Innovative Verwaltung: Statt Überkomplexität mit Mut kalkulierte Risiken eingehen

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Ammar Alkassar ist Bevollmächtigter des Saarlandes für Innovation und Strategie und CIO der saarländischen Landesregierung. (Foto: BS/Saarländische Staatskanzlei)

Verwaltungsprozesse sind häufig zu bürokratisch, zu komplex und zu langwierig organisiert. Das ist sowohl für unsere Beschäftigten und Beamten als auch für die Bürger und die Wirtschaft frustrierend. Während im Privaten immer mehr Tätigkeiten mit einem Klick erledigt sind, dominieren in den tradierten Verfahren Überkomplexität und überbordende Anforderungen – die im Übrigen für viele massive Kostensteigerungen verantwortlich sind. Dem liegen meist entscheidungs- und führungsschwache Strukturen und eine systembedingte Risikoaversion zugrunde. In einer Zeit, in der Sprunginnovationen die Welt auf den Kopf stellen, sind das mehr als nur gefährliche Schwachstellen für den Staat.

Wenn wir die Daseinsberechtigung und Leistungsfähigkeit des demokratisch verfassten Staates langfristig sichern wollen, hilft nur eines: Mut, konsequent Prozesse unter Nutzung innovativer Technologien radikal neu zu denken, Risiken zu kalkulieren und bewusst einzugehen. Die Digitalisierung ist eine solche Technologie.
Zwei Erfolgsrezepte von Digitalunternehmen sind dabei besonders beachtenswert: eine konsequente Plattformstrategie und der breitflächige Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Plattformen schaffen die Grundlage für eine Mehrfachnutzung von Softwaremodulen und Daten. Sie ermöglichen übergreifende Verfahren und Dienste und erlauben Anbietern, sich zu spezialisieren: die Grundlage für ein echtes Ökosystem. Dies steht im Kontrast zur digitalen Verwaltungslandschaft in Deutschland, die aus einer großen Zahl proprietärer Einzellösungen besteht, die jeweils vollständige Softwarestacks abzubilden versuchen – und damit viele Räder außerhalb ihres Kerngeschäfts neu erfinden. Der Versuch, diese nachträglich interoperabel zu machen, führt zu einer nicht mehr beherrschbaren Komplexität und ist zum Scheitern verurteilt.

Prozessplattform geplant

Eine positive Spezialisierung ist die weitestgehende Automatisierung von Prozessen mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Dies kann in seiner Tragweite nicht hoch genug eingeschätzt werden: Methoden der KI werden alleine durch die nicht-lineare Skalierung Dinge ermöglichen, die sonst nicht nur langsamer oder kostspieliger wären, sondern schlicht nicht umsetzbar. So wird eine KI-gestützte Auswertung von Röntgenaufnahmen Ergebnisse liefern, die nie ein Arzt alleine ermitteln könnte.

Wie kann man solche Methoden in den behördlichen Alltag von Ländern und Kommunen inte­grieren? Im Saarland werden wir das mit einer zentralen digitalen Prozessplattform in Form einer Cloud-Anwendung realisieren. Als erstes Projekt dieser Plattform entwickeln wir zurzeit einen digitalen Bauantrag, der den gesamten Antragsprozess medienbruchfrei abbildet. Schon bei Antragsstellung sollen mit einer integrierten KI erste gesetzliche Anforderungen wie beispielsweise Mindestabstände automatisch überprüft werden. Damit hilft die KI, mit einer immer weitergehenden Automatisierung, Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und Antragstellern und Architekten, durch eine extrem schnelle Rückmeldung ihre eigenen Prozesse signifikant zu verbessern. Dieses Prinzip werden wir nach und nach auf weitere Behördenleistungen des Landes ausweiten und den Kommunen die Integration ihrer Verwaltungsleistungen ermöglichen. Und: Wir werden einen Markt schaffen für Start-ups, die beispielsweise hochinnovative KI-Lösungen anbieten.

Um die Modernisierung der Verwaltung voranzutreiben, braucht die Verwaltung einen weiteren Schub: den Wissenstransfer aus der Privatwirtschaft durch höhere Durchlässigkeit. Ein Beispiel ist das dreimonatige Fellowship-Programm für Digitaltalente der Digitalisierungsinitiative Tech4Germany. Solche Programme sollten wir auf den gesamten Öffentlichen Dienst ausweiten. Im Saarland werben wir aktiv um Quereinsteiger, die ihre Erfahrung und Expertise in die Landesverwaltung einbringen.

Um talentierte Quereinsteiger zu gewinnen und zu halten, muss die Verwaltung dringend ihr bislang undurchlässiges Netz formaler Einstellungs- und Aufstiegsvoraussetzungen überdenken. Vor allem aber muss die Verwaltung Mitarbeitern ein Umfeld bieten, in dem Kreativität und die Übernahme von Verantwortung geschätzt und gefördert werden. Denn wir werden in den kommenden Jahren viel Neuland betreten, das gestaltet werden will und brauchen weniger Sachbearbeiter, die das Vorhandene verwalten.

Auch müssen Hierarchien vergleichbar mit modernen Unternehmen deutlich abgeflacht werden, damit Innovationen nicht auf dem Dienstweg bis zur Unkenntlichkeit und vor allem bis zur Untauglichkeit verwässert werden. Auch die Arbeitsorganisation muss den tatsächlichen Anforderungen entsprechen (mobiles Arbeiten, Flexibilität, gegenseitige Vertrauensbasis, ergebnisorientiertes statt zeit­orientiertes Arbeiten).

Einer der wichtigsten Punkte, den wir von innovativen Unternehmen lernen können, ist, dass eine Entwicklung nie abgeschlossen ist. So, wie Software regelmäßig mit Updates verbessert wird, muss sich auch die Verwaltung kontinuierlich weiterentwickeln. Dahinter steht das Leitbild eines “lernenden Staates”, der evidenzbasiert Entscheidungen trifft und sich stetig verbessert.

Kultureller Umbruch nötig

Auf Dauer werden sich die Menschen im Öffentlichen Dienst auf einen kulturellen Umbruch einstellen, der bestenfalls mehr an ein Start-up als an eine deutsche Amtsstube erinnert. Während der Corona-Krise haben die vielen Beamten und Beschäftigten gezeigt, dass sie flexibel und ohne Qualitätsverlust ihren Dienst auch im Homeoffice meistern und für die Bürger und die Wirtschaft effizient und nachhaltig arbeiten. Diesen Schwung, die Kreativität und den unbedingten Willen zur Problemlösung müssen wir auf dem Weg zu einer innovativen Verwaltung mitnehmen.

Ammar Alkassar, Bevollmächtigter des Saarlandes für Innovation und Strategie und CIO der saarländischen Landesregierung, ist Autor des Gastbeitrages.

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Innovative Verwaltung ist ein zentrales Thema der “Smart Country Convention”, die der Bitkom und die Messe Berlin am 27. und 28. Oktober als Special Edition veranstalten. Das Event wird life übertragen. Der Behörden Spiegel ist Partner dieser Veranstaltung.

Weitere Informationen unter: www.smartcountry.berlin

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