Die Grenzen, wo und wann gearbeitet wird, lösen sich zunehmend auf und auch der Workshop wird immer digitaler. Klassische Kollaborationslösungen wie Videokonferenz, Chat und Filesharing stoßen schnell an technologische Schranken, wenn es darum geht, mit digitalen Post-Its zu arbeiten.
Doch was benötigen Behörden, um Online-Workshops und Meetings in die digitale Welt zu überführen? Ist es so einfach, alles, was früher in einem physischen Raum auf dem Flipchart, Whiteboard oder der Moderationstafel gemacht wurde zu digitalisieren? Wahrscheinlich nicht…
Die Softwarelösungen, welche Flipchart und Moderationskoffer digitalisieren werden als „Online Whiteboards“ bezeichnet. Trotz der Fülle an Angeboten auf dem Markt, ist es eine Herausforderung, neue Tools und Formen der Online-Zusammenarbeit in einer Behörde einzuführen.
Drei Dinge für digitale Workshops
Damit die Transformation des Workshops gelingt, braucht es mindestens drei Dinge, die Hand in Hand gehen müssen:
- Befähigung der Mitarbeitenden, Workshops digital zu moderieren und daran teilzunehmen
- Den digitalen Moderationskoffer – „Die Online Whiteboard-Software“
- Erfüllung der hohen Datenschutzanforderungen
Das Arbeiten mit einem Online-Whiteboard ermöglicht die Umsetzung neuer, moderner Kollaborationsmethoden. Klassische Arbeitsweisen können Schritt für Schritt in die digitale Welt übernommen und optimiert werden. Wenn die ersten Workshops digital durchgeführt wurden, wird schnell klar, dass der digitale Moderationskoffer auch für klassische Meetings und eben besonders die agile Arbeitsweise geeignet ist.
Damit der Anspruch an den „modernen Behörden-Arbeitsplatz“ erfüllt werden kann, braucht es nicht nur die Software, sondern auch den Prozess des Erlernens neuer Arbeitsmethoden. Nur wenn die Einführung des digitalen Moderationskoffers begleitet wird, ermöglicht er die effektive Digitalisierung des Workshops.
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Online-Whiteboards kommen meist als Cloud-Lösungen daher und verwenden Server von Unternehmen aus den USA, wie AWS und Azure für das Datenhosting. Das Arbeiten mit diesen Lösungen geschieht oft unter Auflagen und die Nutzenden müssen stark aufpassen, welche Daten auf dem Online-Whiteboard landen. Dies ist wie Auto fahren mit angezogener Handbremse.
Doch es kann auch einfacher sein. Längst bieten Anbieter wie die Deutsche Telekom, Rechenzentren in Deutschland und Europa an, welche für entsprechende Sicherheit und Datensouveränität sorgen. Und der digitale Moderationskoffer gibt es auch direkt aus Deutschland, 100 Prozent DSGVO konform: Er heißt Collaboard.
Der Autor des Gastbeitrags Michael Görög ist Co Founder von Collaboard.
Im Rahmen des Thementages „Modern Workplace – Mobiler und digitaler Arbeitsplatz“ am 16. November 2022 veranstaltet der Behörden Spiegel gemeinsam mit Collaboard ein einstündiges Webinar zum Thema “Wie hilft ein Online Whiteboard bei der digitalen Kollaboration – Erfahrungen aus der Praxis”. Das Webinar auf der Plattform „Digitaler Staat Online“ startet um 9:30 Uhr. Weitere Informationen zu diesem Event sowie zum gesamten Thementag finden sich hier. Die Registrierung ist kostenfrei.
