Internationale Krisen und herausfordernde wirtschaftliche Bedingungen wirken sich derzeit auch spürbar auf die öffentliche Beschaffung aus. Aktuelle Marktkenntnisse sind für öffentliche Auftraggeber in diesen Zeiten unverzichtbar, um schnell und wirtschaftlich zu beschaffen. Lieferverzögerungen und Lieferausfälle sowie Schlechtleistungen von Unternehmen können die Handlungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung erheblich beeinflussen.
Umso wichtiger ist es, verlässliche Partner auszuwählen. Wollen öffentliche Auftraggeber weiterhin schnell und wirtschaftlich einkaufen, müssen sie über mögliche Beeinträchtigungen der Lieferkette frühzeitig informiert sein. Hier rückt die Markterkundung in den Mittelpunkt. Richtig und effizient durchgeführt, kann sie sich als Erfolgsgarant für Bund, Länder, Kommunen, Hochschulen, Krankenhäuser und weitere öffentliche Auftraggeber erweisen. Die Markterkundung findet im Vorfeld von Vergabeverfahren statt und endet selbst nicht mit einem Zuschlag. Das verleitet einige Akteure dazu, ihre Relevanz zu unterschätzen. Mit Blick auf die aktuellen Kriege und Krisen und die damit verbundenen geopolitischen und wirtschaftlichen Herausforderungen ist allerdings ein Umdenken erforderlich. Markterkundungen sollten zum Standard werden, um die Handlungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung zu sichern. Denn die Markterkundung erweist sich als zentraler Hebel für eine schnelle und wirtschaftliche Bedarfsdeckung. Auftraggeber, die z. B. frühzeitig über gestörte Lieferketten oder unterbrochene Versorgungswege informiert sind, können rechtzeitig auf andere Möglichkeiten zur Bedarfsdeckung zurückgreifen. Wer hingegen ausschließlich reagiert, anstatt proaktiv zu agieren, gerät durch ausbleibende oder erheblich verzögerte Lieferungen schnell unter Druck.
Frühzeitige Signale vom Markt
Eine Markterkundung trägt auch zur Wirtschaftlichkeit von Beschaffungen bei. In Zeiten, in denen die öffentliche Haushaltslage vielfach angespannt ist, gewinnt dieser Aspekt besondere Bedeutung, insbesondere mit Blick auf mögliche Preissteigerungen am Markt. Auftraggeber, die im regelmäßigen Austausch mit ihren Lieferanten und Partnern stehen, erhalten frühzeitige Signale aus dem Markt. Im Bereich der Beschaffung von Hardware bekommen öffentliche Auftraggeber bundesweit aktuell die Auswirkungen des „KI-Booms“ zu spüren: Aufgrund der hohen Nachfrage sind die Preise in einigen Bereichen geradezu explodiert. Wer hierüber zu spät informiert ist, gerät automatisch unter Handlungsdruck. Schließlich bildet die Markterkundung die zentrale Grundlage dafür, dass die öffentliche Verwaltung das bekommt, was sie benötigt. Nur wer den Markt kennt, kann die Leistungsbeschreibung und die weiteren Vergabeunterlagen so erstellen, dass die Bieter im Vergabeverfahren passende Angebote erstellen können.
Formen der Markterkundung
Es existieren zahlreiche Formen der Markterkundung. Das Gesetz selbst (vgl. Paragraf 28 VgV und Paragraf 20 UVgO) enthält insofern keine Vorgaben. Unterschiedlich sind jedoch der Aufwand und die Aussagekraft der verschiedenen Varianten. So ist eine Internetrecherche grundsätzlich nicht aufwendig, aber oftmals auch nicht aussagekräftig. Ein Messebesuch hingegen ist häufig mit Reisen und damit hohem Aufwand verbunden, wird jedoch oftmals mit vielen Erkenntnissen aus zahlreichen Gesprächen belohnt. Zu empfehlen sind insbesondere „Mittelwege“: Bilaterale Gespräche mit Unternehmen sind in vielen Fällen zielführend und oftmals auch telefonisch oder per Videokonferenz möglich. In sämtlichen Fällen sollte auf eine belastbare Dokumentation geachtet werden.
Erkundungsmarker Nachhaltigkeit
Nach Paragraf 97 Abs. 3 GWB werden bei der Vergabe Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte berücksichtigt. Unsicherheiten im Umgang mit dieser Prämisse werden vermieden oder verringert, wenn Aspekte der Nachhaltigkeit bereits in einer Markterkundung aufgegriffen werden. Dieses Potenzial hat auch der Gesetzgeber erkannt und mit dem aktuellen Vergabebeschleunigungsgesetz reagiert. In Paragraf 28 VgV wird nun ausdrücklich geregelt, dass die Markterkundung auch soziale und umweltbezogene Aspekte, beispielsweise der Kreislaufwirtschaft, sowie Aspekte der Qualität und Innovation umfassen kann. Auch wenn es sich um die Klarstellung einer Selbstverständlichkeit handelt, ist die Signalwirkung positiv zu würdigen.
Showstopper Zuständigkeit
Die Frage nach der Zuständigkeit kann auch bei Markterkundungen ein „Showstopper“ sein. Umso wichtiger ist es, klare Rollen und Zuständigkeiten festzulegen. Wie so häufig ist das Zusammenspiel von Einkauf bzw. Vergabestelle einerseits und Fachabteilung andererseits essenziell. Fachliche Impulse der Fachabteilung sind für erfolgreiche Markterkundungen genauso unverzichtbar wie eine saubere rechtliche Einordnung durch die rechtlichen Akteure. Existiert ein eigenes zentrales Lieferanten- und Partnermanagement aufseiten des Auftraggebers, kann dieses als „Brückenbauer“ bedeutsam sein und die Qualität von Markterkundungen weiter steigern. Entscheidend bleibt: Bedeutsame Instrumente wie die Markterkundung dürfen niemals aufgrund ungeklärter Zuständigkeiten oder unklarer Rollen unterbleiben. Hier steht die öffentliche Verwaltung in der Pflicht, für klare Strukturen und Prozesse zu sorgen. Aktive Teilnahme erforderlich Insgesamt können die Potenziale von Markterkundungen nur ausgeschöpft werden, wenn die Unternehmensseite sich aktiv daran beteiligt. Eine Markterkundung kann nur so gut sein, wie es die Informationen des Marktes es sind. Öffentliche Auftraggeber sollten daher Formate wählen, die eine Beteiligung möglichst vieler Unternehmen fördern. Die Unternehmen selbst sollten sowohl auf die inhaltliche Qualität ihrer Impulse als auch auf die Aktualität der Informationen achten. Unternehmen, die halbherzig an Markterkundungen teilnehmen, sollten lieber vollständig auf eine Beteiligung verzichten. Außerdem sollten Unternehmen sich nicht scheuen, proaktiv die Durchführung einer Markterkundung anzuregen. Auch für Start-ups und Newcomer liegt hierin eine Chance, mit öffentlichen Auftraggebern in den Dialog zu treten und die eigene Sichtbarkeit zu steigern sowie eigene Impulse und Eindrücke zu adressieren.
Besonders in der Krise
Die Markterkundung erweist sich als wichtiges Instrument für schnelle, effiziente, wirtschaftliche und nachhaltige Beschaffungen. Das gilt in Krisenzeiten ganz besonders. Sofern noch nicht erfolgt, sollten öffentliche Auftraggeber daher einen klar definierten Prozess und eindeutige Rollen und Zuständigkeiten für die Markterkundung etablieren. Der Erfolg oder Misserfolg eines Vergabeverfahrens entscheidet sich häufig im Vorfeld eines formalen Vergabeverfahrens. Unsicherheiten, die in diesem Zeitraum entstehen, wirken oft bis in das formale Vergabeverfahren und die sich anschließende Vertragsphase hinein. Die Markterkundung ist eine zentrale Möglichkeit, die eigene Beschaffung zu optimieren und Unklarheiten zu beseitigen. Um dies zu erreichen, ist ein professionelles Zusammenwirken von öffentlichen Auftraggebern und Marktteilnehmern unerlässlich.
Mehr Hinweise zur effizienten Beschaffung gibt es im Online-Seminar: „Effizient beschaffen: Rollen, Regeln und Verantwortung in Einkauf und Vergabeverfahren“ am 19.10. Mehr Informationen finden Sie hier.
Autor des Gastbeitrags ist Dr. Moritz Philipp Koch, Vergabeexperte und Seminarleiter, ehrenamtlicher Beisitzer der Vergabekammer Westfalen und Leiter Sourcing bei IT.NRW. Der Beitrag spiegelt seine persönliche Meinung wider. Dr. Koch wirbt über seinen privaten LinkedIn-Account regelmäßig für ein modernes Vergabe-Mindset und das gemeinsame Lösen von Herausforderungen.
