Elektronischen Rechnungsstellung: Warum sollten Sie wechseln?

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(Grafik: mohamed_hassan, pixabay.com)

Die Digitalisierung ist die Zukunft. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung spielt bei diesem Übergang eine große Rolle – von der Einhaltung neuer Richtlinien und Geschäftspraktiken bis hin zur Einführung neuer Technologien, welche alles unterstützen. Es handelt sich um eine ziemlich große Veränderung, die schon seit Jahren im Gange ist.

Die Zeiten ändern sich

Als öffentliche Einrichtung, die Waren oder Dienstleistungen von ihren Lieferanten kauft, ist der Erhalt von Rechnungen nichts Neues. Sie müssen sicherstellen, dass Sie für die Waren oder Dienstleistungen, die Sie von Ihren Geschäftspartnern erhalten, auch bezahlen. Was jedoch neu für Sie sein könnte, sind die veränderten Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, um die sich ändernden gesetzlichen Vorschriften für die Rechnungsstellung zu erfüllen. Wenn Sie sich mit diesen Änderungen noch nicht befasst haben (oder sie immer noch vor sich herschieben), sollten Sie wissen, dass Sie ihnen nicht mehr lange ausweichen können!

Was ist eine E-Rechnung?

Wie eine PDF-Datei ist auch eine elektronische Rechnung eine digitale Datei, aber das macht eine PDF noch lange nicht zu einer elektronischen Rechnung!

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, in der jeder Teil einen festen Platz hat, der durch den verwendeten Standard bestimmt wird. Aufgrund der Struktur kann eine elektronische Rechnung automatisch elektronisch zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden. Die elektronische Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie jede andere Rechnung (und alle zusätzlichen Informationen, die für den jeweiligen Geschäftpartner erforderlich sind).

Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Das hängt von den Anforderungen Ihres Kunden an die Rechnungsstellung und den von ihm angebotenen Optionen ab. Es hängt aber auch von den Möglichkeiten Ihres Unternehmens und der Anzahl der Rechnungen ab, die Sie versenden.

Wie versende ich eine Rechnung über Peppol?

Wenn Sie in Deutschland ansässig sind, kann es sein, dass Ihr Geschäftspartner Sie bittet, seine Rechnung über Peppol zu versenden. Peppol ist ein Netzwerk, welches weltweit immer beliebter wird. Viele Unternehmen, staatliche Organisationen und kommunale Auftraggeber sind bereits an das Netz angeschlossen. Sobald Sie Zugang zu diesem Netz haben, können Sie mit allen angeschlossenen Parteien auf sehr sichere Weise Rechnungen austauschen. Alle über Peppol versendeten Rechnungen müssen dem Peppol-Format entsprechen: Peppol BIS Billing 3.0. Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen Peppol Access Point (z.B. TIE Kinetix). Access Points sind (in der Regel) Dienstanbieter, die von der Dachorganisation OpenPeppol auf die Erfüllung mehrerer Qualitätsanforderungen geprüft wurden.

Schlussfolgerung

Seit es die erste Rechnung gab, hat sich viel verändert, und sie wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln. Die elektronische Rechnungsstellung gibt es auch schon seit einiger Zeit, und obwohl sie ursprünglich als Lösung für größere Unternehmen und staatliche Organisationen gedacht war, wird sie jetzt zu einer gesetzlichen Anforderung für staatliche Organisationen und ihre Geschäftspartner. Jetzt, da Peppol weltweit expandiert, ist die elektronische Rechnungsstellung für jedermann zugänglich und lässt sich leicht in das eigene Unternehmen integrieren.

Der Autor des Gastbeitrags ist Christian Seidl, Geschäftsführer bei TIE Kinetix.

Gemeinsam mit TIE Kinetix veranstaltet der Behörden Spiegel am Mittwoch, den 13. April von 10:30 bis 12 Uhr ein Partner-Webinar zum Thema “Einführung der E-Rechnung – Booster für digitale Geschäftsprozesse”. Dort werden verschiedene Aspekte erörtert, die bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung berücksichtigt werden sollten. Mehr Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es hier.

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