Wie der Wandel in der Praxis gelingen kann

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(Foto: Wolters Kluwer)

Digitalisierung ist der Top-Trend 2020. Dem kann sich auch die Verwaltungspraxis nicht entziehen. Digitale Datenverarbeitung, intelligentes Wissensmanagement und technische Lösungen für eine automatisierte Bescheiderstellung würden den Alltag in der kommunalen Sozialverwaltung nicht nur dramatisch erleichtern, sie würden auch zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führen. Herr Christopher Rein, ausgewiesener Experte und Praktiker für die Digitalisierung in der kommunalen Sozialverwaltung, lässt uns an seinen Erfahrungen, die er unter anderem bei der Einführung und Aktualisierung eines Systems zur automatisierten Bescheiderstellung in der kommunalen Sozialverwaltung in Rostock gesammelt hat, teilhaben.

Die Gründe für die Notwendigkeit des dringenden Wandels im Bereich der kommunalen Sozialverwaltung sind andere als für viele Wirtschaftsunternehmen, so Christopher Rein. Im Bereich der kommunalen Sozialverwaltung ist vor allem der demografische Wandel Treiber für die Digitalisierung: Dem sich aus diesem Wandel ergebenden Fachkräftemangel steht eine wachsende Anzahl von Leistungsempfängern gegenüber. Aufgrund der größeren Mobilität wechseln die Mitarbeitenden häufiger den Arbeitsplatz und nehmen ihr Fachwissen mit. Auf der anderen Seite werden die rechtlichen Rahmenbedingungen immer komplexer. Der Wissensschwund durch ausscheidende Mitarbeitende stellt deshalb für die kommunale Sozialverwaltung zunehmend ein Problem dar.

Bleiben die Verwaltungen angesichts dieser Tatsachen untätig, können die Folgen verheerend sein. Die Sozialverwaltungen werden ihrem Auftrag nicht mehr adäquat nachgehen können. Die Fallbearbeitungen dauern sehr lange und das Sozialamt wird zur „No-go-Area“ für neue Mitarbeitende.

Ziel und Lösung: praxiserprobte digitale Sozialverwaltung 2.0

Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie kann diese Entwicklung stoppen. Bei dem Prozess der Digitalisierung der kommunalen Sozialverwaltung werden passgenaue Digitalisierungsstrategien benötigt, welche die Fachverfahren einbeziehen.

Das Rad muss nicht komplett neu erfunden werden

Dabei müssen die Mitarbeitenden mit ins Boot geholt und die Besonderheiten der bewährten Prozesse und Fachverfahren berücksichtigt werden und es müssen technischen Lösungen für die Zeitfresser in der Sachbearbeitung geboten werden. Die Schnittstellen müssen mit der bereits vorhandenen Software reibungslos zusammenarbeiten.

Digitalisierung soll die Mitarbeitenden entlasten

Wesentlich ist ein in diese Prozesse eingebettetes, digitales Wissensmanagement, das

die Sachverhaltsermittlung, die Wissensspeicherung, -anwendung und die Subsumtion durch die Sachbearbeiter/innen effektiv unterstützt, beschleunigt und optimiert.

(Foto: Wolters Kluwer)

Jetzt Leitfaden „Digitalisierung in der Sozialverwaltung“ herunterladen, in dem Herr Christopher Rein, die wichtigsten Säulen für die erfolgreiche Digitalisierung erläutert.

Die Autorin des Gastbeitrags ist Dörthe Schaiper, Redaktionsleiterin Sozialrecht eGovPraxis im Geschäftsbereich Legal bei Wolters Kluwer Deutschland.

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