Die öffentliche Verwaltung steht mit dem demografischen Wandel vor einer gewaltigen Herausforderung. Einen Weg aus dieser Misere verspricht der Einsatz Künstlicher Intelligenz. Die neue Technologie verspricht nicht nur, Engpässe zu überbrücken, sondern auch die Effizienz und Qualität der Verwaltungsarbeit zu verbessern. Doch wie genau könnte das konkret aussehen?
Der demografische Wandel löst auch in Behörden einen akuten Fachkräftemangel aus. Die nachrückenden Jahrgänge werden deutlich kleiner und können das Ausscheiden der Babyboomer-Generation bis 2036 nicht kompensieren. Die öffentliche Verwaltung muss sich daher sowohl um den zunehmend knappen Nachwuchs bemühen, als auch die bereits vorhandenen Mitarbeiter:innen durch attraktive Arbeitskonditionen halten. Keine einfache Aufgabe. Die Digitalisierung und der Einsatz neuer Technologien rund um KI kann interessante Ansatzpunkte schaffen.
KI-Potenzial: Verarbeitung großer unstrukturierter Daten
Ein zentrales Thema bei dem KI Stand heute schon effektiv unterstützen kann, ist die Verarbeitung großer Datenmengen. Schließlich investieren Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter viel Zeit in das Filtern unstrukturierter Informationen. Generative KI, wie ChatGPT, die auf maschinellem Lernen basiert und in der Lage ist, natürliche Sprache zu verstehen, Texte zu generieren und zu strukturieren ist ideal. Die KI-Fähigkeiten können insbesondere bei digitalen Plattformen zur Bürgerbeteiligung wertvolle Dienste leisten. Sogenannte Ideenportale ermöglichen es Bürgerinnen und Bürgern, schnell und unkompliziert Ideen und Vorschläge auf Städteebene einzureichen. So positiv diese niederschwellige Form der Bürgerbeteiligung auch ist, durch das Angebot entstehen große Mengen an Daten, die von der zuständigen Verwaltung gesichtet und zur weiteren Bearbeitung strukturiert werden müssen. Genau an diesem Punkt kommt generative KI ins Spiel.
Generative KI strukturiert eingereichte Ideen
Durch die Integration von ChatGPT in das Ideenportal, das in diesem Beispiel auf Basis von disy Cadenza erstellt wurde, kann die nachgelagerte Bearbeitung der eingegangenen Ideen durch Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter erheblich beschleunigt werden. Mit einem einfachen Prompt in natürlicher Sprache, wie „Bitte kategorisiere diese Ideen“ kann ChatGPT automatisch die relevanten Informationen für die Zuordnung aus den eingegangenen Ideen extrahieren und so eine Kategorisierung vornehmen. Das ermöglicht blitzschnell eine Übersicht über die häufigsten Themen und Anliegen der Bürgerinnen und Bürger.
Aus Fleißaufgaben werden freie Kapazitäten
Die automatische Kategorisierung und Zusammenfassung von eingereichten Ideen durch generative KI spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern ermöglicht es auch, die Verwaltung effizienter und bürgernäher zu gestalten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden von zeitaufwändigen Routineaufgaben entlastet und können sich verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus kann die KI auch dabei helfen, Trends und Muster in den eingegangenen Ideen zu erkennen. Indem sie große Datenmengen analysiert, kann sie beispielsweise häufig diskutierte Themen identifizieren oder aufstrebende Potenziale und Probleme frühzeitig erkennen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es den Behörden, frühzeitig gezielte Maßnahmen zu ergreifen und die Zufriedenheit der Bürger:innen zu steigern.
Balanceakt zwischen Technologie und Mensch
KI bietet innovative Lösungen, um die Herausforderungen des demografischen Wandels zu meistern und die öffentliche Verwaltung zukunftsfähig zu gestalten. Neben grundlegenden Überlegungen zu Bereitstellung, Souveränität, Datenschutz und Co. geht es bei der KI-Einführung auch um Prozessgestaltung, systematisches Vorgehen und einen Kulturwandel in den Institutionen. Denn auch wenn KI-Lösungen in der Lage sind, Routineaufgaben zu erleichtern, bleiben qualifizierte Sachbearbeiter:innen die führende Instanz. Daher ist es wichtig, das KI-Aufgabenspektrum bewusst zu definieren und die Mitarbeitenden an den effektiven Umgang effektiv heranzuführen.
Dieser Beitrag ist eine Anzeige der Disy Informationssysteme GmbH. Autor ist Marcus Briesen, Mitglied der Geschäftsleitung und Leiter Beratung und Entwicklung.
