KI in der Sachbearbeitung 2030

Künstliche Intelligenz verbreitet sich immer schneller – auch am Arbeitsplatz. Um die zukünftigen Auswirkungen des KI-Einsatzes schon heute besser zu verstehen, hat die Denkfabrik des BMAS eine Studie durchgeführt. Sie zeigt, welche Veränderungen Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung zu erwarten haben.

Die Abteilung Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) hat in einer Studie die möglichen Einflüsse von Generativer KI auf die Arbeit bis 2030 analysiert. Es werden drei mögliche Szenarien herausgearbeitet: Je nachdem, welche Entscheidungen heute getroffen würden, werde eher das eine oder das andere Szenario eintreffen, erklären die Forschenden. Gleichzeitig betonen sie, dass es lediglich mögliche Szenarien sind, nicht etwa die sichere Zukunft.

Alle drei Szenarien prognostizieren tiefgreifende Veränderungen für die Arbeitswelt durch KI. Die Qualität der Veränderung ist dabei je nach Szenario unterschiedlich. Um die Auswirkungen greifbar zu machen, haben die Forschenden fiktive Personas geschaffen, die verschiedene Berufsgruppen repräsentieren. Eine davon ist Maria Schmidt, eine Sachbearbeiterin aus der öffentlichen Verwaltung. Sie arbeitet seit 17 Jahren im Denkmalschutz und Grünflächenmanagement der Stadt Köln.

Szenario 1: Aktive KI-Entwicklung

Im ersten Szenario („Wettbewerbsfähiges KI-Ökosystem“) haben deutsche Unternehmen massiv in die Entwicklung von KI investiert und auch die Stadtverwaltung konnte so aufholen. Es wurden eigene Modelle entwickelt, um effizienter zu arbeiten und bessere Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger anzubieten. Die KI wird verantwortungsvoll genutzt, es gibt ethische Leitlinien und barrierefreie Lösungen, sodass eine inklusivere Gesellschaft geschafft wird.

Die Kölner Stadtverwaltung ist in einem Verbund organisiert und beteiligt sich an der Entwicklung neuer KI-Lösungen. Der fiktiven Maria geht es damit gut: Sie ist stets auf dem neuesten Stand der Technik und „spürt, dass die Reflexion ihrer Arbeitsroutinen und eine Anpassung der Prozesse ihr Energie geben. Sie ist glücklich, an der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen mitwirken zu können“. Andere Verwaltungen werden jedoch eher abgehängt und nur nach und nach geupdatet.

Szenario 2: Verpasste Chance

Im zweiten Szenario („Zaungast der KI-Revolution“) stoppt der Datenschutz den KI-Einsatz. Die Lösungen der „großen internationalen Anbieter“ dürfen nicht genutzt werden. In Deutschland wurde aber wenig KI selbst entwickelt. Die Daten der Bürger, die durch Online-Dienstleistungen gesammelt werden, werden nicht weiterverarbeitet. Das hat langfristig negative Auswirkungen auf die Zukunft der öffentlichen Verwaltung. Maria ist frustriert, verlässt die Stadtverwaltung und wird Digitalisierungsexpertin bei einer Non-Profit-Organisation. Dort unterstützt sie die Implementierung von KI-Anwendungen und ist überzeugt von der „richtigen Balance“ zwischen Datenschutz und Automatisierung.

Szenario 3: Verwaltungsspezifische Lösungen

Im dritten Szenario („Innovationskraft der Hidden Champions“) haben sich Unternehmen hierzulande auf spezialisierte KI-Modelle konzentriert. Auch die Kölner Verwaltung entwickelt gemeinsam mit weiteren Landes- und Kommunalverwaltungen innovative Lösungen für die Automatisierung der Verwaltungsprozesse. Technologische Entwicklungen werden auf die jeweiligen Kompetenzbereiche der Verwaltungsebene zugeschnitten. Dabei geht es schnell voran, weil die öffentliche Verwaltung über „wertvolle Prozessdaten“ verfügt. Der Bund fördert die Verpflichtung zu ethischen Leitlinien sowie die Selbstregulation.

Maria ist zufrieden. Der KI-Einsatz hat die Arbeitsbedingungen verbessert und sie hat mehr Zeit für komplexe Aufgaben und die Betreuung der Bürger. Die Stadtverwaltung Köln bietet regelmäßige Weiterbildungen und Praxisübungen an. Außerdem sind jüngere Kollegen hilfsbereit und können Marias Fragen beantworten. Die Beschäftigten werden in die Entwicklungen einbezogen, ihre Bedürfnisse werden wahrgenommen und spiegeln sich in prozessspezifischen KI-Lösungen wider. Der Job ist sehr attraktiv, sodass die Verwaltung viele neue Menschen einstellen kann.

Was braucht es

Während im zweiten Szenario die Möglichkeiten neuer Technologien weitgehend ungenutzt bleiben, findet die KI sowohl im ersten als auch im dritten Szenario ihren Weg in die öffentliche Verwaltung. Der große Unterschied zwischen diesen beiden Entwicklungspfaden ist die Kooperation und der Einbezug aller Verwaltungen. Während die fiktive Mitarbeiterin im ersten Szenario Glück hat, dass ihr Arbeitgeber zu den Vorreitern der Transformation gehört, andere aber abgehängt werden, geht das dritte Szenario davon aus, dass übergreifende KI-Lösungen für Verwaltungen unterschiedlicher Ebenen entwickelt werden. Außerdem werden die Beschäftigten im dritten Szenario stark eingebunden und weitergebildet. Für ein besseres Verständnis der unterschiedlichen Szenarien lohnt sich ein Blick in die Studie.

Die Studie zeigt: Ob die Verwaltung 2030 effizienter, gerechter und bürgernäher ist, entscheidet sich heute. Die Autorinnen und Autoren formulieren drei zentralen Handlungsempfehlungen für die Politik und Unternehmen: zielgerichtete Investitionen, die Stärkung von KI-Kompetenzen und eine vorausschauende Arbeitsmarktpolitik.