Möglichkeiten von RPA end-to-end, also umfassend durch alle Bereiche. In vielen Projekten konnte das Computacenter-Kompetenzteam bereits zeigen, wie pragmatisch geholfen werden kann, mit innovativen Technologien und Herangehensweisen, um die Herausforderungen, die heute existieren, auch heute zu lösen. Pragmatisch, schnell und zukunftssicher. Sprechen Sie uns gerne an.

Das Computacenter-Kompetenzteam unterstützt seine Kunden dabei, aktuelle Probleme mit State-of-the-Art-Lösungen zu begegnen. Dafür setzt Computacenter innovativen Technologien und Herangehensweisen ein. Pragmatisch, schnell und zukunftssicher. Sprechen Sie uns gerne an.

Patrick Pensel, der Verfasser des Gastbeitrages, ist Direktor Geschäftsfeldentwicklung Öffentliche Auftraggeber bei Computacenter.

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