Intelligenter Datenfluss im Fördermittelmanagement

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Stephan Göttlicher, Business Development Manager Public Sector bei der PASS Consulting Group, und Markus Uhl, Business Development Manager bei der agentes group (v. l. n. r.). (Fotos: PASS Consulting Group; agentes group)

Auch im Fördermittelmanagement ist die Zielrichtung klar: Wünschenswert sind digitale End-to-End-Prozesse ohne Medienbrüche. Ob dieses Ziel erreicht wird, entscheidet sich allerdings nicht in der Prozessabwicklung im Verhältnis zwischen dem Antragsteller und der ausgebenden Stelle bzw. der internen Sachbearbeitung. Stattdessen trennt sich die „Spreu vom Weizen“, wenn Daten über Systemgrenzen hinweg ausgetauscht werden sollen. Sprich, wenn die intelligente Systemintegration des IT-Verwaltungssystems in die bestehende IT-Landschaft im Vordergrund steht.

Als erster Impuls wird hierbei eine spezifizierte, entwickelte und im besten Fall bidirektionale Schnittstelle genannt. Ist das aber wirklich vonnöten? Halten wir uns folgendes Szenario vor Augen: Im Fördermittelmanagementsystem wird mit Bewilligungsschreiben eine Zuwendung in Höhe von z. B. 15.000 EUR zugesichert. Die eigentliche Auszahlungsanweisung muss nun im Haushaltswirtschaftssystem des Fördermittelgebers erfasst und die Überweisung angestoßen werden. Hier liegt also ein unvermeidlicher Datenfluss über Systemgrenzen hinweg vor. Um zeitaufwändige, manuelle Erfassungen zu vermeiden, würde im konkreten Beispiel sehr schnell der Wunsch nach einer Schnittstelle zwischen den beiden Systemen laut. Die Implementierung kann ein durchaus langwieriger Prozess sein.

Ist der User Interface Connector die Alternative?

Eine echte Alternative zum beschriebenen Vorgehen ist der agentes User Interface Connector (aUIC), der in nur drei Schritten den automatisierten Datenaustausch zwischen zwei Anwendungen, die keine gemeinsame Schnittstelle haben, ermöglicht:

Der erste Verarbeitungsschritt ist die Versorgung des aUIC mit Quelldaten. Über einen Webservice können diese Daten zum Beispiel aus Online-Portalen abgerufen werden. Alle maschinell lesbaren Formate können dabei verwertet werden. Die Aufbereitung und Verarbeitung der Quelldaten erfolgt im sogenannten aUIC-Kern. Hier werden die zuvor definierten Datenformate, Inhalte, Prozessabläufe und eventuelle Prozessalternativen abgearbeitet. Über ein optionales Freigabecenter können Anwender zudem eingehende Datensätze vorab prüfen und freigeben. Die im Kern erzeugten Datensätze können abschließend in die Zielanwendung übertragen werden.

So kann der Datenaustausch zwischen zwei Anwendungen, die keine gemeinsame Schnittstelle haben, automatisiert und die Datenübernahme beschleunigt werden.

Die Flexibilität ist der Trumpf

Gerade im Fördermittelgeschäft werden die Zyklen der Förderthemen immer kürzer. Zum einen muss die Politik flexibler auf technologische Trendthemen im Rahmen der Grundlagen- oder angewandten Forschung reagieren und zum anderen auf Verwerfungen des Marktes durch externe Schocks. Insofern kommt der Abwicklung der Programme durch unterschiedliche Stellen eine wachsende Bedeutung zu – inklusive der Herausforderung, den Datenaustausch über Systemgrenzen hinweg zu organisieren. Der aUIC kann hier einen Beitrag leisten, um in kurzer Zeit diese Prozessorganisation zu optimieren.

Den Gastbeitrag haben Stephan Göttlicher, Business Development Manager Public Sector, PASS Consulting Group, und Markus Uhl, Business Development Manager, agentes group, verfasst.

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