Autonome Verwaltungsverfahren – Optionen im Fördermittelmanagement

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Stephan Göttlicher und Kai Sattler von der Pass Consulting Group (v. l. n. r.) (Foto: PASS Consulting Group)

Der demografische Wandel wird den öffentlichen Sektor mit voller Wucht treffen – allein in der Bundesverwaltung gehen in den nächsten zehn Jahren mehr als 25 Prozent der Beschäftigten in den Ruhestand. Damit einhergehen sollte eine konsequente Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Unkreative Tätigkeiten werden zukünftig von Maschinen erledigt. Die Attraktivität des Staatsdienstes dürfte dadurch nur weiter steigen.

Ein zentrales Element wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen sein – im Versicherungs- und Bankenumfeld bekannt als „Dunkelverarbeitung“. Dabei geht es um mehr als die reine Entlastung von Routinetätigkeiten: Verwaltungsentscheidungen sollen in Zukunft durch IT-Systeme getroffen werden. Technologisch stehen hierfür zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. 2015 wurde mit dem Decision Modell and Notation (DMN) ein internationaler Standard zur Modellierung und Ausführung von Entscheidungen etabliert. DMN ergänzt die bekannte BPMN 2.0 und fokussiert konsequent den soziologisch geprägten Prozess der Anforderungsanalyse und die Konzeption der Entscheidungsprozesse.

Optionen im Fördermittelmanagement

Die Verwaltung öffentlicher Fördermittel erfordert eine Vielzahl von Prozessen. Gleichzeitig sind in vielen Bereichen die Voraussetzungen für eine konsequente Digitalisierung durchaus schon vorhanden, die Entscheidungslogik im Ansatz digitalisiert: Neben Gesetzen und Verordnungen stehen Anwendungscode aus Fachverfahren, Dienstanweisungen usw. zur Verfügung. Insbesondere eine Prüfung formaler Fördervoraussetzungen (KMU-Eigenschaft, De-minimis-Prüfung) könnten bereits heute vergleichsweise problemlos, weil eindeutig durch Prüfregeln abbildbar, automatisiert werden. Diese Prüfung ist dann umso effektiver, je weiter die Harmonisierung und Modernisierung der Registerlandschaft voranschreitet.

Überwachung der Ergebnisse durch die Sachbearbeitung

Noch nie war die Notwendigkeit, dass die öffentliche Verwaltung den „Pfad der Automatisierung“ beschreitet, so groß wie heute: Der demografische Wandel zwingt zu einer Neubewertung und die technologischen Möglichkeiten bieten bestmögliche Voraussetzungen.

Mit der Abbildung von Entscheidungslogik unter Nutzung des DMN-Standards könnte zudem ein Feld für den Einsatz von Maschine Learning (ML) in der öffentlichen Verwaltung geöffnet werden. Die beim DMN eingesetzten Methoden zur Abbildung der Input-Output-Beziehungen innerhalb der Entscheidung könnten mittels ML-Methoden implementiert werden. Die Sachbearbeitung muss die Ergebnisse der Entscheidungen dann nur noch überwachen.

Letzteres wird auch in fernerer Zukunft nötig bleiben. Eine dauerhafte Akzeptanz kann Automatisierung nur erfahren, wenn bspw. strukturelle Benachteiligungen von Antragstellern verhindert werden. Beim Design der Prozessautomatisierung ist daher unbedingt darauf zu achten, dass die Algorithmen Qualitätsstandards erfüllen. Deren Einhaltung müssen Organisationen bei der Entwicklung von neuen Systemen konsequent einfordern.

Die Autoren des Gastbeitrages sind Kai Sattler, Senior Solution Consultant Public Sector, und Stephan Göttlicher, Business Development Manager Public Sector, von der PASS Consulting Group.

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