Der Werkzeugkoffer für Wissensmanagement und Digitalisierung

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(Grafik: PICTURE GmbH)

Die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben wie „OZG“, „E-Akte“ und „demografischer Wandel“ ist umfassend. Vom Hinterfragen etablierter Arbeitsweisen bis zur Einführung digitaler Akten – die Herausforderungen im öffentlichen Sektor sind vielfältig. Auf dem Weg zum digitalen Wandel sind neue, effiziente Lösungen und Konzepte gefragt. Das Prozessmanagement und die damit einhergehende systematische Auseinandersetzung mit Verwaltungsprozessen ist ein Treiber im Rahmen der Modernisierungsbestrebungen in der ÖV. Die Betrachtung von Prozessen und deren Optimierung trägt nachhaltig dazu bei, die Behörden zukunftsfähig und Demographie fest zu machen und so die digitale Transformation im öffentlichen Sektor auszubauen.

Um den Behörden bei der Auseinandersetzung mit vorhandenen Prozessen und Digitalisierungsvorhaben Hilfestellung zu geben, eigenen sich besonders Best-Practice-Beispiele anderer Verwaltungen. Neben einem Impuls zu den Herausforderungen des Prozessmanagements stehen daher 3 Praxisvorträge im Mittelpunkt des Webinars:

In der Stadt Willich z.B. suchte man eine Wissensmanagement-Software. Ziel war der Aufbau eines Wissensmanagements innerhalb der Verwaltung. Alles kam anders: Bei der Fachtagung e-nrw 2018 kam die Stadt mit dem Unternehmen PICTURE in Kontakt. Und schnell wurde klar, dass Wissen und Prozesse Hand in Hand greifen. Das Management-Team Digitale Transformation warb daher konsequent dafür, die Treiberthemen Wissensmanagement, Digitalisierung, Prozesserfassung/-identifikation sowie -optimierung ganzheitlich zu betrachten und anzugehen.

Bei der KAAW – Kommunale-ADV Anwendergemeinschaft West setzt man auf interkommunales Prozessmanagement, um synergetische Mehrwerte zu realisieren. So können potenzielle Einsatz- und Nutzungsmöglichkeiten von Prozessmanagement verwaltungsübergreifend besprochen und die Möglichkeiten eines softwaregestützten Prozessmanagements ausgelotet werden.

Und am Best-Practice-Beispiel der Stadt Wuppertal werden neben dem Vorgehen zur Einführung des Prozessmanagements, Fragen der organisatorischen Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten erörtert, die den Erfolg beeinflussen können. Ein Best-Case wie dieses hebt die unterschiedlichen Anforderungen hervor, die sich aus der Nutzung des Prozessmanagements für die Umsetzung des OZG, der allgemeinen Organisationsentwicklung und dem Wissensmanagement ergeben. Auch die Phasen der Erstellung einer Prozesslandkarte als Übersicht, der Aufnahme von IST-Prozessen und der späteren SOLL-Konzeption zur Optimierung und Digitalisierung werden in Wuppertal berücksichtigt.

Bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben gibt es viele Fragen und Vorbehalte. Praxisbeispiele helfen anderen Behörden dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, mit welchen Lösungen sie ihr Projekt, ob Wissensmanagement, OZG oder E-Akte erfolgreich umsetzen. Wer sich behördenübergreifend vernetzt, macht somit den ersten Schritt zur erfolgreichen Verwaltungsdigitalisierung.

Der Autor des Gastbeitrags ist Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der PICTURE GmbH.

Im Partner-Webinar des Behörden Spiegel mit PICTURE unter dem Titel “Prozessmanagement – Der Werkzeugkoffer für Wissensmanagement und Digitalisierung”, das am 19. Februar von 10 bis 11:30 Uhr stattfindet, erfahren die Teilnehmer, wie Prozesse im Vorfeld der Digitalisierung sauber dokumentiert und optimiert werden können, damit die Digitalisierung ihre vollen Potenziale ausspielen kann.

Die Anmeldemöglichkeit und alle weiteren Informationen finden sich unter diesem Link.

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