Papierdokumente rechtssicher scannen

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(Grafik: Bundesdruckerei)

In Deutschlands Behörden stehen die Zeichen klar auf Digitalisierung. Ein Meilenstein ist die E-Akte, in die auch Papierdokumente übergehen. Ein Prozess, der angesichts strenger Vorgaben nach einer standardisierten Lösung verlangt.

Mächtige Aktenberge auf den Schreibtischen, wuchernde Blätterwälder in den Archiven und mittendrin pulsiert das Arbeitsleben – Bilder eines Streifzugs durch die hiesige Verwaltungslandschaft. In Deutschlands Behörden ist Papier allgegenwärtig. Noch. Denn schon seit 2020 sind die Institutionen des Bundes dabei, auf elektronische Aktenführung umzusteigen. Die Justiz muss deutschlandweit bis 2026 nachziehen.

Für Landesbehörden und Bürgerämter fehlt es meist noch an verbindlichen Fristen. Trotzdem sollten sie sich bereits jetzt mit der E-Akte beschäftigen. Weil sie ohnehin kommen wird. Und weil sie sich lohnt. Papierbasiertes Arbeiten nagt an der Effizienz und ist nicht kompatibel mit Remote Work. Zudem wachsen mit jedem Dokument die Archive – und mit ihnen die Lagerungskosten. Papierbestände zu digitalisieren, ergibt also in vielerlei Hinsicht Sinn. Vorausgesetzt, man es geht es richtig an: Damit Dateien genauso rechtswirksam sind wie Gedrucktes, muss beim Digitalisieren der Beweiswert erhalten bleiben.

Ersetzendes Scannen ohne Eigenaufwand

Den geeigneten Prozess beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner TR RESISCAN für ersetzendes Scannen. Beim ersetzenden Scannen entstehen digitale Dokumente, die die gleiche Beweiskraft wie die gedruckten Originale haben, sodass diese – bis auf einige besonders sensible Ausnahmen – vernichtet werden können.

So viel Rechtssicherheit verlangt nach professionellen Dienstleistern. Einer von ihnen ist die Bundesdruckerei, die seit Jahren Scanvorhaben für den Bund abwickelt. Ihr BSI-zertifizierter „RESISCAN Service“ erfüllt sämtliche Vorgaben der Richtlinie und verspricht dem Kunden ein Komplettpaket. So unterstützen die Bundesdruckerei-Experten bereits dabei, die Papierdokumente nach ihrem Schutzbedarf zu klassifizieren.

Nach dem Transport spielt sich der Rest in einer Hochsicherheitsumgebung ab. Allem voran der Scanprozess selbst, bei dem überdurchschnittlich hohe Qualitätsstandards greifen – darunter auch eine umfangreiche Stichprobenprüfung.

Volle Rechtssicherheit, leere Lager

Volle Rechtsicherheit gibt es aber nicht, bevor die digitalen Dokumente durch elektronische Signaturen oder Siegel unveränderbar sind. Erst dann heißt es bei einer zertifizierten Vernichtung Abschied nehmen vom Papier.  

Die Entlastung der Archive und Lager dürfte sich finanziell schnell bemerkbar machen. Zudem verschlanken die digitalen Dokumente Prozesse, weil sie frei von Medienbrüchen und räumlich ungebunden zur Verfügung stehen. Und wer sich beim RESISCAN Service für eine optische Zeichenerkennung (OCR) entschieden hat, profitiert zudem von einer Volltextsuche. Diese beschleunigt Rechercheprozesse und Fachverfahren merklich.

Mehr Informationen unter bdr.de/resiscan

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