Bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes in der Verwaltung oder in den kommunalen Eigenbetrieben ist der erste Schritt oft der Gedanke, wie stationäre, computerbasierte Arbeitsplätze im Homeoffice abgebildet werden können. Erst an zweiter Stelle steht die Frage, ob es analoge Prozesse gibt, die digital abgebildet und optimiert werden können.
Es überrascht deshalb nicht, dass in der öffentlichen Verwaltung eine Personengruppe häufig übersehen wird, wenn es um die Digitalisierung der Arbeit geht: Die sogenannten “Frontline Worker”. Personen, die Tätigkeiten mit einer hohen Nähe zu Bürgerinnen und Bürgern erbringen, zum Beispiel im Außendienst von Organisationen und kommunalen Eigenbetrieben. Mitarbeitende, die in der Fläche tätig sind, halten unsere Gesellschaft zusammen. Sie sind vor Ort, wenn Hilfe benötigt wird und leisten tagtäglich ihren Beitrag, dass unser Alltag reibungslos abläuft. Mit folgenden Fragen sollten sich Entscheiderinnen und Entscheider auseinandersetzen, wenn sie diesen Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz bieten möchten, der dem Zeitgeist entspricht.
Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben
Viele Organisationen konnten es kaum abwarten, ihre Büros wieder zu öffnen. Die vergangenen Monate zeigten jedoch: Was oft ausbleibt, sind die Mitarbeitenden. Laut dem Microsoft Work Trend Index ist es 78 Prozent der Entscheidungsträgerinnen und -trägern in deutschen Unternehmen ein Anliegen, dass ihre Beschäftigten wieder ins Büro kommen. Doch Tatsache ist, dass die Menschen heute Flexibilität dabei erwarten, wie, wann und wo sie arbeiten. Eine Anweisung von oben allein wird das nicht umkehren: So sagen 72 Prozent der Arbeitnehmerinnen und -nehmer in Deutschland, dass sie einen besseren Grund brauchen, um ins Büro zu gehen, als “nur” die Erwartungen des Unternehmens zu erfüllen. Eins der Hauptmotive für das Arbeiten vor Ort ist der Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen sowie dem Team, so die Befragten der Studie.
Vier Fragen für die neuen Anforderungen an den Arbeitsplatz
- Können bestehende Abläufe durch digitale Lösungen effizienter werden?
Laut dem Work Trend Index geben mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden an, dass ihre Arbeitsbelastung im kommenden Jahr gleich bleibt oder sogar steigen wird. Von digitalisierten, effizienteren Arbeitsprozessen profitieren deshalb alle. Papierbasierte Methoden können in der Verwaltung zunehmend durch digitale Prozesse abgelöst werden – hierfür bieten sich bereits einfache Lösungen via No Code oder Low Code an. So kann gerade im Außendienst die Produktivität gefördert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden. Darüber hinaus ermöglichen es digitale Tools, die Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, Überstunden und Mehrarbeit zu reduzieren. - Zweitens: Was wird von Führungskräften und der Kommunikation erwartet
55 Prozent der im Work Trend Index Befragten geben an, dass sie sich während der Pandemie plötzlich und ohne Einarbeitung mit digitalen Lösungen zurechtfinden mussten. Mehr als die Hälfte gab an, dass sie Informationen ihrer Führungskräfte nicht erreicht hätten. Führungskräfte sind künftig gefragt, genau dort bestehende Lücken zu schließen und transparent mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren. Darüber hinaus müssen sie in ihren Teams und in ihren Organisationen Regelungen definieren, welche Kommunikationskanäle und welche Tools für welche Themen und Aktivitäten genutzt werden. In dieser Definition dürfen dann auch Mitarbeitende in der Fläche nicht fehlen. - Drittens: Wer benötigt welche Zugriffe und wie können Daten und Geräte gesichert werden?
Cloudbasierte Kollaborationslösungen spielen eine zentrale Rolle, wenn es um die Modernisierung der Verwaltungsarbeitsplätze geht. Eine konsequente Klassifizierung von Daten sowie eine Einordnung, wer auf welche Informationen Zugriff haben darf und sollte, muss von Anfang an Teil der Digitalstrategie sein – und ist ein wesentlicher Faktor der Cyber-Sicherheit. Durch das Absichern von mobilen Endgeräten kann zudem der Verlust von Daten verhindert werden, was vor allem für Mitarbeitende in der Fläche ein kritischer Faktor ist. Viertens: Welche Abläufe können nachhaltiger gestaltet werden? Haben die Außendienst-Mitarbeitenden auf alle Informationen, die sie benötigen, Zugriff, so ist das auch gut für die Umwelt: Denn es muss weniger Material gedruckt werden und doppelte Anfahrten, die beispielsweise durch veraltete Informationen entstehen, können verhindert werden. Darüber hinaus können durch den intelligenten Einsatz von Technologien Geschäftsreisen verringert und der CO2-Fußabdruck reduziert werden.
Der Autor des Gastbeitrags ist Alexander Singer, Go-To-Market Manager Microsoft 365 for Public Sector bei Microsoft Deutschland.
Gemeinsam mit Microsoft Deutschland veranstaltet der Behörden Spiegel am Freitag, den 11. November, von 10:30 bis 12 Uhr ein Partner-Webinar zum Thema “Ganzheitliche Digitalisierung – Mitarbeitende in der Fläche erfolgreich integrieren”. Holen Sie sich konkrete Tipps, wie Mitarbeitende in der Fläche ganzheitlich in die Digitalstrategie miteinbezogen werden können. Die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es hier.
