In Verwaltung und Behörden sind sie verbreitet, wer bei der Bundeswehr war, kennt sie ebenfalls: die guten alten Laufzettel. Besonders für Prozesse des Personalmanagements werden sie gebraucht. Ob Onboarding oder Einkleiden: Viele dieser Vorgänge sind heute noch analog – und damit zeitaufwendig und mit hohen Kosten verbunden. Zum Glück gibt es vielversprechende Ansätze, Digitalisierungspotenziale für Personalmanagementprozesse von morgen zu heben.
Wenn Rekruten und Rekrutinnen ihren Dienst in der Kaserne antreten, brauchen sie zuallererst die richtige Dienstkleidung. Vom Unterhemd über den Feldanzug bis hin zur Kälteschutzjacke: Der Gang zur Kleiderkammer gehört immer zu den Aufgaben der ersten Tage. Dort wird dann das Maßband angelegt, Bund- und Kragenweite gemessen, alles in einen Laufzettel eingetragen und dann geht die “Jagd” nach der passenden Uniform in den 24 Service-Standorten mit Bekleidungspool los.
App statt laufen
Am Ende hat zwar noch jeder Soldat und jede Soldatin die passende Uniform bekommen, doch der analoge Prozess hat vor allem zwei Schwächen: Er ist zeitaufwendig und ressourcenintensiv. Bei jährlich rund 16.500 Rekruten und Rekrutinnen werden 560.000 Stunden reine Dienstzeit für den Einkleidungsprozess aufgewendet und mehr als 500.000 Kilometer Wegstrecke zurückgelegt! Digitalisiert wäre das Einkleiden deutlich effi zienter zu erledigen. So entstand die Idee einer App, die die BWI als Innovationstreiber für die Bundeswehr gemeinsam mit dem Wehrwissenschaftlichen Institut für Werk- und Betriebsstoffe entwickelt und erprobt hat: BundesWEAR.
Die App beschleunigt mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) den Vorgang von mehreren Tagen auf wenige Minuten pro Person und macht den Besuch in der Kleiderkammer überfl üssig. Der Sprachassistent der Applikation weist die Anwendenden zunächst an, wie sie ihr Smartphone positionieren und sich davor aufstellen und bewegen müssen. Die App ermittelt die exakten Maße der Person und schlägt die passende Größe der zugeordneten Kleidungsstücke vor. Die Kleidung kann direkt am Smartphone bestellt und wahlweise nach Hause oder in die Kaserne geliefert werden. Passt etwas nicht, erfolgt auch die Retoure über die App. So kann die KI lernen und sich bei der Passgenauigkeit stetig verbessern.
Das initiale Innovations-Experiment wurde von innoX, einer Innovationseinheit der BWI, erfolgreich abgeschlossen. Das Ergebnis kommt nicht nur bei den Rekruten und Rekrutinnen gut an: BundesWEAR wurde im September als bestes Digitalisierungsprojekt in Bund, Ländern und Kommunen beim eGovernment-Wettbewerb ausgezeichnet. Es spricht also viel dafür, diese App bald einzusetzen. Als Lösungsansatz für andere Organisationen mit Dienstkleidung ist sie aber in jedem Fall auch jetzt schon interessant.
Und noch ein “Klassiker”: der Onboarding-Prozess per Laufzettel. Das haben wahrscheinlich alle schon mindestens einmal erlebt: Mit Beginn an einer neuen Arbeitsstelle oder bei einer Versetzung in einen anderen Arbeitsbereich sind häufig verschiedene Stationen anzulaufen, um sich mit der Organisation oder dem neuen Aufgabenbereich vertraut zu machen. Auch Soldatinnen und Soldaten, die in eine neue Dienststelle versetzt werden, müssen verschiedene Stationen absolvieren, an denen sie zum Beispiel wichtige Informationen erhalten oder Unterlagen vorlegen müssen. Und das passiert bislang mit einem Laufzettel in Papierform. Der jetzige analoge Prozess ist in der Truppe zwar etabliert, aber starr. Schließlich gibt es, unabhängig vom Dienstgrad und der Person, nur ein Onboarding-Dokument. Damit werden Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Stationen nicht oder nur wenig berücksichtigt und für die Personalabteilungen oder Vorgesetzten ist unklar, wie weit das Onboarding bereits fortgeschritten ist.
Webanwendung für den Dienstantritt
Bundeswehr und BWI haben für den gesamten Prozess eine digitale Lösung entwickelt: Mit dem “Onboarding Assistent Bw” kann das Onboarding von der Personalabteilung individuell per Webanwendung geplant und digital nachgehalten werden. Die Soldatinnen und Soldaten installieren vor Dienstantritt eine App auf ihrem privaten Smartphone und scannen einen personalisierten QR-Code ein. Die App gibt nun vor, welche Stationen in welcher Reihenfolge absolviert werden sollen.
Der Onboarding-Fortschritt wird dabei über die Webanwendung direkt getrackt und unter Berücksichtigung der vorgegebenen Schutzstufen an die Personalabteilung weitergegeben – transparent, effizient und personalisiert. Die digitale Lösung, die von der BWI-Innovationseinheit “Schmiede” zunächst als Minimal Viable Product entwickelt wurde, beschleunigt und vereinfacht den Onboarding-Prozess für die Mitarbeitenden und für die Verantwortlichen im Personalmanagement. Und der Laufzettel auf Papier könnte damit bald Geschichte sein.
Dieser Beitrag ist eine Anzeige der BWI GmbH. Der Autor des Beitrags ist Martin Kaloudis, Chief Executive Offi cer (CEO) und Vorsitzender der Geschäftsführung der BWI GmbH, des IT-Systemhauses der Bundeswehr.
