Flexible, digitale Verwaltungsprozesse als Zukunftsschlüssel für Behörden

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Torsten Lips ist National Director Public Account Division bei Ricoh Deutschland. (Foto: Ricoh)

Behörden stehen aktuell mehr denn je vor der Herausforderung, Bürgern und Unternehmen digitale Services anbieten zu können. Gleichzeitig haben sie mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen, bei dem sie in Konkurrenz mit der privaten Wirtschaft stehen. Um diese Herausforderungen anzugehen, müssen sich Behörden effizienter aufstellen und Verwaltungsprozesse digitalisieren.

Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung ist die E-Rechnungsverordnung, die 2017 vom Bundeskabinett beschlossen wurde. Mit Ablauf der Frist am 27. November müssen öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene nicht nur in der Lage sein, XRechnungen empfangen und verarbeiten zu können, sondern auch die Gegenseite ist nun verpflichtet, ihre Rechnungen an Bundesbehörden und das Land Bremen elektronisch im Format der XRechnung zu versenden. Die Umsetzung auf Landesebene und kommunaler Ebene erfolgt in Abhängigkeit des jeweiligen Landesrechts.

Es lohnt sich für alle, sich jetzt schon nach den Vorgaben des Bundes zu richten, denn durch die Umstellung auf die XRechnung können nicht nur eingehende Rechnungen schneller verarbeitet werden und damit Mahngebühren vermieden und Skonti wahrgenommen werden. Zugleich sorgt die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung auch für mehr Transparenz, eine geringere Fehlerquote und entlastet die Mitarbeiter.

Mit Cloud-Plattformen den digitalen Datenaustausch vereinfachen

Cloud-Plattformen wie die Ricoh IDX-Plattform ermöglichen das einfache und flexible Empfangen und Versenden der XRechnung. Zusätzlich bietet Ricoh mit der neuen Online-Zugangsplattform OZP eine Rechnungseingangsplattform, die speziell an Institutionen gerichtet ist, die XRechnungen empfangen müssen oder möchten, aber nicht an eine der Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes oder der Länder (ZRE, OZG-RE) angeschlossen sind. Da Ricoh IDX ein zertifizierter PEPPOL-Access-Point ist, erhalten öffentliche Auftraggeber automatisch eine PEPPOL ID und sind somit in der Lage, ihre elektronischen Rechnungen EU-weit über PEPPOL zu erhalten.

Als Teil des TRAFFIQX® Netzwerks kann die Ricoh IDX-Plattform über 350 Dateiformate verarbeiten. So können auch Dokumente mit weiteren Dienstleistern oder internationalen Behörden ausgetauscht werden. Das TRAFFIQX® Netzwerk gewährleistet zudem durch höchste Datenschutzstandards und die verschlüsselte Kommunikation einen sichereren Dokumentenaustausch.

Der große Vorteil bei einer Cloud-Plattform wie Ricoh IDX besteht darin, dass kein IT-Projekt aufgesetzt werden muss und keine zusätzlichen Investitionen in Hardware und Software nötig sind.

Neben Ricoh IDX bietet Ricoh noch weitere Services speziell für den öffentlichen Sektor, um Behörden bei der digitalen Transformation zu unterstützen. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit unseren Experten – wir finden gemeinsam die passende Lösung für Ihre Anforderungen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.

Der Autor des Gastbeitrags ist Torsten Lips, National Director Public Account Division bei Ricoh Deutschland.

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