Was KI in der öffentlichen Verwaltung leisten kann

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KI kann dabei helfen, die riesigen Datenmengen der Verwaltungen effizient zu verarbeiten. (Foto: BS/Jae Rue, pixabay.com)

Mit Künstlicher Intelligenz können Behörden die wachsende Datenflut effizient meistern. Vom schnellen Finden relevanter Informationen bis hin zur Optimierung von Bürgerservices: Digitalisierung mit Hilfe moderner KI-Verfahren macht sich im täglichen Arbeitsablauf an vielen Stellen bezahlt.

Gesetze, Verwaltungsvorschriften, Ausführungsbestimmungen, personenbezogene Angaben der Bürgerinnen und Bürger: Die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland verfügen über riesige Datenmengen, die täglich anwachsen. Mit einer modernen, KI-basierten Such- und Analysesoftware als digitalem Helfer können sie diese Daten effizient erschließen und automatisiert verarbeiten.

Das beginnt mit der klassischen organisationsweiten Suche. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Behörden erhalten die Möglichkeit, benötigte Inhalte in großen Datenmengen zuverlässig und schnell zu finden. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Informationen in Fachanwendungen, auf internen Servern, in der Cloud, in Wikis, in E-Mail-Systemen oder Datenbanken liegen – das Finden arbeitsrelevanter Informationen ist dann so einfach wie eine Recherche im Internet. Dabei ist sichergestellt, dass die Nutzerinnen und Nutzer in ihren Trefferlisten nur Daten angezeigt bekommen, auf die sie befugt sind, zuzugreifen.

Intelligente Dokumentenanalysen

Der Nutzen einer solchen Software für Behörden geht aber weit über die reine Suche hinaus. Ihre KI-Verfahren ermöglichen nämlich auch intelligente Dokumentenanalysen. Die Software kann in Dokumenten und Inhalten selbstständig die relevanten Kerninformationen erkennen und in beliebige Workflows einbringen. Dadurch lassen sich zahlreiche Prozesse digitalisieren und automatisieren.

Ein Beispiel dafür ist die Antragsstellung auf Bürgerportalen. Die Analysesoftware kann die von Bürgerinnen und Bürgern eingereichten Unterlagen automatisiert auf Stimmigkeit und Vollständigkeit prüfen. Müssen Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden, erhalten die Antragssteller noch während der Dateneingabe im Bürgerportal einen Hinweis. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Themenidentifizierung von Dokumenten und ihre entsprechende Sortierung. Behörden können beispielsweise eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterrouten oder automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden. Nicht zuletzt unterstützt eine solche Analysesoftware Behörden auch bei der DSGVO-Compliance.

Die Einsatzszenarien einer KI-basierten Such- und Analysesoftware sind äußerst vielfältig. In jedem Fall entlastet eine solche Technologie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von manuellen Standardaufgaben und unterstützt die öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung von Bürgerservices.

Autor des Gastbeitrags ist Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG.

Gemeinsam mit der IntraFind Software AG veranstaltet der Behörden Spiegel am 8. Oktober, 10.30 – 12 Uhr, auf Digitaler Staat Online ein Partner-Webinar zum Thema “KI in der Öffentlichen Verwaltung – Nutzen & Anwendungsbeispiele für erfolgreiche Digitalisierung”. Weitere Informationen zur Veranstaltung und die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es auf Digitaler Staat Online unter diesem Link.

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