Die Bundesdruckerei hat zusammen mit der Auslands-IT im Auswärtigen Amt vor einigen Monaten eine Plattform zur besseren Datenanalyse und -visualisierung gelauncht. Die Datennutzung in den Behörden soll mit dem Tool „PLAIN“ fortan verbessert werden. Paul Schubert interviewte dazu die Leiterin des PLAINS-Hubs der Bundesdruckerei, Alexandra Haberstroh.
Behörden Spiegel: Welche Funktion hat die Plattform PLAIN?
Alexandra Haberstroh: Mit der PLAIN-Plattform bieten wir eine Art „Werkzeugkoffer“ an, mit dem ressortübergreifend Datenanalyse, Datenvisualisierung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ermöglicht werden. Denn die technische Grundstruktur ist themenoffen gestaltet: Die Daten und Quellen sowie die konkreten Anwendungen können an die jeweiligen Bedarfe der Nutzenden angepasst werden. Damit sollen alle Ressorts und nachgeordneten Behörden die Möglichkeit erhalten, auf Basis ihrer Daten bessere politische Entscheidungen treffen zu können.
Behörden Spiegel: Wie sieht die Datennutzung in Behörden bisher aus? Welche Herausforderungen bestehen hier?
Haberstroh: Daten werden in den Ressorts – wie überall sonst auch – täglich genutzt. Ein einfaches Beispiel: Für regelmäßige Berichte und Reports für die Referatsleiter müssen die Mitarbeitenden Informationen, Daten und Nachrichten aus unterschiedlichen Quellen je nach Bedarf in unterschiedlichen Zusammenstellungen aufbereiten. Dabei ist selten Datenkonsistenz gegeben, zudem werden die Daten meist an unterschiedlichen Stellen und zu unterschiedlichen Zeiten erhoben. Als erstes fügen wir diese Daten zu einem Dashboard zusammen. Dafür ergänzen wir die entsprechenden Quellen eventuell mit eigenen Daten des Ressorts. Auf Knopfdruck entsteht daraus ein Dashboard oder ein PDF zum Ausdrucken. So automatisieren wir im ersten Schritt wiederkehrendes Reporting und entlasten die Fachebene in den Ressorts.
Behörden Spiegel: Wer ist in diesem Projekt noch dabei?
Haberstroh: Der Auftraggeber des ganzen Projekts PLAIN ist die Auslands-IT im Auswärtigen Amt (AA). Sie ist der Generalprojektleiter. Wir als Bundesdruckerei, dem Technologieunternehmen des Bundes, sind verantwortlich für das Projektmanagement, die Entwicklung der Plattform, den Betrieb, Service und die Koordinierung der einzelnen Ressorts.
Behörden Spiegel: Was ist Ihre Rolle in dem Projekt?
Haberstroh: Ich leite das PLAIN-Hub. Das ist die zentrale Eingangsplattform für alle Themen, Fragen und Strategien rund um PLAIN. Wir kümmern uns auch viel um die Ressorts, stimmen ihre Anforderungen ab und organisieren verschiedene Austauschformate.
Behörden Spiegel: Inwiefern werden Automatisierung und Künstliche Intelligenz eingesetzt?
Haberstroh: Wir haben Datenvisualisierungs- und Datenanalysesoftware as a service, wir bieten einen Data-Lake und eine Datenbank, die man jederzeit nutzen kann. Die Plattform wächst kontinuierlich. Wir prüfen derzeit, ob wir Sprachmodelle zur Verfügung stellen können, die Anwendungen mit generativer KI ermöglichen. Dabei gilt immer das Einer-für-Alle-Prinzip (EfA): Wenn wir eine Anwendung entwickeln, die nicht nur für ein Ressort interessant ist, dann wollen wir sie im „PLAIN-App-Store“ bereitstellen. Dabei wird auch der Code zur Verfügung gestellt; bestehende Mandanten können sich daran bedienen. Wenn die Ressorts die Anwendungen für ihre Zwecke nur noch anpassen und weiterentwickeln müssen, werden viele Ressourcen eingespart.
Behörden Spiegel: Welche Behörden arbeiten schon mit PLAIN?
Haberstroh: PLAIN wird aktiv von vier Ressorts des Bundes genutzt: Beispielsweise haben das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) sowie das Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) und natürlich das AA Cases und Fragestellungen, die sie mit PLAIN bearbeiten und in ihrer täglichen Arbeit in den Datenlaboren nutzen.
Behörden Spiegel: Was sind weitere Anwendungsfälle für Behörden mit PLAIN?
Haberstroh: Ein Beispiel ist die KI-gestützte Beantwortung von großen und kleinen Anfragen an die Ressorts. Diese Aufgaben sind oft sehr arbeits- und abstimmungsaufwendig. Wir haben dafür die DIP-Datenbank angebunden, mit der die App erstmal als Recherchetool genutzt werden kann. Wir wollen die Anwendung perspektivisch mit einem Sprachmodell ausbauen, sodass mögliche Antworten zu Fragen, die bereits gestellt wurden, generiert werden können. Wichtig: Das sind alles Erleichterungen und Vorarbeiten, keine finalen Texte.
Behörden Spiegel: Wie wird PLAIN in die Verwaltung eingebunden?
Haberstroh: Nachdem wir PLAIN vorgestellt haben, definieren wir die individuellen Bedarfe und Use-Cases der Mandanten. Wir besprechen gemeinsam, welche Technologien und Datenanalysemethoden – also Elemente des “Werkzeugkoffers” – die Anforderungen des jeweiligen Ressorts erfüllen. Im zweiten Schritt wird PLAIN über das Verbindungsnetz des Bundes und der Länder verfügbar gemacht, zudem der Mandant eingerichtet. Danach kann es direkt losgehen.
Behörden Spiegel: PLAIN ist seit Juni 2023 live. Wie soll es mit der Plattform weitergehen?
Haberstroh: Wir haben verschiedene Austauschformate mit den Ressorts. Dazu zählen Tech & Innovation Workshops und Boards, in denen wir über Anforderungen sprechen. In Abstimmung mit dem AA erproben wir die Features erst mit einem Mandanten und bei Bedarf beim Rollout für alle anderen. So wächst die Funktionalität von PLAIN stetig.
Behörden Spiegel: Wie laufen die Austauschformate ab?
Haberstroh: Wir haben regelmäßige Sprechstunden, die wir mit allen Ressorts basierend auf den Funktionen durchführen, die bereits aktiv sind. Da sitzen unsere Experten und die Mitarbeitenden, welche die Systeme auf Mandantenseite nutzenbei – beispielsweise Datenwissenschaftlern. Dort werden Vorschläge gemacht, was als nächstes gebraucht wird und welche Funktionalitäten man sich anschauen sollte. So haben wir sogenannte Shared Buckets – also eine Art geteilte Datenspeicher – eingefügt, sodass auch die ressortübergreifende Zusammenarbeit möglich wird.
Behörden Spiegel: Die gesammelten Daten können also unter den Ressorts geteilt werden. Wie läuft das ab?
Haberstroh: Jedes Ressort kann seine Daten in einem Data-Lake ablegen. Dabei gibt es auch eine übergreifende Möglichkeit, in der man Dateien mit mehreren Ressorts zusammen bearbeiten kann. Das ressortübergreifende Arbeiten mit den Daten ist für uns eine spannende Entwicklung.
