Es gibt eine unendliche (Hoffnungs-)Geschichte in der öffentlichen Verwaltung, mit Tools die öffentliche Verwaltung zu modernisieren. Nach dem Motto: bei Problem X, hilft die Lösung Y, also im Grundsatz der deutschen Ingenieurstradition folgend. Das ist insofern eine Verengung, als Kontext, konkrete Organisationssituation, Probleme, Verwaltungsbereiche als situative Variablen vernachlässigt werden. Ein solcher Toolerism (Verengung auf Tools bei isolierter Problemwahrnehmung) und Solutionism (kontextlose instrumentelle Lösungssuche) ist in der Praxis bis heute vorzufinden und mitunter von einer Vereinfachung organisatorischer Komplexität geprägt.
Dieser Trend scheint sich im Digitalisierungskontext der letzten Jahre fortzusetzen. Beispiel: Man nehme „E-Akte“ und füge diese einer ausufernden papiergeprägten Arbeitslogik und Aktenhaltung in der Hoffnung hinzu, dass daraus eine gute Verwaltungsorganisation entsteht. Es besteht eine überhöhte Erwartung an Tools, die man als Tool-Naivität bezeichnen könnte. Sie resultiert aus der Vorstellung von einfachen Ursachen-Wirkungslogiken.
Kultur infiltriert jedoch Tools und gibt ihnen eine eigene bürokratische Prägung. Tools werden von der Verwaltung in ihrem institutionellen Setting kleinteilig zerkaut und bürokratisch „verdaut“, so dass der ursprünglich angedachte Innovationsgehalt zusammenschrumpft. Darin liegt eine wesentliche Ursache für eine strukturelle Entkopplung von Tools und Modernisierungswirkung.
Tools selbst müssen zunächst so gestaltet sein, dass sie für die Organisation passend sind, leicht verständlich und v.a. leicht anwendbar. Was nützt beispielsweise die kleinteiligste ingenieursmäßige Beschreibung von Prozessabläufen mittels „perfekter (Modellierungs-)Software“ für einen idealen Prozessablauf, wenn es nur wenige „Superexperten“ in der Organisation mit technischem Sachverstand verstehen und nutzen können.
Die Frage stellt sich, wie Tools selbst gestaltet sein müssen, damit sie in der Breite einer Behörde ankommen und akzeptiert werden. Folgende Aspekte erscheinen als Gestaltungsanforderungen für Tools wichtig:
- Einfache Nutzbarkeit, komplexitätsreduzierend, ohne dass der Zweck des Tools verloren geht
- Verknüpfung von Lernen und Arbeiten mit spielerischen Elementen
- Leicht integrierbar in die Arbeitsorganisation ohne großen Schulungsaufwand
- Weiterentwicklungsfähigkeit des Tools und kreative Anwendbarkeit
- Stärkung der Selbstorganisationsfähigkeiten in der Behörde
Tools sollten dabei unterstützen, alltägliche Routinen zu durchbrechen und neues Arbeitsverhalten mit neuen Werten einzuüben und Organisationskulturen schrittweise zu verändern. Hier ist entscheidend: Änderungen dürfen nicht nur von oben gedacht werden, sondern auf der Mikroebene der (Arbeits-) Organisation, mit der entsprechenden Verhaltensänderung ihrer Mitglieder.
Wir, vom Stein-Hardenberg Institut, haben unsere Tools und Methoden bewusst auf diese Anforderungen ausgerichtet. Neugierig geworden? Erfahren Sie mehr auf: www.shi-institut.de/produkte.
Der Autor des Gastbeitrags ist Prof. Dr. Tino Schuppan.
