No-Code-Plattformen eröffnen auch der öffentlichen Verwaltung einen Weg zu einer schnellen und kostengünstigen Entwicklung von Anwendungen. VIS-NoCode ist die erste vollständig in ein ECM integrierte Automatisierungslösung zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.
Klassische Lösungen der Prozessautomatisierung in der öffentlichen Verwaltung sind eigenständige Fachanwendungen mit weiterem Nutzerinterface. Ausgelöst wird ein Workflow meist in einem Fachverfahren oder einer Schnittstelle. Aktionen der jeweiligen Prozesse erfolgen außerhalb der Aktenführung. Die Herausforderung für die öffentliche Verwaltung besteht darin, dass es durch eine unabhängige Workflow-Komponente ein weiteres Tool neben ECM und Fachverfahren gibt, in dem Aufgaben und Workflows ausgeführt werden müssen. Dies ist nicht nutzerfreundlich und erfordert einen hohen Schulungs- und Betriebsaufwand. Außerdem werden weitere spezialisierte personelle Ressourcen benötigt – unter anderem Administratoren, Betriebsverantwortliche oder Multiplikatoren. Werden Prozesse mit aktenrelevantem Inhalt in der unabhängigen Fachanwendung automatisiert, werden die Informationen über eine Schnittstelle aus dem ECM „geholt“. Dadurch ist die Revisionssicherheit und Vollständigkeit im ECM nicht durchgängig gewährleistet. Es resultiert erheblicher Mehraufwand durch verschiedene Teilexporte, die später zu einer Akte im ECM zusammengefasst werden müssen. Weiterhin sind auch Akteneinsichten aufwendiger datenschutzrechtlich umzusetzen. Bereits geschaffene Teilprozesse können durch klassische Lösungen der Prozessautomatisierung im ECM nicht nachgenutzt werden.
Die Lösung
Mit VIS-NoCode stellt die PDV GmbH der öffentlichen Verwaltung erstmals eine in die vorhandene IT-Landschaft einfach zu integrierende Automatisierungslösung bereit. Intelligent verbindet sie bisher voneinander getrennte Werkzeuge für die digitale Aktenführung, den Datentransfer und das Prozessmanagement. Für Verwaltungen wird es mit VIS-NoCode möglich, ihre internen Prozesse weitgehend in Eigenregie zu digitalisieren. Sie gewinnen dadurch Zeit und sparen Geld. Im Ergebnis profitieren auch die Bürger von den kürzeren Bearbeitungszeiten. Die in VIS-NoCode enthaltenen Module ermöglichen eine strukturübergreifende und flexible Prozessautomatisierung. Auf einer grafischen Benutzeroberfläche können aus bereits vorgefertigten Funktionsbausteinen Prozesse eigenständig zusammengestellt werden. Für die Konfiguration der Verwaltungsprozesse sind keine besonderen Programmierfachkenntnisse erforderlich. Verantwortliche Mitarbeitende können sich somit auf die Lösung organisatorischer Fragen zur Optimierung der Verwaltungsprozesse konzentrieren.
Komponenten der durchgängigen Prozesssteuerung
- Datenaustausch: Extraktion, Verarbeitung und Ablage von Daten, Informationen, E-Mails und Dateien sind medienbruchfrei möglich.
- OZG-konform: Die inklusive Fit-Connect-Schnittstelle dient dem Abholen von Anträgen (+ angehängten Dateien) aus OZG-Portalen, die weitergeleitet werden können.
- Steuerung: Vom Kunden selbstbestimmtes, regelbasiertes Input-Management durch den Ereignismanager und regelbasiertes Output-Management durch beispielsweise Anbindungen an Fachverfahren.
- ECM-integriert: Anpassung eines laufenden Prozesses im ECM ist möglich, da Rollen-Konzepte des ECM auch für die Automatisierung gelten.
- Prozess-Client: Die auf BPMN-Prozess basierende Automatisierung ermöglicht es, jeden Prozess mit den gewünschten Automatisierungsfunktionen anzureichern.
- Ad-Hoc Workflows: Sie können jederzeit flexibel auf reale Gegebenheiten reagieren und Prozesse anpassen.
- Bedienkonzept: Prozesse werden durch Deuten und Zeigen mittels haptischer Eingabe wie Maus, Touch oder Stift erstellt und automatisiert. Das Bedienkonzept funktioniert grafisch und nicht mittels eines Codes.
- Standards: BPMN-Notationen & Templates — VIS-NoCode bietet dem Prozessmodellierenden Funktionsbausteine als Vorlagen.
Vorlagen mit Erfahrung
VIS-NoCode setzt auf cleane, leicht lesbare BPMN-Prozesse, die dann durch die Plattform realistische Detailnähe erfahren. So wird eine unnötige Komplexität des Prozesses vermieden. Die PDV GmbH hat durch jahrzehntelange Erfahrung Vorlagen entwickelt, die viele reale Szenarien abbilden. Kleine, wirklichkeitsnahe Sinneinheiten sparen in variabler Zusammensetzung viel Zeit. Eine intuitive Menüführung zu den Funktionsbausteinen und die Aufnahme kundenspezifischer Aktionen runden VIS-NoCode ab.
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PDV Praxis STREAM – NoCode Prozess Automatisierung – Der KSV legt los!
Freitag, 16. Mai 2025, 10 – 11 Uhr, online und kostenfrei
Dieser Beitrag ist eine Anzeige der PDV GmbH. Autor ist Thomas Heller, Senior Project Manager.
