Erholungsurlaub ist nicht nur ein willkommenes Gut, sondern ein gesetzlich garantiertes Recht – auch im Öffentlichen Dienst. Doch wie viel Urlaub steht Beschäftigten eigentlich zu? Was passiert bei Krankheit während des Urlaubs? Und wie sieht es mit dem Verfall von Urlaub aus?
Dieser Beitrag bietet einen Überblick über die wichtigsten Regelungen und Fallstricke.
Gesetzliche Grundlagen und tarifliche Regelungen
Im Öffentlichen Dienst richtet sich der Urlaubsanspruch in der Regel nach den geltenden Tarifverträgen – insbesondere nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVöD) oder dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Daneben gelten die allgemeinen Vorschriften des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG).
Während das BUrlG einen Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer 6-Tage-Woche vorsieht, gehen die tariflichen Regelungen darüber hinaus.
Nach Paragraf 26 TVöD/TV-L gilt:
- Bei einer 5-Tage-Woche haben Beschäftigte Anspruch auf 30 Arbeitstage Urlaub im Kalenderjahr.
- Bei einer abweichenden Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit wird der Urlaubsanspruch entsprechend umgerechnet.
Auch Teilzeitkräfte haben Anspruch auf 30 Urlaubstage – sofern sie an fünf Tagen in der Woche arbeiten. Unerheblich ist hierbei, in welchem Umfang an den einzelnen Wochentagen gearbeitet wird. Wird an weniger als fünf Tagen in der Woche gearbeitet, verringert sich der Urlaubsanspruch entsprechend.
Beispiel: Eine Teilzeitkraft arbeitet nur an drei Tagen pro Woche. Der Urlaubsanspruch berechnet sich dann anteilig: 30 Tage × 3/5 = 18 Urlaubstage.
Der Urlaubsanspruch richtet sich nach den tatsächlichen Arbeitstagen pro Woche – nicht nach den geleisteten Stunden.
Der Urlaubsanspruch entsteht anteilig, wenn das Arbeitsverhältnis während des Jahres beginnt oder endet. Dabei erhält die beschäftigte Person ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat.
Sonderurlaub: In welchen Fällen gibt es ihn?
Neben dem regulären Erholungsurlaub kennt der TVöD auch Sonderurlaub für besondere Anlässe (Paragraf 29 TVöD/TV-L).
Dazu zählen unter anderem:
- Geburt eines eigenen Kindes: 1 Arbeitstag
- Tod eines nahen Angehörigen: 2 Arbeitstage
- Umzug aus dienstlichem Anlass: 1 Arbeitstag
- 25- und 40-jähriges Arbeitsjubiläum: 1 Arbeitstag
Außerdem können Beschäftigte aus persönlichen oder sozialen Gründen unbezahlten Sonderurlaub beantragen – etwa zur Pflege von Angehörigen oder für Auslandsaufenthalte. Ein Rechtsanspruch besteht jedoch nicht immer; hier entscheidet die Dienststelle im Einzelfall. Es bedarf in der Regel eines wichtigen Grundes sowie eines entsprechenden Antrags.
Der Sonderurlaub unterscheidet sich vom Erholungsurlaub bereits nach dem Zweck. Der Erholungsurlaub soll der Wiederherstellung der geistigen und körperlichen Energie der Beschäftigten dienen, wohingegen der Sonderurlaub die Möglichkeit gewährt, sich aus einem persönlichen Anlass von der Verpflichtung zur Erbringung der Arbeitsleistung befreien zu lassen.
Was gilt bei Krankheit im Urlaub?
Die Tarifverträge für den Öffentlichen Dienst sehen keine gesonderte Regelung für den Fall vor, dass Beschäftigte im Erholungsurlaub erkranken. Aus diesem Grund findet Paragraf 9 BUrlG unmittelbar Anwendung.
Wer im Urlaub arbeitsunfähig wird, hat grundsätzlich das Recht, sich die verlorenen Urlaubstage anrechnen zu lassen – vorausgesetzt, es liegt ein ärztliches Attest vor. Ein solches ist auch bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit erforderlich, sofern der Urlaub bereits ab diesem Tag angerechnet werden soll. Ohne Attest besteht kein Nachgewährungsanspruch.
Wann verfällt Urlaub? – Was Arbeitgeber tun müssen
Grundsätzlich muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur in Ausnahmefällen möglich – etwa bei Krankheit oder dringenden betrieblichen Gründen. Dann muss der Urlaub bis spätestens 31. März des Folgejahres angetreten werden. Es kann aber auch ausnahmsweise zulässig sein, den Resturlaub bis zum 31. Mai nachträglich anzutreten, wenn er aus dienstlichen oder betrieblichen Gründen oder wegen einer Arbeitsunfähigkeit nicht rechtzeitig angetreten werden konnte.
Zu beachten ist hierbei jedoch die aktuelle Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG), nach der Urlaub nicht mehr automatisch verfällt. Arbeitgeber müssen Beschäftigte vielmehr aktiv und nachweislich auf den drohenden Verfall hinweisen, sodass diese in der Lage sind, ihren Urlaub zu nehmen. Unterbleibt dieser Hinweis, bleibt der Urlaub bestehen und dies gegebenenfalls sogar über mehrere Jahre. Dabei genügt zum Beispiel ein pauschaler Hinweis im Intranet nicht.
Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten:
- individuell und transparent
- über ihren konkreten Urlaubsanspruch,
- den möglichen Verfallstermin,
- und die Konsequenzen bei Nichtinanspruchnahme informieren.
- Dies muss so rechtzeitig geschehen, dass die Inanspruchnahme auch noch tatsächlich möglich ist.
Diese Ausführungen der Rechtsprechung gelten grundsätzlich auch für Beschäftigte im Öffentlichen Dienst.
Urlaubsplanung und Genehmigung
Urlaub muss beantragt und genehmigt werden. Dabei sind die Wünsche der Beschäftigten grundsätzlich zu berücksichtigen, sofern keine dringenden dienstlichen Gründe entgegenstehen oder andere Beschäftigte mit Vorrang (z. B. wegen schulpflichtiger Kinder) Urlaub nehmen möchten.
Ein einmal genehmigter Urlaub darf vom Arbeitgeber nur in absoluten Ausnahmefällen widerrufen werden – etwa bei unvorhersehbaren Notlagen. In solchen Fällen können dem Beschäftigten allerdings Kosten ersetzt werden, z. B. für stornierte Reisen.
Klarheit schaffen
Der Urlaubsanspruch im Öffentlichen Dienst ist gut geregelt – und meist großzügiger als im allgemeinen Arbeitsrecht. Dennoch lohnt es sich, die genauen Bestimmungen zu kennen, vor allem bei Teilzeit, Krankheit oder besonderen familiären Ereignissen.
Insbesondere der Urlaubsverfall bringt durch die europäische Rechtsprechung erhebliche (Mitwirkungs-)Pflichten für Öffentliche Arbeitgeber mit, ohne deren Erfüllung ein Verfall von vornherein ausscheidet. Ein automatisiertes und standardisiertes Hinweissystem zur Urlaubsbelehrung bietet sich an, um nicht Gefahr zu laufen, dass etwaige Urlaubsansprüche aufgrund fehlender Belehrung nicht verfallen.
Mit Blick auf die relativ neue Rechtsprechung kann es auch erforderlich sein, etwaig bestehende Dienstvereinbarungen bzw. Betriebsvereinbarungen entsprechend anzupassen. Dies sollte im jeweiligen Einzelfall geprüft werden.
Die Autorin dieses Gastbeitrages ist Julia Füllmann von der Küttner Rechtsanwälte Partnergesellschaft
