Auszubildende werden nur selten als Schlüsselakteure der digitalen Transformation wahrgenommen. Dabei bringen sie neue Perspektiven, wertvolle Kenntnisse und ein digitales Selbstverständnis mit. Die rheinlandpfälzische Verbandsgemeinde Jockgrim hat mit dem Azubi-Projekt „Digitalisierung“ einen praxisnahen Ansatz entwickelt, der sich einfach nachnutzen lässt und bei Auszubildenden frühzeitig ein digitales Mindset sowie Kompetenzen für die digitale Verwaltung fördert.
Was würden Ihre Auszubildenden antworten, wenn Sie sie fragen, wie sie sich ihre (Kommunal-) Verwaltung in fünf oder zehn Jahren vorstellen? Wir haben diese Frage unseren Auszubildenden im Kick-off-Workshop des aktuellen Azubi-Projekts „Digitalisierung“ gestellt. Sie erwarten beispielsweise, dass persönliche Behördengänge der Bürgerinnen und Bürger der Vergangenheit angehören oder stellen sich vor, statt an einem „klassischen Arbeitsplatz“ in einer Augmented-Reality-basierten Arbeitsumgebung tätig zu sein. Trotz solcher überwiegend technikgeprägten Veränderungsvorstellungen formulierten sie einen spannenden Wunsch für die Verwaltung: Die „Menschlichkeit sollte erhalten bleiben.“
Im Gegensatz zu Führungskräften gelten Auszubildende selten als Schlüsselakteure der digitalen Transformation, obwohl sie diese als zukünftige und hoffentlich langjährige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter maßgeblich gestalten werden. Diese Tatsache als Handlungsauftrag zu verstehen, ist nicht nur eine nachhaltige Zukunftsinvestition, sondern generiert bereits während der Ausbildung Mehrwerte für die eigene Organisation. Denn vom ersten Arbeitstag an bereichern Auszubildende die jeweilige Verwaltung. Sie sind in der Regel Digital Natives – im Gegensatz zu vielen Mitarbeitenden und nicht selten auch zu den Führungskräften. Darüber hinaus bringen sie wertvolle Kenntnisse mit und sind noch nicht verwaltungsspezifisch sozialisiert. Dadurch betrachten sie das Verwaltungshandeln mit einem „frischen Blick“. Manchmal fällt ihnen sogar die Rolle als Lehrende für Kolleginnen und Kollegen zu. Zugleich sind sie hervorragende Multiplikatorinnen und Multiplikatoren innerhalb der Verwaltung, da sie während ihrer Ausbildung zahlreiche Mitarbeiter und unterschiedlichste Prozesse kennenlernen. Doch wie steht es um ihre Hauptrolle als Lernende?
Digitale Kompetenzen stärken und interdisziplinäres Arbeiten fördern
Die einschlägigen Ausbildungsnormen für Verwaltungsfachangestellte – einen der zentralen Ausbildungsberufe in der Kommunalverwaltung – zeigen, dass der Vermittlung und Förderung der für die digitale Verwaltung notwendigen Kompetenzen nicht ausreichend Rechnung getragen wird. Das Azubi- Projekt „Digitalisierung“ ist eine Reaktion darauf. Es soll im Rahmen der fachpraktischen Ausbildung die erkannten Defizite zielgenau adressieren, ohne den Anspruch zu erheben, die bestehenden Schwächen der Ausbildungsnormen zu beheben. Das Azubi-Projekt richtet sich gezielt an alle geeigneten Ausbildungsberufe und -jahre einer Kommunalverwaltung, nicht nur an Verwaltungsfachangestellte, um die interdisziplinäre Zusammenarbeit und den verwaltungsweiten Austausch zu stärken. Die Grundkonzeption des Azubi-Projekts basiert auf der Förderung des eigenverantwortlichen Arbeitens im (agilen) Projektkontext.
Die Auszubildenden arbeiten selbstorganisiert an einem Arbeitsauftrag, der ein konkretes Problem der eigenen Kommunalverwaltung abbildet. Dabei durchlaufen sie alle Projektphasen: von der Projektplanung auf Basis des Arbeitsauftrags über die Teamorganisation und die kreative Entwicklung einer Idee bzw. eines Lösungsansatzes bis hin zum Projektabschluss mit der Implementierung und Evaluierung der erarbeiteten Lösung. Im Pilotprojekt entwickelten die Auszubildenden beispielsweise die Digitale Ideenwerkstatt, eine Art Online- Formular, über das Wünsche, Kritik und Sorgen bei der Digitalisierung der Verbandsgemeindeverwaltung sowie Ideen und Anregungen zur Prozessoptimierung geäußert werden konnten.
Im Folgejahr erarbeiteten die Auszubildenden einen KI-gestützten Lösungsansatz, um Sprach- und Kommunikationsbarrieren im Sozialbereich unserer Verwaltung zu verringern. Im aktuellen Azubi-Projekt führen sie eine vergleichende Stärken-Schwächen- Analyse des Online-Angebots unserer Verbandsgemeinde durch. Das begleitende Projektteam besteht aus unserer Ausbildungsbeauftragten Ramona Gabel, Vanessa Rauch (Organisationsentwicklung) und mir als Digitalisierungsbeauftragten. Damit spiegelt auch das Projektteam eines der Projektziele wider: die Förderung der Zusammenarbeit über Fach- und Aufgabengrenzen hinweg. Mit einem angedachten Mitarbeiter der IT als viertem Teammitglied wären alle wesentlichen Disziplinen vertreten gewesen. Für die Durchführung des mit einem halbtägigen Kick-off-Workshop beginnenden, vier bis sechs Monate dauernden Azubi-Projekts ist ein Zeitbudget von bis zu 100 Stunden (Pilotprojekt) erforderlich, danach sind ca. 35 Stunden ausreichend. Der Arbeitsaufwand für die Auszubildenden beträgt jeweils ca. zwei bis drei Stunden pro Woche.
Werkstattbericht ist Anleitung zum Selbstmachen
Zentrale Erfolgsfaktoren sind regelmäßiges Feedback bei gezielt gewährtem Gestaltungsspielraum. Die Prämisse lautet: machen lassen, solange keine zwingende Intervention notwendig ist. Gleichzeitig ist die frühzeitige Einbindung der Führungskräfte entscheidend, um Zielkonflikte transparent zu machen. So gab es beispielsweise kritische Rückmeldungen zur zeitlichen Beanspruchung der Auszubildenden, da diese aufgrund des Projekts nicht im bisherigen Umfang im Verwaltungsalltag mitarbeiten konnten. Der Kick-off-Workshop ist inzwischen fester Bestandteil des Onboardings der neuen Auszubildenden. Das Azubi-Projekt ist einfach, kostengünstig und regelmäßig durchführbar und kann direkt oder mit leichten kontextuellen Anpassungen umgesetzt werden. Ein Werkstattbericht bündelt die ersten Erfahrungen und Erkenntnisse und enthält direkt nachnutzbare Vorlagen. Er soll die Umsetzung erleichtern und ist zugleich eine Einladung an alle Verwaltungen – frei nach der Devise des Azubi-Projekts: machen, testen, lernen.
Fordern Sie den Werkstattbericht gerne an: digitalisierung@vg-jockgrim.de.
Autor des Gastbeitrags ist Simon Sterbenk, Digitalisierungsbeauftragter der rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinde Jockgrim.
