Öffentliche Auftraggeber haben es nicht immer leicht. Immer weniger Bieter bewerben sich um Aufträge der öffentlichen Hand. Zwar gibt es Sektorenunterschiede, doch es lässt sich ein allgemeiner Trend erkennen. Damit stehen die deutschen Vergabestellen im europäischen Vergleich nicht alleine da. Abhilfe könnte das Werkzeug Markterkundung schaffen. Zur Unterstützung veröffentlichte nun das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung und die Universität der Bundeswehr München einen Leitfaden.
Will man sich einen Überblick über die am Markt verfügbaren Produkte und Leistungen verschaffen oder will man wissen, welche Marktbedingungen, was Lieferzeiten, Kapazitäten oder Risiken angeht, momentan gegeben, so ist die Markterkundung ein nützliches Werkzeug. Dieses Werkzeug ist im Paragraf 28 Abs. 1 VgV und Paragraf 20 UVgO verankert. Wichtig dabei ist, dass die Erkundung vor der Auftragsvergabe diese durchführt, sofern der Auftraggeber es will. Sie dient zur Vorbereitung der Vergabe oder zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Pläne. Wie immer gilt, auch das muss fair und transparent passieren. Außerdem müssen die Ergebnisse dokumentiert und allen Marktteilnehmern zugänglich gemacht werden – nicht nur den direkt beteiligten Unternehmen.
Zur Erkundung können eine Vielzahl an Quellen genutzt werden. Dies umfassen u. a. das direkte Gespräch mit den Lieferanten, Branchenberichte, Netzwerke mit öffentlichen und privaten Partnern sowie Online-Plattformen und Fachmessen.
Die Universität der Bundeswehr München und das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung haben im Zuge des Leitfadens die Markterkundungspraxis untersucht. Dabei wurden einige Erkenntnisse gewonnen. So würden Markterkundungen hauptsächlich dann durchgeführt, wenn es um den Auftragswert gehe, weniger um die Leistungsbeschreibung als solche. Wenig verwunderlich würde das Instrument auch dann eingesetzt werden, wenn um ein komplexer Beschaffungsvorhaben geht.
Besonders auffällig sei, dass die Markterkundung zum größten Teil eher passiv, also ohne Kontakt zu den Lieferanten und damit zu potenziellen Bietern ablaufe. Öffentliche Auftraggeber nützen hierbei vorrangig die Internetrecherche, welche durch eigene Erfahrungen geleitet werde. Eine interaktive Gestaltung der Markterkundung wird meist bewusst vermieden. Als größte Hürden identifizieren die Autoren die Beachtung von rechtlichen Rahmenbedingungen für die die öffentlichen Auftraggeber. Ebenso sei der „Nutzen einer Markterkundung nur schwer quantifizierbar“. Insgesamt deuten die „Ergebnisse der Befragung darauf hinweisen, dass öffentliche Auftraggeber das Instrument der Markterkundung bislang rein reaktiv nutzen.“
Den Leitfaden finden Sie hier.
