Mobil und DSGVO-konform

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(Foto: Cortado)

Immer mehr öffentliche Verwaltungen verwenden beim Arbeiten Tablets und Smartphones. In einigen Fällen ist es die Gremienverwaltung, die dank Tablets papierlos tagt, in anderen Kommunen verrichten das Ordnungsamt, die Gebäudeverwaltung oder Abteilungsleiter ihre Arbeit mit mobilen Geräten.

Eine der ersten Frage, die sich den IT-Verantwortlichen bei der Einführung mobiler Geräte stellt: Sollen wir Diensthandys anschaffen oder die privaten Geräte der Mitarbeiter zu einem beruflichen Einsatz zulassen?

Doch egal wie die Entscheidung ausfällt: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt den Einsatz eines Mobile-Device-Management-Systems (MDM). Mithilfe des MDMSystems werden für Diensthandys oder private Geräte der beruflich und der privat genutzte Bereich strikt voneinander getrennt – eine wichtige Voraussetzung zur Einhaltung der DSGVO. Außerdem können den Mitarbeitern unterschiedliche Rechte und Apps zugeteilt werden. Geht ein Gerät verloren, kann es geortet und im Notfall aus der Ferne gesperrt und partiell oder komplett gelöscht werden.

Will die IT-Abteilung Apps und Updates auf die Geräte verteilen, kann sie dies aus der Ferne tun, ohne Handys und Tablets einzusammeln und sie per Hand einzurichten. Mit Apples Automated Device Enrollment (ADE) bzw. Android Zero Touch und einem MDM-System muss man die Geräte noch nicht einmal aus der Originalverpackung nehmen, um sie betriebsbereit einzurichten. Wichtig ist für die meisten Verwaltungen, dass die Einrichtung der Geräte einfach ist. Je nach Größe der Kommune sind die personellen Ressourcen der IT begrenzt oder werden von Mitarbeitern anderer Abteilungen quasi nebenher mitbetreut. Auch wenn das technische Know-how vorhanden ist: Die Arbeitszeit ist kostbar.

“Wir mussten uns dringend etwas überlegen und bei unserer Lösung vermeiden, dass uns jemand wegen der Datenschutzgrundverordnung auf die Füße tritt”, erinnert sich Timo Gäßner, Mitglied im EDV-Team der Gemeinde Eschenburg an seine Ausgangssituation. Die Gemeinde entschied sich für iOS-Geräte und Cortado MDM. “Hätten wir die iPads alle per Hand einrichten müssen, wären wir lange beschäftigt gewesen.”

Nach Erfahrung von Michael Rödiger, Kaufmännischer Leiter beim MDM-Hersteller Cortado, steht das Thema DSGVO ganz vorn auf der Agenda der Kommunen. Seine Kunden seien froh über die im System bereits vorkonfigurierten DSGVOVorlagen, die mit einem Häkchen in der Verwaltungskonsole aktiviert werden können, und den HostingStandort. Dankbar seien viele Kunden auch über die deutschsprachige Software und den muttersprachlichen Support. Rödiger: “Es gibt noch viel zu tun, aber es geht voran beim mobilen Arbeiten in den Verwaltungen.”

Der Autor des Gastbeitrags ist Michael Rödiger, Kaufmännischer Leiter & Prokurist bei Cortado Mobile Solutions.

Gemeinsam mit Cortado veranstaltet der Behörden Spiegel am Donnerstag, den 9. Juni von 10:30 bis 12 Uhr ein Partner-Webinar zum Thema “Mobiles Arbeiten in öffentlichen Verwaltungen – aber bitte DSGVO-konform”. Die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es hier.

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