Herausforderung im Jetzt mit Potential für die Zukunft

0
63
Klarer Trend - Menschen setzen in ihrer Behördenkommunikat on vermehrt auf digitale Wege. (Grafik: Statista via Cryptshare)

Noch nie war erfolgreiche Digitalisierung für den öffentlichen Dienst so wertvoll: Wenn Büros für den Publikumsverkehr geschlossen sind und viele Mitarbeiter ins Homeoffice müssen, kann der Betrieb nur mit digitalen Lösungen aufrechterhalten werden.

Digitaler Mehrwert für Behörden und Bürger

Für Behörden wird durch digitales Arbeiten vieles erleichtert, da zahlreiche zeitintensive Tätigkeiten für Mitarbeiter effizienter – oder sogar überflüssig – werden. Zudem können Unterlagen mit digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen bedeutend übersichtlicher und einfacher verwaltet werden, als es mit althergebrachten Ordnern und Aktenschränken der Fall ist.

Ein papierloses Büro hilft dabei, die Arbeitszeit nahezu vollständig auf die Bearbeitung der vorliegenden Sachverhalte verwenden zu können. Letztlich profitieren auch die Bürger sowie externe Dienstleister von effizienteren Prozessen. Anträge können direkt online gestellt und notwendige Nachweise und Unterlagen auf diese Weise eingereicht werden.

Durch die Digitalisierung machen Behörden ihren eigenen Mitarbeitern die Arbeit leichter – und gleichzeitig für die Menschen das Leben besser.

Die Kommunikation erfolgreich digitalisieren

Ein elementarer Grundstein für den Übergang von der analogen in die digitale Welt ist die Behördenkommunikation. Entscheidungsträger haben ihren Blick hierbei häufig vor allem auf den Preis und den Funktionsumfang einer Lösung gerichtet. Beide sind zwar unbestritten sehr wichtige Faktoren, man darf sich jedoch nicht auf sie allein konzentrieren.

Für die digitale Umsetzung ist es unabdingbar eine Lösung zu wählen, die von den Anwendern (also von den eigenen Mitarbeitern und den externen Kommunikationspartnern) akzeptiert wird. Ein Kommunikationskanal, der sich intuitiv nutzen lässt, ermöglicht es den Behördenmitarbeitern, effektiv und effizient ihrer Arbeit nachzugehen und wird deshalb auch nachhaltig angenommen. Wirksam unterstützt wird diese Akzeptanz zusätzlich, wenn es Integrationen in die vertraute Arbeitsumgebung gibt. Wenn die Kommunikationslösung zudem bidirektional nutzbar ist, also auch für alle externen Kommunikationspartner jederzeit zur Verfügbar steht, kann der Datenverkehr in beide Richtungen ungehindert fließen.

Durch die Wahl der richtigen Kommunikationslösung machen Behörden in ihrer Digitalisierung einen großen Schritt nach vorn. Der Austausch mit Kontaktpartnern profitiert und der Service der Behörde wird auf eine völlig neue Ebene gehoben – hin zu mehr Bürgerfreundlichkeit und mehr Nähe zu den Menschen.

Nehmen Sie an unserem Webinar teil und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Kommunikation in Ihrer Behörde DSGVO-konform digitalisieren. Die Anmeldung findet ich unter diesem Link.

Der Autor des Gastbeitrags ist Alexander Matthäus, Content Strategist bei Cryptshare.

Kommentieren Sie den Artikel

Please enter your comment!
Please enter your name here