Trotz strikter Vorschriften und Richtlinien greifen Mitarbeitende in Behörden und dem öffentlichen Sektor auf nicht-autorisierte Tools zurück. Für IT-Abteilungen stellt das eine große Herausforderung dar, denn die dadurch entstehende sogenannte Schatten-IT birgt große Risiken.
Greifen Mitarbeitende auf nicht-autorisierte Lösungen zurück, verliert die IT die Kontrolle über die Dateien, die dann auf öffentlichen Servern außerhalb der eigenen IT-Infrastruktur liegen. Public-Cloud-Dienste bieten jedoch nur ganz selten eine verschlüsselte Übertragung beziehungsweise Speicherung der Daten an. Hinzu kommt, dass die Server der gängigen Dienste nicht in Europa liegen und damit nicht den strengeren Datenschutzrichtlinien der EU entsprechen.
Verbote bringen nichts
Schatten-IT durch Verbote zu unterbinden, löst das eigentliche Problem nicht. Denn nicht-autorisierte Lösungen kommen nur dann zum Einsatz, wenn bestehende Tools nicht den Anforderungen der Mitarbeitenden entsprechen – oder zu umständlich für die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern sind, die digitale und gleichermaßen sichere Kanäle für die Behördenkommunikation fordern.
Alltagstauglich und leicht bedienbar
In einer zunehmend vernetzten Welt ist Schatten-IT in Behörden eine Herausforderung, der sich viele Organisationen stellen müssen. Die Herausforderung ist es, Alternativen anzubieten, die einerseits dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden entsprechen und andererseits den Anforderungen an Sicherheit und Compliance gerecht werden. Hinzu kommt der Faktor einfache Bedienbarkeit – besonders in der Bürgerkommunikation.
Sicherheit und Effizienz
Mit dem richtigen Ansatz können Behörden nicht nur die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten, sondern auch die Effizienz und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern. Indem sie auf sichere Alternativen setzen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen, legen sie den Grundstein für eine erfolgreiche und zukunftsfähige IT-Strategie.
Add-Ins für Outlook
Auf dem Weg zur sicheren, DSGVO-konformen digitalen Verwaltung ist FTAPI der ideale Partner. Der Münchner Software- Spezialist für sichere Behördenkommunikation hat bereits über 500 Behörden erfolgreich dabei unterstützt, eine sichere digitale Bürgerkommunikation einzuführen und dadurch Arbeitsabläufe effektiver und kostensparender zu gestalten. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Anwendungsfreundlichkeit: Durch entsprechende Add-Ins lassen sich die Lösungen für den sicheren Datenaustausch nahtlos ins Outlook und damit in den Behördenalltag integrieren.
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Der Autor des Gastbeitrags ist Raphael Köpf, Senior Account Executive bei FTAPI.
