Verwaltungsdigitalisierung scheitert häufig auch daran, dass Projekte aus engmaschigen haushaltären Gründen nicht realisierbar sind. Sachsen-Anhalts CIO Bernd Schlömer möchte das nicht mehr hinnehmen. Eine Workshop-Reihe soll helfen, Digitalisierungshemmnisse in der Bundeshaushaltsordnung (BHO) zu identifizieren. Schlömer und Ann Cathrin Riedel, Geschäftsführerin von NExT e. V., erklären, wie sie mit Transparenz, Kooperation und persönlichen Geschichten Verwaltungsvorschriften zukunftsfähig machen wollen.
Behörden Spiegel: Wie können die Workshops dabei helfen, die BHO digitaltauglicher zu machen?
Ann Cathrin Riedel: In den Workshops geht es vor allem darum, zuzuhören. Beschäftigte, die die Bundeshaushaltsordnung bzw. eine Landeshaushaltsordnung (LHO) anwenden müssen, kommen an einen Tisch und berichten von ihren Erfahrungen mit der BHO bzw. LHO. Wir sammeln die persönlichen Geschichten in Form von narrativen Erzählungen. Diese wollen wir an diejenigen herantragen, die die Regelungen formulieren. Häufig besteht eine große Kluft zwischen den Anwendern und Erstellern der Regelungen. Letzteren fehlt die Praxisperspektive, denn sie setzen selbst keine Digitalprojekte um. Mit den konkreten narrativen Beispielen möchten wir ihnen verständlicher machen, welche Herausforderungen in der Praxis herrschen. Ein erster Workshop hat bereits in Magdeburg stattgefunden. Die Teilnehmenden haben viele Themen mitgebracht und waren froh, ihre Gedanken dazu loswerden zu können. Im Februar sind zwei weitere Workshop-Termine geplant. Dann werden wir uns die Themen noch intensiver anschauen – insbesondere die IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, denn hier haben wir bisher die größten Probleme identifiziert.
Behörden Spiegel: Welche weiteren Digitalisierungshemmnisse wurden bereits identifiziert?
Riedel: Ein Problem sind z. B. zahlungsbegründende Dokumente. Diese müssen im Original vorliegen. Es gibt bislang keinen etablierten Prozess für ein ersetzendes Scannen. Für ein elektronisches Dokument muss daher notwendigerweise eine Beglaubigung vorgelegt werden. Gleichzeitig muss der Originalbeleg in Papierform und mit Unterschrift an die Rechnungsstelle übergeben werden. An dieser Stelle haben wir einen großen Medienbruch, der nicht notwendig wäre.
Bernd Schlömer: Im Grunde bringen alle Formulare und Unterlagen, die in der kameralen Haushaltsorganisationen vollzogen werden, Hindernisse mit sich. Kassenanordnungen o. Ä. müssen oft noch unterschrieben und weitergereicht werden. Sie sind nicht für einen digitaltauglichen Prozess entwickelt. Das ist ein Problem der Binnendigitalisierung, die sich letztendlich auch aus Haushaltsvorschriften ablesen lässt.
Behörden Spiegel: Sind die Ergebnisse des Projekts auch auf andere Bereiche des Haushaltswesens – neben der Verwaltungsdigitalisierung – übertragbar?
Schlömer: Im täglichen Verwaltungshandeln sind alle Beschäftigten mit diesen zentralen Vorschriften konfrontiert. Es müssen immer haushaltsbegründende Unterlagen erstellt werden, Projektverantwortliche müssen eine Abrechnung erstellen und die Mitzeichnung der bzw. des Beauftragten für den Haushalt einholen. Unser Projekt soll den Kulturwandel begleiten und digitale Transformation ermöglichen, damit der Blick für die zentralen Vorschriften, aber auch für alle Regelungen, die im öffentlichen Bereich anfallen, geschärft wird. Das ist insofern eine übergeordnete Zielstellung.
Behörden Spiegel: In den Workshops treffen Akteure aus verschiedensten Verwaltungsbereichen aufeinander. Welchen Effekt hat der ebenenübergreifende Austausch?
Riedel: Am ersten Termin haben 20 Beschäftigte aus Kommunen, Landesbehörden, Bundesbehörden, aber auch von der Bundeswehr teilgenommen – und teilweise eine lange Anfahrt auf sich genommen, um dabei sein zu können. Die Motivation und das Engagement der Verwaltungsbeschäftigten waren beeindruckend. Sie haben nicht nur großes Interesse daran, dass ihre Arbeit leichter wird, sie wollen insbesondere dazu beitragen, dass Verwaltung besser wird, Digitalisierung schneller vorankommt und Gelder nicht verschwendet, sondern sinnvoll investiert werden. Die Teilnehmenden haben interessiert die anderen Perspektiven und Erzählungen verfolgt, voneinander gelernt und sich gegenseitig Tipps gegeben, wie sie Sachverhalte bereits in den eigenen Haushaltsreferaten anders angehen können. Es sind außerdem wertvolle Kontakte geknüpft worden, von denen die Teilnehmenden auch über den Workshop hinaus profitieren – Kontakte, bei denen Beschäftigte einfach anrufen und auf kurzem Dienstweg Hilfestellungen für den Arbeitsalltag bekommen können.
Behörden Spiegel: Wie wird aus den gewonnenen Erkenntnissen echte Veränderung?
Schlömer: Wenn der Bundesfinanzminister Lust und Interesse hat, werden wir ihm von unseren Ergebnissen erzählen. Der Idealfall wäre, dass Minister Klingbeil Interesse an unseren Ergebnissen hat und sich des Themas annimmt. Zum anderen setze ich aber auch auf die Community des NExT-Netzwerks. Die vielen Kolleginnen und Kollegen, die sich ehrenamtlich in diesem Netzwerk engagieren, sehen, dass wir eine sehr konstruktive Projektarbeit machen. Wenn wir die gewonnenen Erkenntnisse in die Fläche mitnehmen – egal ob auf Bundes-, Landes oder Kommunalebene – und in die dezentralen Fachgespräche einbinden, können wir Bewegung erreichen.
Riedel: Wir haben das Projekt bereits beim zuständigen Referat im Bundesministerium der Finanzen (BMF) vorgestellt und die Hintergründe erklärt. Wir sind dort mit viel Wohlwollen empfangen worden und haben vereinbart, dass wir – im Anschluss an die Workshop-Reihe – unsere Ergebnisse dort vorstellen können.
Behörden Spiegel: Inwiefern ähneln Ihre Erkenntnisse denen, die in der vor Kurzem veröffentlichten föderalen Modernisierungsagenda adressiert werden?
Schlömer: Die föderale Modernisierungsagenda ist ein sehr umfangreiches Werk mit 200 Einzelmaßnahmen. Darin enthalten sind viele Anliegen und Zielsetzungen, die auf den Abbau von Digitalisierungshemmnissen und Bürokratie abzielen. Kurz zusammengefasst: Der Staat will stärker vertrauen und weniger kontrollieren. Es sollen u. a. Siegelungspflichten, Signaturpflichten, Beglaubigungen und Schriftformerfordernisse aufgelöst werden. Insofern greift die föderale Modernisierungsagenda Aspekte auf, die wir in unseren Gesprächen und Workshops ebenfalls wiederfinden. Es ist jedoch so, dass die föderale Modernisierungsagenda zwar in der Community gut bekannt ist, aber in den Fachsträngen derzeit wenig diskutiert und – in einzelnen Ressorts und Behörden – womöglich gar nicht gelesen wird. Insofern ist es wichtig, dass wir unsere Aktivitäten an verschiedenen Standorten breit anlegen, damit wir mit unseren Vorschlägen besseres Gehör finden und in die Umsetzung kommen.
Weitere Termine der Workshop-Reihe „Digitalisierungshemmnisse in der BHO“ finden am 4. Februar in Frankfurt am Main und am 24. Februar in Hannover statt. Teilnehmen können Beschäftigte aus allen Bereichen der öffentlichen Hand. Interessierte können sich formlos per E-Mail an info@next-netz.de anmelden.
