Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) fordert ein Umdenken in der Gestaltung des kommunalen Bürgerservices. Das geht aus dem Bericht „Proaktive Verwaltungsservices: Bürger:innen entlasten | Prozesse effizienter gestalten“ hervor. Demnach sollte der Antrag nicht mehr an erster Stelle eines Verwaltungsprozesses stehen müssen.
Die Kommune müsse sich vom leitenden Prinzip des „Antrags als auslösendes Ereignis“ lösen, heißt es in dem Bericht. Stattdessen solle sie sich zu einer proaktiven Verwaltung entwickeln, die direkt auf die Bürgerinnen und Bürger zugeht. Der KGSt-Bericht bietet der kommunalen Verwaltung Perspektiven, welche Services einer Kommunalverwaltung proaktiv gestaltet werden könnten und wie dies methodisch gelingen könne. „Proaktivität kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen – gleichzeitig braucht es ein gemeinsames Commitment der Verwaltung und der örtlichen Politik“, so Dr. Klaus Effing, Vorstand der KGSt.
Drei Arten von Proaktivität
Der Bericht fokussiert sich auf drei wesentliche Aspekte, wie proaktives Handeln umgesetzt werden kann. Erstens sollten proaktive Verwaltungsservices umgesetzt werden. Die Umsetzung solle über mehrere Stufen erfolgen, von der proaktiven Informationsbereitstellung bis zum vollständig proaktiven Verwaltungsservice. Dafür seien eine Professionalisierung des Prozess- und Datenmanagements sowie eine funktionsfähige IT-Infrastruktur notwendig. Zweitens solle eine proaktive Haltung von Mitarbeitenden und Führungskräften gefördert werden. Diese zeichne sich etwa dadurch aus, dass Mitarbeitende aktiv an der Mitgestaltung proaktiver Services mitwirken. Drittens solle Proaktivität im föderalen System gestaltet werden. Viele proaktive Verwaltungsservices könnten nur umgesetzt werden, wenn alle Akteure des föderalen Systems daran arbeiten.
„Wir sind überzeugt, dass mehr proaktive Verwaltungsservices die Zufriedenheit der Bürger*innen mit der Kommunalverwaltung steigern können“, erklären die Autorin und der Autor des Berichts, Kathrin Seiter und Matthias Hörmeyer, ihre Motivation. Daher gelte es, den Weg zu mehr Proaktivität jetzt zu beschreiten und schnell erste sichtbare Erfolge zu erzielen.
