E-Akte unterstützt mobiles Arbeiten

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Mit einer Multi-Client Strategie bei der Umsetzung von E-Akte-Konzepten können die Beschäftigten praktisch von überall auf das DMS zugreifen. (Foto: BS/Ceyoniq Technology)

Seit fast einem Jahr macht die Corona-Krise Unternehmen und Organisationen zu schaffen und zwingt Mitarbeiter ins Homeoffice. In der öffentlichen Verwaltung konnte durch das Fehlen einer elektronischen Aktenführung oftmals keine wirksame mobile Arbeit ermöglicht werden. Die Folge: Die Bearbeitung von Anträgen verzögerte sich, Leistungen für Bürger wurden reduziert. Nscale eGov von der Ceyoniq Technology bietet eine Lösung.

Die Corona-Krise kam überraschend. Die öffentliche Verwaltung war im Frühjahr gezwungen, kurzerhand Arbeitsplätze im Homeoffice einzurichten. Viele Behörden waren darauf nicht gut vorbereitet. Das Beispiel einer Landeshauptstadt, die kurzfristig 5.000 Verwaltungsarbeitsplätze auf Heimarbeit umgestellt hat, inklusive der Ausstattung mit Notebooks und Konferenzsoftware, dürfte eher eine erfreuliche Ausnahme gewesen sein.

An anderer Stelle sind Verwaltungen den veränderten Bedingungen bis heute nicht gewachsen. Viele können nach wie vor nicht auf eine elektronische Aktenführung zurückgreifen. Diese ist jedoch zwingende Voraussetzung für den mobilen Zugriff auf Dokumente und somit für eine erfolgreiche Vorgangsbearbeitung. Zugleich stehen leistungsfähige Werkzeuge seit vielen Jahren bereit: So können auf Grundlage einer zentralen digitalen Informationsplattform problemlos webbasierte Lösungen freigeschaltet werden, die es ermöglichen, wichtige Verwaltungsdienste gegenüber Bürgerinnen und Bürgern jederzeit bereitzustellen. Noch ist unklar, wann die Corona-Krise überwunden sein wird. Um die Pandemiezeit bestmöglich zu gestalten und in Zukunft besser reagieren zu können, müssen die öffentlichen Verwaltungen jetzt handeln und wichtige Entscheidungen nicht länger vor sich herschieben.

Eine E-Akte-Lösung wie nscale eGov von der Ceyoniq Technology ist hierbei ein wichtiger technologischer Baustein.

Klar ist: Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements mit integrierter Vorgangsbearbeitung ist an eine gute Vorbereitung, Beschlüsse, Ausschreibungen, Auswahlverfahren, externe Unterstützung und Finanzierungen gekoppelt, die Schritt für Schritt umgesetzt werden müssen. Diesen Prozess anzustoßen, muss nun höchste Priorität haben.

Auf die öffentliche Verwaltung ausgerichtet

Nscale eGov von der Ceyoniq Technology bietet hier beste Voraussetzungen. Denn das System basiert auf dem Organisationskonzept “Baustein E-Akte” sowie der Referenzarchitektur “Elektronische Verwaltungsarbeit”. So ist die Lösung richtlinienkonform vorkonfiguriert. Das sorgt für einen revisionssicheren Umgang mit Informationen und kurze Einführungszeiten. Darüber hinaus entsprechen die Aktenstruktur sowie Workflows den gewohnten Geschäftsgängen oder Umlaufmappen. Fachanwendungen sind schnell und einfach integrierbar.

Die gegenwärtige Situation macht deutlich, wie wichtig bei der Umsetzung von E-Akte-Konzepten eine Multi-Client-Strategie ist. Erst diese macht effektives mobiles Arbeiten realisierbar. Nscale eGov stellt dafür unterschiedliche Clients zur Verfügung: den Desktop-Client oder die Explorer- Integration als verwaltungsinterne Anwendung, die App und den Web-Client. Mit ihm kann von überall auf das DMS zugegriffen werden, also auch vom Homeoffice aus, einfach über das Internet. Alle Daten und Informationen sind dann auf der zentralen Plattform verfügbar. Damit ist der Weg frei für modernes Arbeiten: wo, mit wem und wann man will.

Fest steht: Die Vorteile der EAkte reichen weit über die aktuelle Pandemiesituation hinaus. Ein moderner digitaler Arbeitsplatz unterstützt nicht zuletzt die Gewinnung junger Menschen für Jobs in der öffentlichen Verwaltung. Mit einem DMS werden die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie ein selbstbestimmteres Arbeiten gefördert und somit die Attraktivität des Arbeitsplatzes deutlich gesteigert.

Fazit

Die Corona-Krise führte in der öffentlichen Verwaltung vielerorts zu reduzierten Leistungen und langen Wartezeiten. Grund dafür war das Fehlen eines digitalen Informationsmanagements, das mobiles Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht hätte. Die Krise zeigte, wie schnell sich sicher geglaubte Bedingungen ändern können.

Mit nscale eGov ist eine flexible Lösung gegeben, wie sie zu Beginn der Pandemie wünschenswert gewesen wäre. Zugleich ist das System auf die Verwaltung abgestimmt und schafft, beispielsweise durch vorkonfigurierte Workflows, Potenziale, um Abläufe zu beschleunigen sowie effizienter zu gestalten.

Weitere Informationen unter: www.arbeitneuentdecken.com

Der Autor des Gastbeitrags ist Michael Genth, Business Sales Manager der Ceyoniq Technology GmbH.

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