Nicht erst seit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) steht die Digitalisierung oben auf der Agenda von Behörden, denn die digitale Transformation bietet der Verwaltung viele Chancen: von der schnelleren Bearbeitung von Anträgen und damit bessere Leistung für die Bürgerinnen und Bürger bis hin zu mehr Flexibilität für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
„Der öffentliche Sektor steht vor der großen Transformation von physischen Akten und manuellen Prozessen hin zur digitalisierten Behörde. Sie kann die Arbeit der MitarbeiterInnen in Ämtern vereinfachen, sie schneller und effizienter machen. Gleichzeitig müssen eine Vielzahl an Unterlagen rechtssicher digitalisiert werden,“ weiß Martin Ha, Vertriebsleiter DACH bei Iron Mountain, globaler Marktführer für Informationsmanagement und digitale Transformation.
Wenige Sekunden statt zehn Minuten
Vor einigen Jahren arbeitete die Stadt Wuppertal in einzelnen Bereichen noch mit Mikrofichen und lagerte seine Papierakten in fast allen Bereichen in Archiven. Die Sachbearbeitung benötigte in vielen Fällen mindestens zehn Minuten, um sich eine Fallakte aus dem Archiv zu besorgen. Daraufhin begann die Stadtverwaltung schrittweise, bestehende Akten unter anderem mit dem Partner Iron Mountain zu digitalisieren. Im Digitalisierungsprozess hat Iron Mountain DSGVO- und TR RESISCAN-konform die physischen Akten digitalisiert. Die insgesamt mehreren Zehntausend Akten (v.a. Ausländer- und Sozialakten) werden in Deutschland und im EU-Nachbarland Polen ersetzend gescannt und nach Ablauf einer dreimonatigen Aufbewahrungsfrist rechtsgemäß vernichtet.
Die Stadt Wuppertal konnte durch die Digitalisierung Prozesse deutlich straffen und effizienter arbeiten. Statt zehn Minuten finden Sachverwalter die Akten für einen neuen Fall nun in wenigen Sekunden digital im Dokumentenmanagementsystem. Dadurch spart die Stadt Kosten durch wegfallende Räumlichkeiten und effizientere Bearbeitungsprozesse.
Mehr zu dem Digitalisierungsprojekt im Webinar am 11. Oktober
Wie genau ist der Digitalisierungsprozess abgelaufen und was können andere Städte davon lernen? Am 11. Oktober berichten Frank Hufschmidt, Projektleiter bei der Stadt Wuppertal (Amt für Informationstechnik und Digitalisierung) und Chris Weber, Industry Leader Public Sector bei Iron Mountain, im Detail über das erfolgreiche Digitalisierungsprojekt.
Hier geht es zur Anmeldung.
Dieser Beitrag ist eine Anzeige der Iron Mountain Deutschland GmbH. Der Autor ist Martin Ha.
