Sichere Bürgerkommunikation: Basis für digitale Verwaltung?

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Constanze Sedlmaier ist Sales Managerin bei FTAPI. Foto: BS/FTAPI)

IT-Sicherheit und Datenschutz zählen weiterhin zu den größten Herausforderungen für Behörden und öffentliche Verwaltungen. Häufig zielen Angriffe dabei auf die vermeintlich größte Schwachstelle in Behörden: die digitale Kommunikation.

Um sich umfassend vor Angriffen von außen zu schützen und Prozesse sicher ins digitale Zeitalter zu überführen, benötigen Behörden Lösungen, die sensible Daten schützen und häufige Einfallstore schließen. Doch das allein reicht nicht aus. Wichtig ist außerdem, dass die Nutzung intuitiv ist und sich die Lösungen nahtlos in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integrieren lassen – und den Anforderungen der Bürgerinnen und Bürgern gerecht werden.

Einfallstor: Datenaustausch

Der Datenaustausch – beispielsweise via E-Mail oder über Filesharing-Tools – stellt eines der größten Einfallstore für Cyber-Angriffe dar. Werden sensible, personenbezogene Daten unverschlüsselt intern, zwischen Behörden oder mit Bürgerinnen und Bürgern ausgetauscht, verstößt das nicht nur unter Umständen gegen die EU-DSGVO. Darüber hinaus können Dritte ungehindert Informationen abgreifen und als Basis für Phishing-Angriffe nutzen.

Allerdings sind E-Mails und Filesharing-Lösungen aus dem Behördenalltag nicht mehr wegzudenken und sollten deswegen nicht durch komplizierte Lösungen ersetzt werden. Vielmehr ist es wichtig, diese vertrauten Arbeitsweisen durch eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abzusichern. Auch bei Filesharing-Systemen muss auf eine entsprechende Sicherheit geachtet werden.

Stellen Behörden und öffentliche Verwaltungen keine anwenderfreundlichen Lösungen zur Verfügung, bauen sich Mitarbeitende ein Sammelsurium an eigenen, nicht autorisierten Tools auf – die sogenannte Schatten-IT. Oder sie greifen, um die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen, darauf zurück, Anträge und Formulare auf dem Postweg an Bürgerinnen und Bürger zu verschicken – und sind damit von einer modernen, digitalen Verwaltung weit entfernt.

Erhöhung der Sicherheit

durch Automatisierung

Um die Basis für eine sichere Bürgerkommunikation zu schaffen, setzen zahlreiche Behörden auf die automatisierte Erstellung eines temporären Kommunikationskanals zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Behörden: Nach der digitalen Antragstellung wird automatisch ein sicherer Kanal erstellt, der eine durchgängig verschlüsselte Kommunikation ermöglicht. Sachbearbeitende und Bürger können diesen, dem Antrag zugeordneten, Kanal nutzen, um eventuelle Rückfragen zu stellen, fehlende Informationen einzuholen oder um notwendige Dokumente auch noch nachträglich sicher und verschlüsselt an die entsprechende Behörde zu leiten.

Behörden ermöglichen damit eine sichere, vertrauenswürdige Konversation mit Bürgerinnen und Bürgern und ebnen damit den Weg zu einer modernen, digitalen Verwaltung.

Die Autorin des Gastbeitrags ist Constanze Sedlmaier, Sales Managerin bei FTAPI.

Gemeinsam mit FTAPI veranstaltet der Behörden Spiegel am Freitag, den 14. Oktober von 10:30 bis 12 Uhr, ein Partner-Webinar zum Thema “Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung – So funktioniert sichere Bürgerkommunikation”. Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es unter diesem Link.

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