Die Personalsituation im Öffentlichen Dienst ist heute bereits vielerorts sehr angespannt und wird sich – sofern man nicht entschieden gegensteuert – in den kommenden Jahren weiter verschlechtern. Stephan Rotthaus, ein international anerkannter Experte für Personalmarketing, hat den strategischen Ansatz des Total Recrutings entwickelt. Was sich dahinter verbirgt und wie der Öffentliche Dienst davon profitieren kann, erklärt er im Interview mit Guido Gehrt.
Behörden Spiegel: Herr Rotthaus, Sie vergleichen die derzeitige Personalsituation im Öffentlichen Dienst mit der Besteigung der Eigernordwand. Was meinen Sie damit?
Stephan Rotthaus: Das Bild der Eigernordwand steht für eine Herausforderung, die auf den ersten Blick kaum zu bewältigen scheint. Viele Behörden konzentrieren sich aktuell darauf, die ersten Engpässe zu meistern. Doch wenn wir den Blick heben, erkennen wir: Die eigentliche Herausforderung liegt noch vor uns. Besonders im Öffentlichen Dienst ist die Lage dramatisch, weil hier der Anteil älterer Beschäftigter besonders hoch ist. In vielen Verwaltungen und Behörden gehen in den nächsten fünf bis zehn Jahren ganze Jahrgänge in den Ruhestand, oft 30 Prozent oder mehr der Belegschaft. Das ist kein schleichender Prozess, sondern eine regelrechte Pensionierungswelle, die sich mit großer Wucht auswirkt. Kurzfristig auf dem externen Arbeitsmarkt zu rekrutieren, ist schwierig, weil die Konkurrenz um Fachkräfte enorm ist und die Nachwuchskohorten deutlich kleiner ausfallen. Wer jetzt nicht handelt, steht bald vor einer steilen Wand – und riskiert, dass zentrale Aufgaben der Verwaltung nicht mehr zuverlässig erfüllt werden können.
Behörden Spiegel: Wie kann Total Recruiting helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen?
Rotthaus: Total Recruiting setzt an mehreren Stellen an. Erstens: Die Prozesse müssen beschleunigt werden. Langwierige Ausschreibungen und Auswahlverfahren schrecken Talente ab. Digitale Tools und standardisierte Verfahren können hier Abhilfe schaffen. Zweitens: Der Öffentliche Dienst muss sein Employer Branding stärken. Viele Menschen wissen gar nicht, welche spannenden und sinnstiftenden Aufgaben es in Behörden gibt. Drittens: Die Mitarbeitenden selbst sollten stärker in die Personalgewinnung eingebunden werden, etwa durch Empfehlungsprogramme. Und viertens: Es braucht eine strategische Personalplanung, die auf demografischen Analysen basiert, um frühzeitig auf Engpässe reagieren zu können.
Behörden Spiegel: Wo sehen Sie das größte Verbesserungspotenzial im Öffentlichen Dienst?
Rotthaus: Der Öffentliche Dienst erfüllt gesellschaftlich enorm wichtige Aufgaben – von der Sicherheit bis zur Daseinsvorsorge. Dieses Potenzial wird in der Außendarstellung oft unterschätzt. Behörden sollten viel stärker die Bedeutung ihrer Aufgaben kommunizieren. Es geht um sinnvolle und relevante Aufgaben! Das ist eine gute Botschaft, die auch junge Menschen anspricht. Wichtig ist: Der Öffentliche Dienst ist dem Personalmangel nicht ausgeliefert. Es gibt zahlreiche Hebel, um gegenzusteuern – von flexiblen Arbeitsmodellen über gezielte Ansprache von Rückkehrern bis hin zu einer besseren Begleitung im gesamten Personalzyklus.
Behörden Spiegel: Was können Behörden tun, die aktuell unter Druck stehen?
Rotthaus: Aktionismus bringt wenig. Entscheidend ist eine klare Personalstrategie, die alle Schritte, von der Personalbedarfsermittlung bis zum Off-Boarding, umfasst. Viele Organisationen reagieren zu kurzfristig oder setzen auf Einzelmaßnahmen wie Social Media-Kampagnen. Das reicht nicht. Es braucht eine strategische Leitidee, die alle Aktivitäten bündelt und messbare Ziele setzt, etwa die zeitnahe Vollbesetzung aller Stellen und die gezielte Auswahl der passenden Mitarbeitenden. Nur so lässt sich die Abwärtsspirale stoppen, bevor sie richtig Fahrt aufnimmt.
Behörden Spiegel: Können Sie konkrete Maßnahmen nennen, die Behörden sofort umsetzen können?
Rotthaus: Ich nenne Ihnen gerne drei Beispiele. Dazu gehört zuvorderst die Personalbedarfsprognose. Stellen- und Finanzpläne greifen hier zu kurz. Jede Behörde sollte eine einfache, aber belastbare Prognose für die nächsten fünf Jahre erstellen. Wer geht wann in Rente? Wie entwickelt sich die Teilzeitquote? Das schafft Klarheit und gibt Zeit für gezielte Maßnahmen. Zweitens würde ich die Optimierung von Bewerbungsgesprächen empfehlen. Gespräche werden häufig unsystematisch und taktisch unklug geführt. Die diversen Mitarbeitervorteile sind den Führungskräften oft nicht bekannt und werden nicht richtig in Szene gesetzt. Durch eine optimierte Gesprächsstrategie können aus der gleichen Anzahl von Bewerbungen mehr Einstellungen generiert werden. Drittens sind systematische Austrittsgespräche eine kurzfristig umsetzbare Maßnahme, um die Gründe für Kündigungen zu verstehen. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um konkreten Handlungsbedarf zu erkennen und so die Fluktuation zu senken.
Behörden Spiegel: Was ist Ihre wichtigste Botschaft an Entscheidende im Öffentlichen Dienst? Rotthaus: Sie sind der Entwicklung nicht ausgeliefert! Mit einer klugen Strategie, klaren Zielen und konsequenter Umsetzung können Sie die Attraktivität Ihrer Behörde deutlich steigern. Total Recruiting bedeutet, den gesamten Personalzyklus zu optimieren und alle Mitarbeitenden als Akteure einzubinden. Wer jetzt handelt, verschafft sich einen entscheidenden Vorsprung – und sichert die Zukunftsfähigkeit des Öffentlichen Dienstes.
