Kommunales Management der Corona-Krise

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(Foto: Kienbaum)

Die Koordinierung der Maßnahmen zur Eindämmung des Coronavirus fordert die Kommunen seit März dieses Jahres heraus und wird die Landkreise, Städte und Gemeinden jetzt im Herbst / Winter weiterhin vor enormen Anstrengungen stellen.

Innerhalb weniger Tage haben Städte und Gemeinden ihre Arbeitsweisen neu aufgesetzt. Sie haben Verwaltung, Ordnungsdienste, Sozialarbeit, Bürgernähe und -beteiligung, Ratsarbeit und Wirtschaftsförderung an die Anforderungen der Corona-Krise mit ihren hohen Anforderungen an ein neues Miteinander-Arbeiten und -Leben angepasst. In Teilen ist es sogar gelungen, Innovationen durch Digitalisierung auf den Weg zu bringen. Hinzu kommen Angebote zur Unterstützung von Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft, die in der Not guttun und zumindest oftmals ein Anker waren, um nach vorne blicken zu können.

Das Beibehalten dieser Einstellungen und der Haltung zum Management der Corona-Krise wird in den kommenden Monaten und voraussichtlich auch noch in den Jahren 2021 und 2022 von höchster Bedeutung sein. In den nächsten Monaten geht es darum zunächst darum, die kurz- und mittelfristigen Maßnahmen in den Blick zu nehmen. Es zeigen sich dabei die nachfolgenden Perspektiven unter Berücksichtigung der vielfältigen Rückmeldungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Führungskräften der öffentlichen Verwaltung in den letzten Tagen und Wochen. Hinzu kommen die Erwartungen und Hilferufe der Bürgerinnen und Bürger sowie der Wirtschaft.

Perspektive Herbst/Winter 2020

Die kurzfristigen Ziele liegen selbstverständlich in der Eindämmung des Coronavirus sowie der grundsätzlichen Aufrechterhaltung der Aufgaben der Verwaltung mit besonderem Blick auf die Gesundheitsämter. Um das zu gewährleisten, sollten Verwaltungsaufgaben priorisiert, Verantwortlichkeiten klargestellt und schnelle Kommunikationswege abgesichert werden. Nur dann ist eine realistische Ressourcensteuerung (Absicherung der personellen Kapazitäten unter Vernetzung von Organisationseinheiten) möglich. Bei Identifikation kurzfristiger zu hebender Digitalisierungspotenziale können dabei IT-Sofort-Maßnahmen unterstützend helfen.

„Fertigungsstraßen“ können ein hoch effizientes Mittel sein, um massenhaft anfallende Aufgaben zu erledigen. Hierfür sollten die kritischen Prozesse in den Gesundheitsämtern und Ordnungsämtern in den Blick genommen werden. Arbeitseiliges Vorgehen hilft, Fachpersonal optimal zu nutzen und von Hilfspersonal unterstützen zu lassen. Dazu müssen die Prozesse zerlegt und neu organisiert werden. Ein optimiertes Einarbeitungsmanagement ermöglicht das professionelle Zusteuern von Unterstützungspersonal. So können auch bei steigenden Fallzahlen die Kontaktnachverfolgung und der Vollzug der Maßnahmen zur Eindämmung aufrecht erhalten werden.

Perspektive Frühjahr 2021

Im Frühjahr des kommenden Jahres sollten die Ziele in der Stabilisierung der Umsetzung der Aufgaben der Verwaltung von Ordnungsdiensten bis Wirtschaftsförderung und der Eigenbetriebe liegen. Dazu zählt die Absicherung des personellen Ressourcenmanagements ebenso wie die Weiterentwicklung der operativen Personaleinsatzplanung. Eine wichtige Aufgabe und Grundvoraussetzung, dass das gelingen kann, wird die Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft und -fähigkeit des sehr geforderten bzw. überlasteten Personals sein. Die Zeit sollte darüber hinaus dafür genutzt werden, ausgewählte Prozesse zu optimieren und Prozessstraßen mit arbeitsteiligen Abläufen zur weiteren Optimierung des Personaleinsatzes aufzubauen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren und sich bestmöglich auf neue Herausforderungen vorzubereiten gilt es die Steuerungsfunktionen (u.a. Weiterentwicklung des Risikomanagements, Einführung eines Programm-Managements zur Steuerung des gesamten Maßnahmenportfolios, Konzeption und Einführung eines Steuerungs-Dashboards) zu verbessern und Fokusthemen im Übergang zum Sommer 2021 zu identifizieren.

Perspektive 2021/2022

Die längerfristigen Ziele sind dann insbesondere bei der grundsätzlichen Stärkung des Personalmanagements einschließlich der Ressourcensteuerung und der Fortsetzung bzw. Intensivierung von Digitalisierungsvorhaben wie im Zuge von E-Government. Im Personalmanagement bedeutet das, zukunftsorientierte Konzepte neuer Arbeits- und Kommunikationsformen auf Grundlage der bisherigen Erfahrungen weiterzuentwickeln und die Arbeitgeberattraktivität durch neue Maßnahmen zu fördern. Die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben können dann zur Weiterentwicklung der jeweiligen Kommune in Bezug auf die weiterhin bestehenden und zurückkehrenden Anforderungen von Bürgerinnen/Bürgern und der Wirtschaft beitragen und für weitere Entlastung sorgen.

Längerfristige Maßnahmen können schon jetzt konzipiert werden. Bis zu deren Umsetzung wird es letztlich darauf ankommen, die volle Konzentration und die Kompetenzen der Kommunen auf die Eindämmung des Coronavirus, die Aufrechterhaltung einer praxisorientierten Verwaltung und die zielgerichtete kurzfristige Bereitstellung von Hilfen an Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft zu lenken.

Der Autor des Gastbeitrags ist René Ruschmeier, Director von Kienbaum Consultants International.

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