Software Lösungen auf Basis von Künstlicher Intelligenz bieten Behörden einen wichtigen Wegweiser im stark anwachsenden Datendschungel. Doch was kann und darf KI dort tatsächlich leisten? Entscheidende Vorteile bietet sie bei der effizienten Suche und intelligenten Analyse von Dokumenten im Bereich Compliance und Datenschutz.
Verwaltungsbehörden arbeiten mit riesigen Datenmengen, von sensiblen personenbezogenen Angaben der Bürgerinnen und Bürger über Verwaltungsvorschriften bis hin zu Gesetzestexten und Ausführungsbestimmungen. Digitalisierung mit Hilfe moderner KIVerfahren macht sich im täglichen Arbeitsablauf an vielen Stellen bezahlt. Ein Beispiel ist der Einsatz intelligenter Such- und Analyselösungen. Ohne sie sind heutzutage effiziente Bürgerservices, ein schneller Zugriff auf Informationen oder die Verarbeitung großer Dokumentenmengen kaum umsetzbar.
Voraussetzung für die Arbeit in Ämtern und Behörden ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst schnell und zuverlässig die benötigten Informationen für die Erledigung ihrer Aufgaben finden. Das muss auch bei großen Datenmengen funktionieren und unabhängig davon, wo die Informationen gespeichert sind – auf internen Servern, in Fachanwendungen, E-Mail-Systemen oder in der Cloud. Mit einer KI-basierten Lösung ist eine solche Suche keine Herausforderung mehr, sondern gleicht der klassischen Recherche im Internet.
Intelligente Dokumentenanalysen für DSGVO und Compliance
Der Nutzen einer solchen Software geht aber weit über die reine Suche hinaus. Ihre KI-Verfahren ermöglichen nämlich auch intelligente Dokumentenanalysen. Die Software kann in Dokumenten und Inhalten selbstständig die relevanten Kerninformationen erkennen und in beliebige Workflows einbringen. Dadurch lassen sich zahlreiche Prozesse digitalisieren und optimieren.
In der Praxis ermöglicht dieser Ansatz eine größere Bürgernähe, was sich beispielsweise in einer Unterstützung bei der Antragsprüfung, einem anwenderfreundlicheren Service-Portal oder der Entscheidungsfindung im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) widerspiegelt. Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich von KI-basierter Software ist die Analyse und Klassifikation von Dokumenten. Auf diese Weise lassen sich Compliance-Analysen oder die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und anderen Regularien überblicken und damit auch einfacher einhalten.
Die Einsatzszenarien solcher KIgetriebenen Lösungen sind äußerst vielfältig. In allen Fällen entlasten sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von manuellen Standardaufgaben und unterstützen die öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung von Bürgerservices.
Der Autor des Gastbeitrags ist Manuel Brunner, Key Account & Partner Manager bei der IntraFind Software AG.
Mit IntraFind und Capgemini gemeinsam veranstaltet der Behörden Spiegel am Donnerstag, den 10. November, von 10:30 bis 12 Uhr ein Partner-Webinar zum Thema “Anwendungsfälle für KI-getriebene Lösungen im Compliance- und DSGVO-Umfeld”. Die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es hier.
