Von der Amtsstube zum digitalen Büro – ein Wegweiser

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(Foto: Free-Photos, pixabay.com)

Die öffentliche Verwaltung ist digitaler als ihr Ruf. Dies belegt der kürzlich veröffentlichte Digital Office Index 2020 des Bitkom. Gleichzeitig zeigt die Studie auf, wo noch Optimierungspotenziale bestehen.

Vorhandene Grundlagen nutzen

Beim Einsatz von Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsoftware ist die Verwaltung sehr gut aufgestellt: 88 Prozent der Befragten verwenden ERP-Lösungen; 78 Prozent nutzen ECM-Lösungen. Zudem gaben 96 Prozent an, dass sie derzeit mindestes die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch empfangen und 88 Prozent elektronisch erstellen.

Geschäftsprozesse zusammenhängend analysieren

Das volle Potenzial der Digitalisierung lässt sich dann realisieren, wenn einzelne Geschäftsprozesse nicht isoliert, sondern in ihren Zusammenhängen analysiert werden – beispielsweise bei der Einführung der E-Beschaffung im Zusammenspiel mit der E-Rechnung. So sind viele Schritte und Medienbrüche überflüssig, wenn Prozesse von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung übergreifend konzipiert und umgesetzt werden. Prozessmanagement unterstützt dabei, Transparenz zu erlangen und tradierte Arbeitsabläufe neu zu denken – und zwar so, dass sie zur Organisation passen und für die Mitarbeiter:innen mehr Freiraum für wichtige Aufgaben schaffen.

Wissen und Know-how aufbauen

Nur 53 Prozent gaben an, über die erforderlichen Mitarbeiter:innen zu verfügen, um Digitalisierung voranzutreiben – ein Trend, der sich aufgrund des demografischen Wandels weiter verstärken wird. Auch bei der Fort- und Weiterbildung haben Verwaltungen deutlichen Nachholbedarf. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, muss heute gehandelt werden. Externe Trainings und Schulungen zur digitalen Kompetenz qualifizieren das eigene Personal; Multiplikator:innen können den Wissensaufbau weiter vorantreiben.

Eine digitale Arbeitskultur etablieren

Corona hat uns gezeigt: Das digitale Büro der Zukunft können auch das Wohnzimmer oder das Lieblingscafé sein. Doch nur 40 Prozent aller festangestellten Mitarbeiter:innen verfügen über ein mobiles Endgerät mit Internetzugang. Hardware allein löst hier nicht alle Herausforderungen des digitalen und mobilen Arbeitsalltags. Voraussetzung dafür sind neue Formen der Zusammenarbeit und Arbeitskultur. Strategische Maßnahmen des Change Managements bzw. ein gezielter Prozess der Organisationsentwicklung unterstützen hierbei.

Den Blick auf das große Ganze nicht verlieren

Der Weg ins digitale Büro ist also geebnet. Digitalisierung darf dabei aber kein Selbstzweck sein. Bevor sich Verwaltungen aufmachen, ist es ratsam, sich auf die Ziele der Digitalisierung zu besinnen und diese strategisch weiterzuverfolgen. Sind die Ziele und Prioritäten klar, ist auch der Weg dorthin leichter.

Die Autorin des Gastbeitrags ist Dr. Annika Wederhake, Geschäftsfeldmanagerin Digitalisierungsberatung bei der MACH AG.

Digitalisierungsprojekte stellen Organisationen vor große Herausforderungen. Wie ein guter Austausch zwischen Fach- und IT-Abteilungen gelingt und komplexe Fragestellungen strukturiert angegangen werden können, erfahren Teilnehmer des Webinars, das der Behörden Spiegel gemeinsam mit der MACH AG zum Thema “Organisation, Technik, Beschäftigte – Behörden mit Prozessen ganzheitlich digitalisieren” veranstaltet. Als Gastreferent unterstützt Markus Koenemann-Schultze, Abteilungsleiter Interne Revision bei der Ärzteversorgung Niedersachsen die Veranstaltung. Das Webinar findet am 15. Dezember 2020 von 9:30-11 Uhr statt. Eine Anmeldemöglichkeit sowie alle anderen Informationen finden sich unter diesem Link.

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