Die digitale Transformation ist in vielen Kommunen und Verwaltungen im Gange und beschleunigt sich. In absehbarer Zeit werden die wichtigsten Abläufe und Prozesse strukturiert und digitalisiert sein. Das erhöht einerseits die Flexibilität und die Geschwindigkeit. Andererseits werden Ressourcen geschont, weil es weniger manuelle Tätigkeiten gibt, Bearbeitungsbrüche wegfallen und digitale Automatismen die Routinen unterstützen. Die Teams können sich voll auf die komplexen Entscheidungspunkte konzentrieren, auf Ausnahmen und Sonderfälle.
Das Wissensmanagement als Kern der digitalen Transformation führt dabei, u Prozessen und Abläufen, die in der Praxis Bestand haben, denn Erfahrungen und individuelles Detailwissen werden integriert und es entstehen keine Lösungen „an der Praxis vorbei“.
Genauso wichtig wie persönliche Erfahrungen und Details sind für eine ganzheitliche Lösung die Rechtsinformationen. Nur auf Grundlage der aktuellen Rechtslage können rechtssichere Entscheidungen getroffen und damit Risiken minimiert werden. Deshalb sind die Rechtsinformationen in jedem Projekt von Anfang an mitzudenken und zu integrieren.
Die Kombination von digitalem Wissensmanagement und aktuellen Rechtsinformationen bietet einen wichtigen Vorteil. Ohne Verzögerung und ohne Medienbruch werden relevante Rechtsgrundlagen direkt im Entscheidungsprozess bereitgestellt. Das Ergebnis sind Prozess-Anwendungen ohne Medien- und Systembrüche, die es ermöglichen, Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen zu integrieren und an jeder Stelle im Prozess bereitzustellen: Als Hinweis, Entscheidungshilfe, Kommentar oder Textbaustein.
Der Nutzen ist offensichtlich: Das Wissen und die grundlegenden Rechtsnormen sind im Prozess direkt und aktuell verfügbar, für die gesamte Verwaltung, jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter. Die Rechtssicherheit der Entscheidungen ist gewährleistet und Fehlerquellen werden minimiert.
Gehen Sie jedes Projekt, jeden Prozess und jedes Digitalisierungsvorhaben so an, dass Sie gleich die Rechtsinformationen mit einbeziehen. Wie und wo informieren Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die aktuelle Rechtslage? Welche Wissensquellen sind relevant? Wie kann diese Quelle gleich mit integriert werden?
Denken Sie die Digitalisierung konsequent ganzheitlich und nehmen Sie die Praktikerinnen und Praktiker von Anfang an gleichberechtigt mit in jedes Digitalisierungsprojekt.
Der Autor des Gastbeitrags ist Ronald Matthiä, WALHALLA GovServices.
